Software B2B: resumen de las herramientas más importantes para las empresas

¿Qué es un software B2B?

El término B2B significa «Business-to-Business» y hace referencia a las relaciones comerciales entre empresas. El software B2B son, por lo tanto, soluciones digitales que ayudan a las empresas en sus tareas comerciales.

Un software B2B ayuda a las empresas a diseñar procesos internos de forma más eficiente, gestionar las relaciones con los clientes, generar clientes potenciales y automatizar las ventas y el marketing. Por ello, resulta especialmente relevante para empresas, empresas de SaaS, startups y equipos de marketing y ventas que deseen optimizar sus procesos empresariales, fomentar un crecimiento sostenible y tomar decisiones fundamentadas basadas en datos.

Los ámbitos de aplicación típicos del software B2B son:

• Gestión de clientes y CRM
• Automatización del marketing
• Gestión de ventas y de la cartera de proyectos
• Generación de clientes potenciales
• Redes de contactos en eventos
• Gestión de proyectos
• Análisis de datos y elaboración de informes

Las herramientas B2B modernas son, por lo tanto, un componente importante de la infraestructura digital de las empresas. Ayudan a automatizar procesos recurrentes, a gestionar de forma centralizada los datos de los clientes y a apoyar a los equipos de marketing, ventas y comunicación con los clientes.

En esta guía general, mostramos qué categorías de software B2B son especialmente relevantes, qué ventajas ofrecen a las empresas y qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución adecuada. Además, explicamos cómo Lemontaps ayuda a las empresas a registrar digitalmente los contactos en ferias y eventos, y a transferir los clientes potenciales directamente al CRM.

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Por qué el software B2B es fundamental para las empresas

Las ventajas de un programa informático no se pueden medir únicamente por el número de funciones que tiene. Lo decisivo es qué problema concreto resuelve en la empresa.

Menos trabajo manual

Muchos procesos empresariales siguen consistiendo en tareas manuales recurrentes. Se transfieren datos de contacto, se clasifican los clientes potenciales, se planifican los seguimientos o se elaboran informes. La automatización puede reducir considerablemente este trabajo.

Un ejemplo del ámbito de las ventas: un empleado conoce a un cliente potencial en una feria. En lugar de guardar la tarjeta de visita e introducir los datos manualmente en el CRM más tarde, el contacto se puede registrar directamente de forma digital. Se puede añadir información sobre la conversación y, a continuación, transferirla al CRM.

Se trata de un proceso sencillo que, con varios cientos de contactos de la feria, puede suponer rápidamente una inversión de tiempo considerable.

Mejor calidad de los datos

El software B2B también puede garantizar que la información se gestione de forma más centralizada y coherente. Esto es especialmente relevante cuando hay muchos empleados que trabajan con los mismos datos de clientes. Si, por ejemplo, cambia el puesto de un empleado o un número de teléfono, no debería ser necesario modificar esta información por separado en varias fichas en papel, en archivos de Excel y en distintos perfiles.

El VR-Bank Main-Rhön se enfrentaba precisamente a este problema. Antes de la implantación de Lemontaps, el pedido, la gestión y las modificaciones de las tarjetas de visita en papel suponían un trabajo manual considerable. Con unos 370 empleados, esto se convertía en un proceso administrativo de gran envergadura. Tras la implantación, los datos de los empleados pudieron introducirse mediante una carga masiva y las modificaciones se realizaron de forma centralizada en cuestión de segundos. El banco destaca además el ahorro en costes de impresión y gestión.

Conectar procesos entre sí

El verdadero valor añadido del software B2B moderno suele surgir en los puntos de conexión entre los distintos procesos. Por ejemplo, un cliente potencial procedente del departamento de marketing debería estar disponible en el de ventas. Un nuevo empleado debería disponer automáticamente de los sistemas y perfiles adecuados. Un contacto obtenido en una feria no debería desaparecer en una herramienta independiente, sino integrarse en el proceso de ventas ya existente.

Por eso, las integraciones desempeñan un papel cada vez más importante a la hora de elegir software B2B.

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Las principales categorías de software B2B

El software que necesita una empresa depende en gran medida de su modelo de negocio y de sus propios procesos. Sin embargo, hay algunas categorías que revisten especial importancia en muchas empresas B2B.

Entre las categorías más importantes se encuentran:

Figura 1: Las principales categorías de software B2B

Software de CRM: gestión centralizada de las relaciones con los clientes

El software CRM es una de las herramientas B2B más importantes para las empresas. CRM son las siglas de «Customer Relationship Management» (gestión de las relaciones con los clientes) y hace referencia a los sistemas destinados a la gestión centralizada de las relaciones con los clientes. En el ámbito de los clientes empresariales, también se suele hablar de CRM B2B.

Un sistema CRM ayuda a las empresas a:

• Almacenar de forma centralizada los datos de los clientes
• Gestionar las oportunidades de venta
• Optimizar los procesos de ventas
• Realizar un seguimiento de la comunicación con los clientes
• Representar los ciclos de venta en procesos de ventas personalizables

Entre las soluciones más conocidas se encuentran:

• HubSpot CRM
• Salesforce

La ventaja decisiva de un CRM no radica tanto en el almacenamiento de datos en sí mismo. Es mucho más importante que los comerciales puedan saber en todo momento qué se ha hecho ya con un cliente o un cliente potencial.

¿Ha hablado ya el cliente potencial con algún compañero? ¿Se ha enviado alguna oferta? ¿Cuándo está previsto el próximo seguimiento?

Si esa información está disponible de forma centralizada, la colaboración en el ámbito de las ventas resulta mucho más sencilla.

Figura 2: Esquema de gestión de las relaciones con los clientes 

Software de automatización de marketing: escalar los procesos de marketing de forma eficiente

El software de automatización de marketing ayuda a las empresas a llevar a cabo acciones de marketing recurrentes de forma eficiente y automatizada. De este modo, los equipos pueden ampliar el alcance de las campañas y dirigirse de forma específica a los clientes potenciales a lo largo del recorrido del cliente.

Las funciones típicas son:

• Marketing por correo electrónico
• Cultivo de clientes potenciales
• campañas automatizadas
• Segmentación de los grupos objetivo
• Análisis de datos de marketing

Algunos ejemplos de herramientas de automatización de marketing son:

• HubSpot
• Marketo

La automatización del marketing ayuda a representar estas interacciones de forma estructurada y a dirigirse a los clientes potenciales con contenidos adecuados en función de su comportamiento.

Figura 3: Herramienta de automatización de marketing

Software de ventas: aumentar la productividad de los equipos de ventas

El software de ventas ayuda a los equipos de ventas en su trabajo diario.

A menudo, el foco se centra en los acuerdos, las tareas, las actividades y los seguimientos. Por ejemplo, un comercial puede ver qué oportunidades están actualmente abiertas y con qué contactos es necesario realizar alguna acción. 

Las funciones típicas son:

• Gestión de tareas
• Seguimiento de operaciones
• recordatorios automáticos
• Previsiones de ventas
• Comunicación con los clientes potenciales

Algunas herramientas de ventas conocidas son:

• Pipedrive
• Cerrar

Un ejemplo práctico: un equipo de ventas gestiona simultáneamente numerosos clientes potenciales B2B. Cada contacto se encuentra en una fase diferente del proceso de venta. Un software de ventas permite ver de un vistazo qué operaciones se están gestionando actualmente, a qué contactos hay que hacer un seguimiento y qué oportunidades de venta requieren una atención especial.

 

Software de generación de clientes potenciales: cómo captar nuevos clientes potenciales B2B

El software de generación de clientes potenciales ayuda a las empresas a buscar clientes potenciales. Estas herramientas permiten delimitar los grupos objetivo, encontrar empresas relevantes y recopilar datos de contacto para establecer contacto con ellas.

Algunos ejemplos son:

• LinkedIn Sales Navigator
• Apollo

Entre las funciones típicas se incluyen:

• Análisis del público objetivo
• Datos de contacto
• Búsqueda de clientes potenciales
• Listas de clientes potenciales
• Automatización de las ventas

Esto resulta especialmente interesante para los equipos de ventas B2B cuando el público objetivo está claramente definido y se pretende captar nuevas cuentas de forma sistemática.

Sin embargo, el trabajo propiamente dicho suele comenzar solo después de identificar a un cliente potencial. Los datos de contacto deben validarse, documentarse e incorporarse al proceso de ventas.

Software de captación de clientes potenciales para eventos

Un aspecto que a menudo se pasa por alto en los análisis clásicos sobre software B2B es la captación digital de clientes potenciales en ferias y eventos.

Sin embargo, las empresas invierten mucho dinero y tiempo, sobre todo en eventos, para establecer contacto personal con clientes potenciales. El problema suele surgir después de la conversación.

Un empleado recoge tarjetas de visita. Otro fotografía una acreditación. Alguien anota un número de teléfono. Tras el evento, la información se recopila en algún momento y se introduce en el CRM.

Cuanto más se alarga este proceso, mayor es el intervalo entre la entrevista personal y el seguimiento. Por eso, una solución moderna de captación de clientes potenciales entra en acción desde el primer contacto.

Gracias a soluciones de redes digitales como Lemontaps, las empresas pueden:

• Crear tarjetas de visita digitales
• Registrar contactos directamente
• Recopilar clientes potenciales durante los eventos
• Guardar automáticamente la información de contacto
• Conectar datos con sistemas CRM

En ferias y eventos empresariales, Lemontaps facilita un intercambio más rápido y eficaz entre empresas, socios y clientes potenciales.

Los datos de contacto se registran directamente en formato digital. De este modo, los nuevos clientes potenciales están disponibles más rápidamente para su posterior tramitación y para realizar un seguimiento específico.

Para los equipos de marketing y ventas, esto significa:

• mejor calidad de los datos
• menos trabajo manual
• Tramitación más rápida de los clientes potenciales
• Mayor transparencia sobre los clientes potenciales de los eventos

Un ejemplo práctico

Imaginemos una jornada de feria con 80 reuniones relevantes.

Según el método clásico, al final del día hay 80 tarjetas de visita en el stand de la feria. Algunas contienen notas escritas a mano, otras solo datos de contacto. Una vez finalizada la feria, hay que clasificar y pasar a un formato digital toda la información.

En cambio, con una solución digital, el contacto se puede registrar directamente durante la conversación. Además, se puede documentar información sobre la calidad de la conversación o sobre el siguiente paso.

Esto no solo cambia la forma de recopilar datos, sino que también reduce el tiempo que transcurre entre el primer contacto y el seguimiento.

Precisamente aquí radica una diferencia importante entre una tarjeta de visita digital y una verdadera solución B2B para el networking: la tarjeta de visita ya no es el final del intercambio de datos de contacto, sino el comienzo de un proceso digital.

Figura 4: Flujo de captación de clientes potenciales en eventos

¿Quieres registrar los clientes potenciales en las ferias de forma más rápida y digital? Descubre cómo Lemontaps simplifica el registro de clientes potenciales en ferias y en el servicio de campo, desde el registro digital de contactos hasta el tratamiento posterior de los clientes potenciales.

-> Más información sobre la captación de clientes potenciales en ferias

Software de gestión de proyectos

Además de las áreas de ventas y marketing, las empresas necesitan herramientas adecuadas para la colaboración interna. El software de gestión de proyectos ayuda a los equipos a organizar las tareas, coordinar las responsabilidades y realizar un seguimiento transparente del avance de los proyectos en curso.

El software de gestión de proyectos ayuda, entre otras cosas, a:

• Planificar tareas
• Distribuir responsabilidades
• Seguir los avances
• Coordinar equipos

Algunos ejemplos conocidos son:

• Lunes
• Asana

Una herramienta de gestión de proyectos resulta especialmente útil cuando varias personas trabajan en proyectos comunes y las tareas dependen unas de otras. Todos los participantes pueden ver qué tareas hay pendientes, quién es el responsable de cada una y en qué fase se encuentra el proyecto.

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Cómo eligen las empresas el software B2B adecuado

La elección no debería partir de la pregunta: «¿Qué programa tiene más funciones?».

Tiene más sentido plantear otra pregunta:

¿Qué proceso es el que más tiempo nos lleva actualmente o el que genera más errores?

Solo después de eso se debería evaluar qué software puede mejorar realmente este proceso.

1. Entorno de sistemas actual

• El nuevo software debería integrarse lo mejor posible en la infraestructura existente. Son relevantes, por ejemplo, los sistemas CRM, las soluciones ERP, el software de RR. HH., las plataformas de comunicación o los proveedores de identidad.
• Lemontaps se puede conectar, por ejemplo, con sistemas CRM como Salesforce, HubSpot, Pipedrive y Microsoft Dynamics, y además admite integraciones con sistemas como Microsoft Entra ID, Okta o Google Workspace.

2. Escalabilidad

• Una solución no debería funcionar solo para el equipo actual. Por eso, las empresas deberían comprobar qué facilidad hay para añadir nuevos usuarios, cómo se gestiona de forma centralizada a los usuarios y si es posible integrar otras funciones o sistemas.
• Precisamente en el caso de las grandes empresas, por ejemplo, la gestión automatizada de usuarios a través de un proveedor de identidades puede suponer una diferencia considerable.

3. Facilidad de uso

• El software solo se utiliza con éxito si los empleados lo emplean realmente. Por eso, una solución técnicamente compleja puede resultar menos útil que una herramienta sencilla que se utilice de forma fiable en el día a día.
• Esto también queda patente en los casos de éxito de Lemontaps: en Südleasing, por ejemplo, los administradores destacaron positivamente la facilidad de gestión.

4. Protección de datos y seguridad

• En cuanto se traten datos de clientes, datos de contacto o información sobre los empleados, se debe tener en cuenta la protección de datos desde el principio. Las empresas deben comprobar, entre otras cosas, dónde se almacenan los datos, qué normas de seguridad se aplican y qué requisitos se cumplen en relación con el RGPD y las directrices internas de TI.
• Lemontaps destaca, entre otras cosas, que su plataforma cuenta con la certificación ISO 27001, que el alojamiento se realiza en Alemania y que cumple con el RGPD y la DORA.

5. Coste total en lugar de precio unitario

• El precio de un programa informático es solo una parte de la ecuación. Lo más interesante es saber cuánto tiempo y esfuerzo manual se puede ahorrar gracias a esa solución.
• Si, por ejemplo, cientos de empleados gestionan regularmente sus datos de contacto o un equipo de ventas dedica varios días a procesar los clientes potenciales después de cada feria, un programa informático puede aportar un beneficio económico mucho mayor de lo que el precio mensual de la licencia podría hacer suponer en un primer momento.

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Utiliza Lemontaps para tu evento B2B 

El software B2B adecuado debe adaptarse a sus propios procesos, equipos y objetivos de crecimiento. Si desea registrar de forma eficiente nuevos contactos, especialmente en ferias y eventos, e incorporarlos directamente a sus procesos de ventas, puede utilizar Lemontaps como solución para el networking digital y la captación de clientes potenciales.

Lemontaps combina las tarjetas de visita digitales con la captación de clientes potenciales, la integración con sistemas CRM, las firmas de correo electrónico y funciones para el departamento de ventas y el personal de campo. De este modo, se crea una plataforma centralizada para diversas situaciones en las que los empleados entran en contacto con clientes o socios comerciales.

Para las empresas, esto significa que la tarjeta de visita digital no es solo un formato moderno para los datos de contacto, sino que puede formar parte de un proceso más amplio de atención al cliente y de ventas.

Empieza ya con Lemontaps y capta clientes potenciales de forma digital ya en tu próximo evento para luego utilizarlos directamente en tus procesos de ventas posteriores.

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Lo que las empresas pueden aprender de la experiencia práctica

Las ventajas del software B2B se hacen especialmente evidentes cuando se analizan casos reales de implementación.

VR-Bank Main-Rhön: gestión digital de 370 empleados

En el caso del VR-Bank Main-Rhön, al principio no se trataba en absoluto de la generación de clientes potenciales, sino de un proceso administrativo cotidiano.

Las tarjetas de visita en papel había que encargarlas, repartirlas y volver a imprimirlas cada vez que se producía algún cambio. Especialmente en una empresa con varios cientos de empleados, esto genera rápidamente una carga administrativa innecesaria.

Gracias a Lemontaps, el banco pudo introducir los datos de sus aproximadamente 370 empleados mediante una carga masiva. Los cambios se pueden actualizar de forma centralizada en cuestión de segundos. Según VR-Bank Main-Rhön, esto también permitió ahorrar entre tres y cuatro cifras en los costes anuales de impresión y gestión.

Este caso pone de manifiesto un principio importante en el ámbito del software B2B: no toda digitalización tiene por qué ser espectacular. A veces, el mayor beneficio reside en un pequeño proceso que se repite cada día.

Südleasing: del intercambio de tarjetas de visita a la captación de clientes potenciales

En Südleasing, el reto se centraba más en el ámbito de las ventas.

Antes de la implantación de Lemontaps, el registro manual de clientes potenciales en ferias y eventos para clientes, así como el trabajo administrativo relacionado con las tarjetas de visita en papel, formaban parte del día a día.

Gracias a la solución digital, los datos de contacto se podían sincronizar automáticamente a través de Active Directory. Al mismo tiempo, los nuevos contactos se pueden registrar mediante un formulario digital y, a continuación, transferir directamente al CRM. De este modo, ya no es necesario introducir manualmente los datos de los contactos de la feria.

Precisamente este caso de uso demuestra por qué el software B2B no debe considerarse de forma aislada. La tarjeta de visita digital resuelve, en un primer momento, un problema de networking. Sin embargo, la integración con el CRM la convierte en un componente del proceso de ventas.

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Conclusión: el mejor software B2B es aquel que marca la diferencia en el día a día.

El software B2B hace tiempo que es algo más que un término genérico para referirse a las herramientas digitales empresariales. Lo decisivo es hasta qué punto una solución respalda un proceso empresarial concreto.

Los sistemas CRM aportan claridad en el departamento de ventas. La automatización del marketing ayuda a ampliar el alcance de las campañas. El software de ventas organiza las oportunidades y los seguimientos. Las herramientas de gestión de proyectos coordinan las tareas internas.

Y precisamente en el ámbito del contacto personal con los clientes surge otra categoría importante: el software que integra digitalmente las actividades de networking y la captación de clientes potenciales con los procesos de ventas existentes.

Lemontaps muestra cómo una tarjeta de visita digital, que en un principio parece sencilla, puede convertirse en una solución B2B más completa. Las empresas pueden utilizarla para gestionar de forma centralizada los perfiles de los empleados, intercambiar contactos de forma digital y, por ejemplo, registrar directamente los clientes potenciales en ferias e integrarlos en los procesos de CRM existentes.

Las experiencias de empresas como VR-Bank Main-Rhön y Südleasing demuestran que las ventajas no se limitan a una imagen más moderna. Se trata de reducir la carga administrativa, agilizar los procesos y lograr una mejor conexión entre el contacto personal y la venta digital.

Por eso, a la hora de elegir un software B2B, no se debe tomar la decisión basándose únicamente en las funcionalidades o el precio. La pregunta más importante es:

¿Qué proceso concreto podemos hacer con ello más rápido, más sencillo o más cuantificable?

Si la respuesta a esta pregunta es clara, lo que no más que otra herramienta de software se convierte en un componente esencial de la infraestructura digital.

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Preguntas frecuentes sobre el software B2B

1. ¿Qué es el software B2B?

• El software B2B consiste en soluciones digitales que ayudan a las empresas en sus procesos de negocio. Entre ellas se incluyen, entre otras, los sistemas CRM, las herramientas de marketing, el software de ventas y las soluciones de generación de clientes potenciales.

2. ¿Qué ejemplos hay de software B2B?

• Algunos ejemplos de software B2B son los sistemas CRM, como HubSpot o Salesforce, las herramientas de automatización de marketing, las plataformas de gestión de proyectos y el software de captación de clientes potenciales para eventos.

3. ¿Qué software B2B se utiliza en el departamento de ventas?

• Los equipos de ventas suelen utilizar software de CRM, herramientas de ventas y plataformas de generación de clientes potenciales. Estas herramientas les ayudan a gestionar los datos de los clientes, las operaciones y los procesos de venta.

4. ¿Qué software B2B es adecuado para la generación de clientes potenciales?

• Para la generación de clientes potenciales se utilizan herramientas como LinkedIn Sales Navigator, Apollo y soluciones especializadas en la captación de clientes potenciales. Especialmente en los eventos, las herramientas digitales de networking ayudan a captar de forma eficaz nuevos clientes potenciales B2B.

5. ¿Cómo eligen las empresas el software B2B adecuado?

• Las empresas deben tener en cuenta la integración, la escalabilidad, la facilidad de uso, la protección de datos y el precio. Es fundamental que el software se adapte a sus propios procesos y objetivos.

6. ¿Cómo puedo crear tarjetas de visita por Internet?

• Las tarjetas de visita digitales se pueden crear con un software específico que almacena digitalmente los datos de contacto, la información de la empresa y otros contenidos relevantes. Los usuarios pueden gestionar su perfil en línea y compartir la tarjeta de visita con otras personas mediante un código QR, un enlace o NFC. Con Lemontaps, las empresas pueden crear tarjetas de visita digitales para sus empleados, gestionarlas de forma centralizada y utilizarlas para el networking profesional B2B.

7. ¿Puedo diseñar tarjetas de visita por Internet y encargar su impresión?

• Sí, las tarjetas de visita digitales y las impresas se pueden combinar. Mientras que las tarjetas de visita clásicas muestran la información de forma estática en papel, las tarjetas de visita digitales ofrecen funciones adicionales como actualizaciones automáticas, contacto directo y captación digital de clientes potenciales. Con Lemontaps se pueden combinar las tarjetas de visita digitales con modernas funciones de networking. Por ejemplo, los contactos pueden acceder al perfil digital a través de un código QR o NFC e intercambiar información.

8. ¿Cuál es la diferencia entre una tarjeta de visita impresa y una digital?

• Una tarjeta de visita impresa contiene información fija, como el nombre, el cargo, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico. Los cambios suelen requerir una nueva impresión. Una tarjeta de visita digital se puede actualizar en cualquier momento y ofrece funciones adicionales, como la transferencia de contactos, el seguimiento y la integración en procesos digitales. Además, para las empresas B2B, Lemontaps ofrece la posibilidad de convertir un simple contacto en un cliente potencial estructurado. Especialmente en eventos, ferias y actos de networking, los contactos pueden registrarse directamente en formato digital y procesarse posteriormente.

9. ¿Puedo gestionar varias tarjetas de visita para los empleados?

• Sí, el software para tarjetas de visita digitales permite a las empresas gestionar de forma centralizada los perfiles de varios empleados. Las empresas pueden garantizar una imagen de marca coherente, actualizar los datos de contacto y proporcionar tarjetas de visita digitales a equipos enteros. Con Lemontaps se pueden gestionar las tarjetas de visita digitales de distintos empleados y garantizar una imagen profesional y coherente en reuniones con clientes, ferias y eventos.

10. ¿Qué ventajas ofrece el software de tarjetas de visita digitales a las empresas B2B?

• El software para tarjetas de visita digitales facilita el intercambio de datos de contacto, reduce el trabajo manual y ayuda a las empresas a generar clientes potenciales. Los equipos de ventas y marketing, en particular, se benefician de la posibilidad de registrar contactos más rápidamente y procesarlos de forma estructurada. Lemontaps combina las tarjetas de visita digitales con funciones de networking B2B y de captación de clientes potenciales. De este modo, las empresas pueden recopilar nuevos contactos de forma eficiente, optimizar los procesos de CRM y desarrollar oportunidades de negocio cuantificables a partir de las actividades de networking.