Utilice la firma de correo electrónico como tarjeta de visita digital

A pesar de los numerosos nuevos canales de comunicación, el correo electrónico sigue siendo una herramienta indispensable en el día a día de la empresa. Un componente importante: la firma del correo electrónico. Utilizada correctamente, puede hacer mucho más de lo que se supone en un principio: se convierte en una eficaz herramienta de marketing. En este artículo, descubrirá cómo configurar su firma de correo electrónico de forma profesional, gestionarla de forma centralizada y utilizarla eficazmente con un software de firma.

¿Qué es una firma de correo electrónico?

La firma de correo electrónico es un bloque de texto que se sitúa al final del mensaje. En la era digital, sustituye al membrete y enumera toda la información de contacto profesional pertinente. La siguiente información es jurídicamente vinculante:

• Razón social y forma jurídica según la inscripción en el registro mercantil

• Domicilio social de la empresa (lugar y dirección)

• Juzgado de registro y número de registro mercantil

• Nombres de las personas autorizadas a representar a la empresa:

  • Para una GmbH: todos los directores generales

  • En el caso de una AG: todos los miembros del Consejo de Administración y el Presidente del Consejo de Supervisión.
    

Además, se recomienda la siguiente información voluntaria:

• Nombre del remitente

• Cargo y/o departamento

• Correo electrónico

• Número(s) de teléfono

• Logotipo de la empresa

• Enlaces al sitio web o para concertar una cita
  

De este modo, la firma se convierte en el mascarón de proa visual de la empresa.

¿Cómo se crea una firma de correo electrónico?

Hay varias formas de crear la firma en el correo electrónico.

• Cada empleado crea su propia firma.

• Los empleados reciben las especificaciones, pero las aplican de forma independiente.

• Gestión centralizada de firmas mediante software.

Si opta por las opciones anteriores, las firmas deben configurarse individualmente en cada dispositivo final que se utilice para los correos electrónicos. Las dos primeras opciones son propensas a errores, requieren mucho tiempo y son difíciles de controlar, especialmente en dispositivos móviles como smartphones o tabletas. Cada cambio debe almacenarse manualmente en cada dispositivo.

Así es como funciona manualmente:

En Outlook:
Archivo → Opciones → Correo electrónico → Firmas
Aquí puede crear nuevas firmas o personalizar las existentes.

En el iPhone:
Ajustes → Correo → Firma
Allí puede crear una firma individual para cada cuenta.

Sin embargo, una solución centralizada es más eficaz y profesional.

Ventajas de la gestión profesional de firmas

La firma de un correo electrónico forma parte de la imagen externa de la empresa. El departamento de marketing suele crear una plantilla estandarizada. El software de firma de correo electrónico le ofrece una solución centralizada para todos los empleados, independientemente del dispositivo final o la plataforma utilizada.

• Gestión centralizada de todas las firmas, diseño corporativo uniforme
• Seguridad jurídica mediante información obligatoria conforme a la ley
• Aspecto uniforme de todos los empleados
• Integración inteligente en las herramientas existentes (por ejemplo, Active Directory)
• Los cambios se aplican en tiempo real
• Los usuarios de teléfonos inteligentes no tienen que luchar con la difícil operación

Consejo: Cómo convertir su firma de correo electrónico en una eficaz herramienta de marketing: Utilice parámetros UTM para medir, por ejemplo, con qué frecuencia se ha accedido a su sitio web o a una página de destino a través de un enlace de la firma, para obtener resultados medibles en campañas o actividades de captación.

La gestión de firmas es un servicio informático útil, ya que garantiza que todos los correos electrónicos salientes lleven siempre la firma actual y correcta de la empresa. No importa desde qué dispositivo se envíe el correo electrónico. Esto facilita el control y favorece la imagen externa profesional de su empresa.

Utiliza el correo electrónico como tarjeta de visita digital

Su firma es algo más que un bloque de información: es la puerta que abre el intercambio de contactos. Al incrustar una tarjeta de visita digital, creas un nivel adicional e interactivo para tus contactos.

Esto es muy fácil con Lemontaps. Sólo tiene que añadir su tarjeta de visita personal a la firma utilizando el software de firma.

• Los contactos pueden guardarse directamente

• Posibilidad de importar CRM

• Más información sobre una interfaz ordenada

• Funciones adicionales como integración de calendarios, enlaces a redes sociales o información sobre productos

Esto le permite convertir su firma de correo electrónico en un importante punto de contacto en el recorrido del cliente.

Conclusión

La firma de correo electrónico no debe considerarse simplemente una parte obligatoria de sus mensajes. Es un elemento estratégico de su comunicación corporativa. Con una gestión profesional de la firma y la integración de una tarjeta de visita digital, podrá sacar el máximo partido de cada correo electrónico que envíe. Y con el seguimiento UTM, puede medir directamente el rendimiento de su firma.

Póngase en contacto con nosotros si desea conocer más de cerca nuestro software de firma.