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Crear, modificar y configurar una firma en Outlook: así se hace
Crear o modificar una firma de Outlook solo lleva unos minutos. La cosa se complica cuando hay que convertir una simple firma en una imagen corporativa uniforme para toda una empresa.
Porque, a más tardar cuando varios empleados utilicen en sus correos electrónicos logotipos diferentes, números de teléfono distintos o banners obsoletos, la gestión manual de las firmas se convierte en una tarea recurrente. Es precisamente en este punto donde se diferencian las posibilidades que ofrece Outlook y las de una solución centralizada como Lemontaps.
En este artículo te mostramos cómo configurar una firma en Outlook clásico, el nuevo Outlook y Outlook en la web, qué información debe incluir una firma de correo electrónico profesional y qué problemas habituales suelen tener las empresas a la hora de gestionarlas manualmente. Además, te explicamos cómo Lemontaps gestiona las firmas de forma centralizada y por qué esta solución resulta especialmente adecuada para equipos, múltiples sedes y distintos departamentos.
Cambiar la firma de Outlook – Outlook clásico (escritorio)
En la versión clásica de Outlook para Windows, puedes editar tu firma de correo electrónico actual directamente desde las opciones de Outlook. Esta ruta de menú es válida, entre otras versiones, para Outlook 2016, 2019, 2021 y Microsoft 365 Desktop.
Cómo cambiar tu firma de Outlook
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Abre Outlook en tu ordenador.
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Haz clic en «Archivo», en la esquina superior izquierda.
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Selecciona la opción «Opciones».
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Haz clic en «Correo electrónico» a la izquierda.
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Selecciona «Firmas»; así abrirás la sección de firmas en Outlook.
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En «Seleccionar firma para editar», elige la firma que desees y modifícala en el campo de edición.
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Modifica tus datos de contacto, enlaces, imágenes o el diseño.
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Haz clic en «Guardar» y, a continuación, en «Aceptar».
Figura 1: Firma de Outlook en la versión clásica de Outlook
Aquí también puedes crear varias firmas, por ejemplo, una firma detallada para los correos nuevos y una versión más breve para las respuestas.
Crear una firma en Outlook: el nuevo Outlook y Outlook en la web
En la nueva versión de Outlook para Windows y en Outlook en la web, la estructura es ligeramente diferente. La gestión de tu firma se realiza directamente desde la configuración.
Crear una nueva firma
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Abre Outlook. Nota: La configuración puede variar ligeramente en función de la aplicación o la interfaz web.
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Haz clic en el icono de la rueda dentada situado en la esquina superior derecha para acceder a la configuración.
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Abrir cuentas.
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Selecciona las firmas.
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Haz clic en «Nueva firma» o en «Añadir firma».
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Asigna un nombre a tu firma.
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Crea tu firma en el editor.
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Especifica si se debe utilizar automáticamente para los nuevos mensajes de correo electrónico, así como para las respuestas y los reenvíos.
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Guarda tu configuración.
Figura 2: Firma de Outlook en Outlook Web
¿Outlook clásico o el nuevo Outlook?
La función básica es la misma en ambas versiones. La diferencia más importante radica en la ruta del menú.
| Versión de Outlook | ¿Dónde se encuentra la firma? | Insertar automáticamente |
|---|---|---|
| Outlook clásico | Archivo → Opciones → Correo electrónico → Firmas | Sí |
| Nuevo Outlook | Configuración → Cuentas → Firmas | Sí |
| Outlook en la web | Configuración → Cuentas → Firmas | Sí |
Si no sabes qué versión de Outlook utilizas, comprueba primero si tu interfaz tiene la barra de menús clásica con «Archivo» → «Opciones» o la nueva interfaz con el icono de la rueda dentada para acceder a la configuración. Outlook, como programa de correo electrónico, ofrece diferentes rutas de menú para la misma función según la versión, por ejemplo, en Microsoft 365 u Office 365 en el escritorio o en la versión web.
Insertar automáticamente la firma de Outlook
¿No quieres tener que añadir tu firma manualmente en cada correo electrónico? Outlook puede añadir automáticamente una firma a los mensajes nuevos, así como a las respuestas y reenvíos.
Configurar la firma predeterminada en Outlook Classic
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Abre Archivo → Opciones → Correo electrónico → Firmas.
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Selecciona la cuenta de correo electrónico que desees.
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Selecciona tu firma predeterminada en «Mensajes nuevos».
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Selecciona la firma que desees en «Respuestas/Reenvíos».
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Haz clic en «Aceptar».
Configurar la firma predeterminada en el nuevo Outlook
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Abre Ajustes → Cuentas → Firmas.
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Selecciona tu cuenta de correo electrónico.
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Selecciona la firma que desees para los mensajes nuevos.
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A continuación, configura la firma para las respuestas y los reenvíos.
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Guarda los cambios.
De este modo, la firma seleccionada se utilizará automáticamente en tus correos electrónicos.
¿Qué debe incluir una firma de correo electrónico profesional en Outlook?
Una firma de correo electrónico profesional debe permitir identificar rápidamente la información más importante. Debe complementar tu correo electrónico y no distraer la atención del contenido propiamente dicho.
Estos datos deben figurar en una firma profesional
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Nombre y apellidos
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Cargo o función
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Empresa
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Número de teléfono
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Correo electrónico
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Página web
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Logotipo de la empresa
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Enlaces a redes sociales
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Opcional: código QR para la tarjeta de visita digital
Lo importante no es incluir la mayor cantidad de información posible. Lo importante es qué información necesita realmente el destinatario.
Un equipo de ventas puede, por ejemplo, sacar partido de un enlace a una cita o de una tarjeta de visita digital. Para la selección de personal, pueden resultar relevantes las páginas de empleo o las ofertas de trabajo actuales. Los equipos de marketing pueden dar a conocer campañas o eventos de duración limitada mediante un banner en la firma.
De este modo, la firma pasa de ser un simple bloque de contacto a convertirse en un pequeño canal de comunicación.
Figura 3: Ejemplo de una firma de correo electrónico
¿Qué no debe incluirse en la firma?
- Una firma no debe ser demasiado grande ni estar sobrecargada, ya que, de lo contrario, se convertirá rápidamente en un problema. Por lo tanto, evita los textos demasiado largos, el exceso de enlaces, las imágenes grandes y la información innecesaria.
- Se considera una buena práctica que una firma profesional se limite, idealmente, a entre 4 y 6 líneas.
- En cuanto al diseño, también se aplica el principio de «menos es más». Una estructura clara, un tipo de letra uniforme y un texto fácil de leer garantizan que tus datos de contacto se vean bien tanto en el ordenador como en el móvil.
- También debes evitar las imágenes grandes; para los logotipos suele bastar con un tamaño máximo de 300 x 100 píxeles.
- Esto refuerza la seriedad y puede incluso ayudar a las firmas profesionales a reducir la clasificación como spam.
Por lo tanto, una buena firma corporativa debe estar claramente estructurada, ser técnicamente impecable y ser compatible tanto con ordenadores de sobremesa como con smartphones.
Si quieres crear una firma profesional, encontrarás más consejos en nuestro artículo «Cómo crear una firma de correo electrónico».
Limitaciones de la firma clásica de Outlook
- Una firma manual de Outlook funciona muy bien cuando se trata de una sola persona. En una empresa, la situación es diferente.
- Imagina que una empresa tiene 150 empleados. Se va a cambiar la identidad corporativa y también hay que actualizar el logotipo de la firma del correo electrónico. Al mismo tiempo, se va a publicar un nuevo banner de campaña durante cuatro semanas.
- En una solución manual, los empleados deben modificar su firma ellos mismos. Algunos lo hacen de inmediato, otros más tarde. Hay quienes se olvidan. Y es posible que algunos sigan teniendo almacenada una versión antigua de la firma.
El resultado: hacia el exterior, una misma empresa se comunica con varias versiones diferentes de la firma. Este tipo de situaciones son una de las razones por las que las empresas gestionan sus firmas de forma centralizada.
Ahí es precisamente donde entra en juego Lemontaps, que, a diferencia de la gestión puramente manual, ofrece herramientas asistidas por software para una gestión uniforme y más eficiente. Las empresas adoptan soluciones centralizadas según sus necesidades para reducir la gestión manual y evitar errores en las firmas de correo electrónico.
Gestionar de forma centralizada las firmas de Outlook con Lemontaps
- Con Lemontaps se pueden gestionar de forma centralizada las firmas de correo electrónico para equipos y empresas. En lugar de que cada persona cree su propia firma, la empresa establece plantillas y normas de forma centralizada.
- Esto resulta especialmente interesante cuando hay que tener en cuenta varios departamentos, sedes o idiomas.
- Una empresa puede, por ejemplo, crear una plantilla central e insertar datos personales como el nombre, el cargo, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico a través de los datos de cada empleado.
- De este modo, no es necesario que cada persona tenga que dar formato a su propia firma.
Ejemplo práctico
Una empresa con varios departamentos desea utilizar diferentes firmas:
- El departamento de ventas debe mostrar un enlace para concertar una cita y una tarjeta de visita digital.
- El reclutamiento tiene como objetivo dar a conocer las oportunidades profesionales.
- El departamento de marketing quiere publicar un banner actualizado sobre un evento.
- Se recomienda que la dirección utilice una firma abreviada.
Con una gestión centralizada, estos requisitos se pueden plasmar en plantillas y reglas, en lugar de tener que gestionar manualmente firmas individuales para cada persona.
La diferencia fundamental no radica solo en el diseño. Se trata, sobre todo, de control y actualidad.
Si, por ejemplo, cambia el número de teléfono de un empleado, esta información se puede gestionar de forma centralizada. Si cambia la identidad corporativa, no es necesario que cada persona se acuerde por sí misma de actualizar su firma.
Crear una firma con Lemontaps
Con el editor de Lemontaps puedes diseñar una firma de correo electrónico profesional y combinar diferentes elementos. Entre ellos se incluyen, entre otros, datos de contacto, imágenes, logotipos, enlaces y una tarjeta de visita digital.
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Abre la sección «Firma de correo electrónico» → «Firmas».
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Crea una nueva firma.
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Asigna un nombre a la plantilla.
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Diseña la firma en el editor y, si es necesario, crea un bloque de texto claramente estructurado para garantizar una identidad corporativa coherente.
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Añade los contenidos y enlaces que desees.
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Guarda la plantilla.
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Asigna la firma a los usuarios o grupos de usuarios que desees.
De este modo, por ejemplo, se puede crear una firma uniforme para todo el equipo de ventas.
Figura 4: Creación de una firma de correo electrónico en Lemontaps
Ventajas de la firma en Lemontaps
- Lemontaps también permite establecer reglas para el uso de diferentes firmas.
- Por ejemplo, puedes definir qué firma se debe utilizar para todos los destinatarios, solo para los destinatarios internos o solo para los destinatarios externos. También se pueden tener en cuenta determinadas direcciones de correo electrónico o dominios.
- Además, las firmas se pueden programar por tiempo. Esto resulta interesante, por ejemplo, para campañas de temporada, eventos o ferias.
- Otra ventaja de la gestión centralizada: si cambian los datos de contacto registrados o el diseño de la firma, los empleados no tienen por qué realizar el cambio ellos mismos. En caso necesario, los ajustes se pueden aplicar de forma centralizada.
- Mediante plantillas y marcadores de posición se pueden introducir automáticamente, por ejemplo, el nombre, el cargo, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico a partir de los datos de perfil almacenados.
- De este modo, la imagen pública de la empresa se mantiene coherente y la información actualizada puede gestionarse de forma centralizada, mientras que el software adecuado reduce también el esfuerzo de mantenimiento diario en los equipos.
Tarjeta de visita digital y código QR en la firma de Outlook
Una firma de correo electrónico puede ser algo más que una versión digital de tu tarjeta de visita.
Con Lemontaps, por ejemplo, puedes integrar una tarjeta de visita digital y un código QR en tu firma. De este modo, los destinatarios pueden acceder directamente a más información de contacto y guardar tus datos de contacto en formato digital. Los iconos de redes sociales deben colocarse al final de la firma y estar enlazados directamente.
De este modo, cada correo electrónico enviado se convierte en un punto de contacto digital adicional.
Esto puede resultar especialmente interesante para los departamentos de ventas, marketing, selección de personal y networking. En lugar de mostrar únicamente el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, la firma puede redirigir a una página de contacto digital más completa. Un banner al final del correo puede llamar aún más la atención.
Figura 5: Tarjeta de visita digital en la firma de Outlook
Descubre aquí más información sobre la tarjeta de visita digital y crea la tuya de forma totalmente gratuita.
Conectar Lemontaps con Outlook
Para la gestión centralizada, Lemontaps se integra con Microsoft Outlook. Esto se lleva a cabo mediante el complemento correspondiente de Outlook y lo configura un administrador de Microsoft para la empresa.
A continuación, los empleados seleccionados podrán utilizar las firmas que Lemontaps les ha facilitado directamente en Outlook.
Así es como funciona en Outlook
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El administrador configura la integración de Lemontaps con Microsoft 365.
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Los usuarios seleccionados tendrán acceso a sus firmas de Lemontaps.
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Las firmas y las plantillas se gestionan de forma centralizada en Lemontaps.
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Los empleados pueden seleccionar las plantillas o los idiomas que se les hayan asignado.
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La firma se utiliza al escribir un mensaje en Outlook.
En la lista de plantillas que se les han asignado, los usuarios pueden seleccionar la firma adecuada.
Importante: No se debe copiar y pegar una firma directamente de otro correo electrónico. Dependiendo de la versión de Outlook y del formato, esto puede provocar problemas de visualización.
Figura 6: Firma electrónica en Outlook
Para configurar correctamente la firma de Lemontaps en Outlook, puedes consultar la guía sobre la firma de correo electrónico en Outlook .
Firma de Outlook frente a Lemontaps
La necesidad de una solución centralizada depende, sobre todo, del tamaño y la organización de la empresa.
Para una sola persona con una firma sencilla, Outlook ya ofrece todo lo necesario. Incluso los equipos pequeños pueden, en determinadas circunstancias, gestionar sus firmas manualmente sin problemas.
Sin embargo, a medida que aumenta el número de empleados, la tarea cambia: ya no se trata solo de crear una firma, sino de mantener actualizadas y uniformes cientos de firmas.
| Función | Outlook estándar | Lemontaps |
|---|---|---|
| Nombre y datos de contacto | ✓ | ✓ |
| Logotipo y enlaces | ✓ | ✓ |
| Imágenes | ✓ | ✓ |
| Código QR | posible | ✓ |
| Tarjeta de visita digital | – | ✓ |
| Gestión centralizada de equipos | limitado | ✓ |
| Plantillas uniformes | limitado | ✓ |
| Grupos de usuarios | – | ✓ |
| Normas para los destinatarios | – | ✓ |
| Control temporal | – | ✓ |
| Actualización centralizada | limitado | ✓ |
| Plantillas multilingües | limitado | ✓ |
En muchos casos, Outlook es más que suficiente para una única firma sencilla. Sin embargo, cuando varios empleados deben presentar una imagen uniforme y es necesario gestionar las firmas de forma centralizada, una solución especializada ofrece muchas más posibilidades.
Un ejemplo concreto:
Frisius & Partner apuesta por la firma electrónica y la tarjeta de visita digital
Lemontaps demuestra, tomando como ejemplo aFrisius & Partner, que la firma de correo electrónico y la tarjeta de visita digital pueden complementarse de forma eficaz. En ese caso, la empresa aparece presentada con una «solución 2 en 1 que combina la firma de correo electrónico y la tarjeta de visita digital».
- Precisamente ahí radica una diferencia interesante con respecto a una firma clásica de Outlook.
- El correo electrónico permite establecer un contacto directo a través del buzón de correo. La tarjeta de visita digital puede proporcionar posteriormente más información y facilitar el almacenamiento de los datos de contacto.
- De este modo, no es necesario incluir toda la información en la propia firma.
- La firma se mantiene clara y concisa, mientras que el destinatario puede acceder al perfil digital completo mediante un enlace o un código QR si lo necesita.
Combinar la firma de Outlook y la tarjeta de visita digital
También la SüdLeasing Utiliza las tarjetas de visita digitales de Lemontaps. Allí, los empleados pueden incluir su tarjeta de visita digital, entre otras cosas, como código QR en la firma del correo electrónico. Según Además, la solución digital de SüdLeasing reduce la carga organizativa que suponen las tarjetas de visita físicas.
Esto pone de manifiesto un aspecto práctico importante: una tarjeta de visita digital no tiene por qué sustituir a la firma del correo electrónico. Ambos elementos pueden complementarse.
Otro ejemplo práctico: 400 asesores en el Volksbank Kraichgau
Otro ejemplo de las historias de éxito de Lemontaps muestra por qué los datos de contacto digitales centralizados resultan especialmente interesantes en equipos más grandes.
El Volksbank Kraichgau utiliza Lemontaps con más de 400 asesores y asesoras. Anteriormente, las tarjetas de visita tradicionales en papel obligaban, entre otras cosas, a realizar nuevos pedidos cuando cambiaban los datos de contacto. También se señalaban como retos los stocks sobrantes sin utilizar y el esfuerzo organizativo que suponían los pedidos y las entregas.
Con Lemontaps se pueden actualizar los datos de contacto de forma digital, sin necesidad de imprimir nuevas tarjetas. Además, esto facilita la integración de los nuevos empleados en el proceso.
En el caso de una firma de Outlook, resulta interesante precisamente esta misma idea:
Los datos de contacto no deberían tener que actualizarse manualmente en muchos sitios distintos.
Si los datos de los empleados se gestionan de forma centralizada, tanto la firma como el perfil digital pueden acceder a la misma información.
Conclusión: cómo cambiar fácilmente la firma de Outlook o gestionarla de forma profesional
Crear o modificar una firma de Outlook es muy sencillo. En Outlook clásico, encontrarás esta función en Archivo → Opciones → Correo electrónico → Firmas. En el nuevo Outlook y en Outlook en la web, ve a Configuración → Cuentas → Firmas.
Para los usuarios individuales, esto es más que suficiente.
Sin embargo, cuando hay muchos empleados implicados, la tarea cambia. Entonces ya no se trata de crear una firma bonita, sino de que todos los empleados utilicen la misma información actualizada de la empresa, sin que cada uno tenga que actualizar su firma por su cuenta.
Los casos de clientes de Lemontaps demuestran que este enfoque centralizado cobra especial relevancia en las organizaciones de mayor tamaño. El Volksbank Kraichgau, por ejemplo, utiliza Lemontaps para más de 400 asesores y ha logrado centralizar la gestión de los datos de contacto digitales. En Frisius & Partner, la tarjeta de visita digital se combina con la firma del correo electrónico, mientras que SüdLeasing distribuye la tarjeta de visita digital, entre otros medios, a través de la firma del correo electrónico. De este modo, la firma de Outlook pasa a formar parte de una estrategia de comunicación digital más amplia.
Con Lemontaps se pueden vincular de forma centralizada plantillas de firma, datos de empleados, grupos de usuarios, idiomas, códigos QR, tarjetas de visita digitales y campañas. La firma se integra directamente en Outlook y se puede mantener actualizada de forma centralizada.
¿Quieres sacar más partido a tu firma de Outlook? Crea en pocos minutos una firma profesional para ti o para tu equipo con Lemontaps.
Preguntas frecuentes sobre la firma de Outlook
¿Cómo cambio mi firma en Outlook?
- En Outlook clásico, ve a Archivo → Opciones → Correo electrónico → Firmas. Además, al redactar un mensaje en Outlook clásico, puedes acceder a la firma a través de la pestaña «Insertar». En el nuevo Outlook y en Outlook en la web, encontrarás esta opción en Configuración → Cuentas → Firmas. A continuación, selecciona la firma que desees, edítala y guarda los cambios.
¿Cómo puedo crear una nueva firma?
- Abre la gestión de firmas de tu versión de Outlook y selecciona «Nueva firma» o «Añadir firma». Asigna un nombre, crea tu firma y guárdala; en la aplicación de Outlook para dispositivos móviles también es posible hacerlo, aunque las funciones pueden variar en este caso.
¿Dónde puedo encontrar las firmas en el nuevo Outlook?
- En la nueva versión de Outlook, encontrarás la gestión de firmas en Configuración → Cuentas → Firmas. Allí podrás crear nuevas firmas, editar las existentes y establecer las predeterminadas.
¿Cómo configuro una firma como predeterminada?
- En la configuración de la firma puedes establecer qué firma se utilizará automáticamente en los mensajes nuevos, así como en las respuestas y los reenvíos.
¿Qué debe incluir una firma profesional?
- Una firma profesional debería incluir, como mínimo, tu nombre, tu cargo, la empresa y los datos de contacto importantes. Las razones para ello son una mayor accesibilidad, una mayor confianza y una imagen coherente. Dependiendo del uso que se le dé, también puede ser conveniente incluir la página web, el logotipo, enlaces a redes sociales o un código QR que lleve a tu tarjeta de visita digital, por ejemplo, para dar una imagen profesional y facilitar el contacto. Un diseño sencillo con una tipografía adecuada refuerza además la seriedad.
¿Puedo insertar una imagen o un logotipo en mi firma de Outlook?
- Sí. Outlook admite imágenes y logotipos en las firmas de correo electrónico. Asegúrate de que tengan un tamaño adecuado para que la firma se vea bien también en dispositivos móviles.