Utilice la firma de correo electrónico como tarjeta de visita digital

El correo electrónico sigue siendo una importante herramienta de comunicación en el entorno empresarial, aunque ahora existan muchas otras opciones. Un componente obligatorio de un correo electrónico enviado externamente es la firma electrónica. Si se configura bien, puede ser algo más que una obligación. En este artículo, aprenderá a configurar profesionalmente la firma de correo electrónico en su empresa y a utilizarla como una forma de tarjeta de visita digital.

¿Qué es una firma de correo electrónico?

La firma de correo electrónico es un bloque de texto que se sitúa al final del mensaje. Sustituye al membrete en la era digital y enumera toda la información de contacto profesional pertinente. Debe contener al menos los siguientes elementos obligatorios:

• La razón social y la forma empresarial según la inscripción en el registro mercantil
• Lugar y dirección del domicilio social
• El tribunal de registro competente con el número de inscripción en el registro mercantil
• Información sobre los responsables de la empresa, es decir:
  • En el caso de una GmbH, todos los directores gerentes
  • En el caso de una AG, todos los miembros del comité ejecutivo y el presidente del consejo de supervisión

Aparte de estas partes obligatorias, puede adaptar su firma de correo electrónico a sus necesidades. Por regla general, en ella encontrará la siguiente información:

• Nombre del remitente del correo
• El cargo y/o el departamento
• La dirección de correo electrónico
• Números de teléfono
• Dirección

En muchos casos, una firma de correo electrónico es mucho más que una simple lista de información obligatoria. Las empresas suelen integrar allí su logotipo y ofrecer enlaces para concertar citas o similares. Una firma de correo electrónico se utiliza, por tanto, como una forma de tarjeta de visita digital.

¿Cómo se crea una firma de correo electrónico?

En el entorno profesional existen varias formas de crear la firma en el correo electrónico.

1. Deja que cada empleado cree su propia firma de correo electrónico.

2. usted especifica a sus empleados qué contenidos deben figurar en la firma del correo electrónico. A continuación, deja la creación de la firma en manos de los propios compañeros.

3. lo gestiona todo de forma centralizada y, por tanto, tiene el control de todas las firmas de correo electrónico de la empresa. Existen soluciones de software adecuadas para esta gestión de firmas.

Si se decide por la variante uno o dos, las firmas deben configurarse individualmente en cada dispositivo final que se utilice para los correos electrónicos. Esto significa que no basta con crear la firma en Outlook, sino que también debe almacenarse manualmente en el teléfono móvil del trabajo o en una tableta.

A continuación explicamos brevemente cómo proceder.

Para crear una firma de correo en Outlook:

Abra su Outlook. Vaya a "Archivo" en la parte superior izquierda y seleccione la opción de menú "Opciones" en la parte inferior izquierda. Se abrirá una nueva ventana. En el menú de la izquierda, haga clic en "Correo electrónico" y, a continuación, a la derecha, encontrará un elemento "Crear o modificar firmas...". Si hace clic en el botón "Firmas" situado detrás, se abrirá una ventana en la que podrá configurar y guardar sus firmas.

Para añadir una firma de correo electrónico al iPhone:

Si utiliza un iPhone, vaya primero a la configuración. Allí, seleccione la opción de menú "Correo". Desplácese hasta la opción "Firma". En la ventana puede guardar una firma adecuada para la cuenta de correo electrónico deseada. Se añadirá automáticamente cuando envíe el correo electrónico.

Ventajas de la gestión profesional de firmas

La firma de un correo electrónico forma parte de la imagen externa de la empresa. Por regla general, el departamento de marketing crea una especificación uniforme. Si ahora esta firma corporativa puede introducirse de forma centralizada, esto conlleva numerosas ventajas:

• Ahorra tiempo, ya que no es necesaria la creación manual
• Seguridad jurídica, ya que siempre se almacena la firma correcta
• Aspecto uniforme sin crecimiento incontrolado
• Las campañas de marketing son fáciles de integrar
• Asigne rápidamente los cambios de forma centralizada
• Buena calidad de firma en smartphones

La gestión de firmas es un servicio informático útil porque garantiza que todos los correos electrónicos salientes lleven siempre la firma actual y correcta de la empresa. No importa desde qué dispositivo se envíe el correo electrónico. Esto proporciona seguridad jurídica y favorece la apariencia externa profesional de su empresa.

Firma de correo electrónico y tarjeta de visita digital

La firma ya contiene todo el contenido de una tarjeta de visita, pero también puedes añadir una tarjeta de visita digital profesional. Existen varios proveedores donde puedes gestionar dicha tarjeta de visita. Luego puedes integrarla en la firma.

Esto funciona muy fácilmente con Lemontaps. Porque simplemente puedes añadir tu enlace personal a tu tarjeta de visita digital en la firma.

Esta tarjeta de visita digital ofrece al destinatario del correo la posibilidad de guardar el contacto. También se puede importar al CRM. Además, se puede actualizar la tarjeta de visita con más información y enlaces y, de este modo, influir en qué otra información se pone a disposición. El conjunto es mucho más claro que la pura firma.

Conclusión

No debe considerar la firma de correo electrónico únicamente como una parte obligatoria de sus correos electrónicos. Utilice el gran número de correos electrónicos que salen de su empresa cada día para sus fines de marketing y ventas. Con una firma profesional y uniforme, tendrá una apariencia externa competente y atraerá la atención de los contactos para obtener más información. Una tarjeta de visita digital es el complemento perfecto.

Anne Roemer es responsable de marketing en la empresa de sistemas inform áticos HTH GmbH. Entre sus clientes figuran pequeñas y medianas empresas, notarías y abogados.