Aplicación para escanear tarjetas de visita | Digitaliza tus contactos mediante OCR – Lemontaps

Vídeo 1: Aplicación para escanear tarjetas de visita de Lemontaps 

¿Cómo funciona la aplicación Lemontaps para escanear tarjetas de visita?

El proceso de registro de una tarjeta de visita digital se puede dividir, en principio, en cuatro pasos.

1. Hacer una foto de la tarjeta de visita

La tarjeta de visita se escanea con el smartphone. De este modo, el comercial no tiene que introducir primero los datos de contacto manualmente en un formulario.

Esto es especialmente relevante en las ferias. Después de varias conversaciones, a nadie le apetece tener que teclear el nombre, la empresa y el número de teléfono entre una cita y otra.

Con Lemontaps se pueden digitalizar directamente las tarjetas de visita en papel. El escáner admite varios idiomas, entre ellos el chino y el japonés.

2. El OCR reconoce los datos de contacto

Una vez escaneada, la información de la tarjeta de visita se lee automáticamente y se procesa como datos de contacto digitales.

Hay un aspecto importante que suele pasarse por alto en muchos artículos generales sobre escáneres de tarjetas de visita: el OCR no es el objetivo en sí mismo. El objetivo es obtener un contacto útil.

Un nombre que, aunque se haya reconocido, tenga que introducirse manualmente más tarde, solo resuelve el problema real de forma parcial. Por eso, una buena solución de escaneo debería transferir la información reconocida directamente al flujo de trabajo posterior.

4. Exportar directamente al CRM

Una vez realizada la comprobación, los datos de contacto digitalizados pueden incorporarse al flujo de trabajo previsto. Dependiendo de la configuración de Lemontaps utilizada y de la integración con el CRM, los contactos pueden transferirse directamente a los sistemas existentes.

Esto resulta especialmente interesante para los equipos de ventas y de eventos: los contactos recabados en una feria o conferencia no tienen que introducirse manualmente días después.

Esto modifica el flujo de trabajo en sí:

Mapa en papel → Transcribir → Excel → CRM

se convierte en:

Tarjeta de visita → Escaneo → Comprobación → CRM

Esta diferencia puede resultar relevante, sobre todo en el caso de equipos de ventas más grandes.

Figura 2: Transferencia del contacto al CRM

Ventajas de una aplicación para escanear tarjetas de visita

Una aplicación para escanear tarjetas de visita puede simplificar todo el proceso, desde la captura hasta el procesamiento digital posterior.

No es necesario introducir los datos manualmente

• Introducir manualmente nombres, números de teléfono y direcciones de correo electrónico lleva tiempo y puede dar lugar a errores de transcripción. Por lo general, la introducción manual de campos concretos solo es necesaria para realizar correcciones, en lugar de introducir cada contacto en su totalidad.
• Gracias al reconocimiento automático de texto, la información más importante se digitaliza ya en el momento de su registro. Un lector de tarjetas de visita agiliza aún más este paso y reduce el esfuerzo en comparación con la transcripción manual.

Recopilación rápida de clientes potenciales en eventos

• En las ferias y eventos suele establecerse una gran cantidad de nuevos contactos en tan solo unas horas. El registro digital permite anotar estos contactos de forma estructurada, ya sea durante la conversación o justo después.
• De este modo, la transición de la entrevista personal al trabajo posterior puede realizarse más rápidamente.

Almacenamiento estructurado de datos

• En lugar de acumular numerosos mapas en papel, la información se almacena en formato digital.
• De este modo, los contactos se pueden organizar y procesar más fácilmente, y vincularlos a los procesos existentes.

Integración de CRM

• Para los equipos de ventas, la integración con el CRM resulta especialmente importante. Si los nuevos contactos se transfieren directamente a los sistemas existentes, se evita un paso manual adicional.
• De este modo, las tarjetas de visita recopiladas pueden convertirse más rápidamente en clientes potenciales aprovechables.

Protección de datos y el RGPD

• A la hora de tratar datos de contacto, las empresas deben tener siempre en cuenta qué datos personales se tratan, dónde se almacenan y qué sistemas tienen acceso a ellos.
• Por ello, para las empresas de Alemania y de la UE es especialmente importante diseñar los procesos de conformidad con la normativa de protección de datos. Los requisitos concretos que se aplican dependen, entre otras cosas, del tratamiento concreto, de los servicios utilizados y de la configuración individual.

¿Para quién es adecuada una aplicación para escanear tarjetas de visita?

Una aplicación para escanear tarjetas de visita puede resultar útil en cualquier lugar donde se recopilen habitualmente tarjetas de visita físicas.

Equipos de ventas

Los comerciales establecen regularmente nuevos contactos en ferias, reuniones con clientes y eventos de networking. Gracias al registro digital, los datos de contacto se pueden incorporar más rápidamente al proceso de ventas.

Equipos de eventos

En los eventos suele generarse una gran cantidad de contactos en poco tiempo. Los equipos pueden agrupar los contactos recopilados en una base de datos común para simplificar el seguimiento y la coordinación. A partir de ahí, también se pueden derivar tareas para el seguimiento y coordinarlas en equipo. El registro digital puede ayudar a organizar de forma centralizada la información recopilada y a procesarla posteriormente.

Marketing

Los contactos obtenidos en ferias, conferencias y eventos también son importantes para los equipos de marketing. Un registro digital estructurado facilita la posterior segmentación y el seguimiento.

Empresas medianas

Para las empresas que hasta ahora han utilizado tarjetas de visita en papel, una aplicación de escáner puede suponer una forma sencilla de dar el primer paso hacia la digitalización de la gestión de contactos.

iPhone y Android: ¿funciona la aplicación de escáner en todos los dispositivos?

Una solución moderna de escáner de tarjetas de visita debería ser lo más flexible posible, para que los equipos puedan trabajar independientemente del dispositivo que utilicen.

Lemontaps ofrece tanto una aplicación como un acceso a través de la web. La aplicación web se puede utilizar sin necesidad de instalación; la aplicación móvil ofrece funciones adicionales, como el uso sin conexión y un acceso más rápido. De este modo, el proceso de contacto se puede integrar de forma flexible en la rutina diaria de trabajo.

iPhone

• Las tarjetas de visita se pueden capturar con un iPhone mediante la aplicación correspondiente o el flujo de trabajo digital previsto en la plataforma iOS. Esto también se aplica en el contexto de los dispositivos de Apple y los servicios asociados.

Android

• Los smartphones Android también pueden utilizarse para el registro digital de tarjetas de visita, siempre que sean compatibles con el flujo de trabajo de Lemontaps correspondiente o con la función pertinente.

Directamente a través de la página web

• Dependiendo del caso concreto, el uso también puede realizarse a través de una página web. Los perfiles de contacto digitales también se pueden compartir mediante un enlace. De este modo, los procesos de contacto digitales se pueden organizar independientemente de las clásicas tarjetas de visita en papel.
• Las tarjetas de visita digitales también se pueden guardar en el Wallet, dependiendo de la solución, para poder mostrarlas más rápidamente.

Una alternativa al escaneo de tarjetas de visita: las tarjetas de visita digitales

El escáner de tarjetas de visita resuelve un problema que ya se ha planteado:

Alguien le da un mapa en papel.

La otra opción consiste en intercambiar los datos de contacto por vía digital desde el principio.

En lugar de:

Papel → Foto → OCR → Revisión → CRM

El procedimiento podría ser el siguiente:

Tarjeta de visita digital → Código QR o NFC → contacto digital

Por ejemplo, una tarjeta de visita NFC de Lemontaps contiene un chip NFC. Al acercarla a un smartphone compatible, se abre el perfil digital. Además, se puede utilizar un código QR.

Esto resulta especialmente interesante para los empleados que suelen facilitar sus datos de contacto.

Figura 3: Tarjeta de visita digital de Lemontaps 

Lo que las empresas consiguen con Lemontaps en la práctica

La mejor forma de comprender las ventajas de una aplicación de escáner es a través de ejemplos prácticos reales.

TAKRAF: Menos trabajo manual tras las ferias

El Grupo TAKRAF, con unos 1.000 empleados, describe en su historia de éxito con Lemontaps un punto de partida concreto: antes de la digitalización, los contactos y los clientes potenciales de los eventos debían introducirse manualmente y, a continuación, transferirse al CRM.

Con Lemontaps se ha digitalizado el proceso de intercambio de tarjetas de visita. Contactos En ferias y eventos, se pueden registrar mediante el escáner de tarjetas de visita integrado y transferir automáticamente al CRM. Precisamente tras eventos en los que se obtienen muchos contactos nuevos, la calidad y la precisión del registro son requisitos prácticos en el día a día.

Nadine Weichert, directora de Comunicación Corporativa, describe la digitalización de la gestión de las tarjetas de visita como un paso importante dentro de la transformación digital de la empresa.

Lo más interesante es, sobre todo, el aspecto práctico: la digitalización no solo afecta a la propia tarjeta, sino que transforma todo el proceso que hay detrás, desde el primer contacto en la feria hasta el trabajo posterior en el CRM.

SONNTAG & Partner: Captación digital de clientes potenciales en grandes eventos

El bufete de abogados especializado en derecho mercantil SONNTAG & Partner también utiliza Lemontaps para gestionar el proceso de contacto.

La empresa apuesta por una combinación de tarjetas de visita digitales y físicas. Al mismo tiempo, se ha digitalizado el registro de clientes potenciales en los grandes eventos. Los contactos se pueden registrar de forma digital y rápida para su posterior tramitación.

Esto pone de manifiesto un aspecto importante en la práctica: las empresas no tienen por qué eliminar necesariamente todas las tarjetas en papel de la noche a la mañana. Un enfoque híbrido puede resultar más sensato.

Quien reparta tarjetas de visita digitales puede utilizarlas para sus propios contactos. Al mismo tiempo, las tarjetas de visita en papel que reciba de otras personas con las que hable podrá seguir digitalizándolas con el escáner.

VR Star: Combina una tarjeta de visita digital y un escáner

En VR Star también se pone de manifiesto que ambas partes del proceso de creación de redes pueden interactuar entre sí.

La directora general, Katrin Weiland, explica que puede compartir su tarjeta de visita digital de Lemontaps mediante NFC o un código QR. Al mismo tiempo, utiliza Lemontaps para escanear y gestionar las tarjetas de visita en papel de otros contactos, por ejemplo, al establecer contactos en la OMR.

Los problemas más habituales al escanear tarjetas de visita

Un buen escáner por sí solo no garantiza un buen proceso de captación de clientes potenciales. En la práctica, los problemas suelen surgir en otros aspectos.

Problema 1: Los contactos se escanean, pero no se procesan posteriormente

• Un contacto almacenado digitalmente no es necesariamente un cliente potencial cualificado.
• Por eso, en Lemontaps se pueden utilizar formularios de captación personalizados. De este modo, por ejemplo, se puede registrar de forma estructurada la información de la conversación, como el interés del cliente, las notas de la conversación o los siguientes pasos a seguir.

Problema 2: Falta información tras la feria

• Una tarjeta de visita suele contener solo los datos básicos. Sin embargo, para los departamentos de ventas y marketing suele ser interesante disponer de más información: perfil de LinkedIn, tamaño de la empresa, número de teléfono u otros datos.
• Por ello, Lemontaps describe un proceso de enriquecimiento de datos de contacto basado en la inteligencia artificial, con el que se puede completar posteriormente la información que falte.

Problema 3: El equipo utiliza procesos diferentes

• Si cada empleado registra los contactos de forma diferente, el seguimiento resulta complicado.
• Con Lemontaps, los eventos se pueden organizar como grupos independientes y, por ejemplo, se pueden configurar formularios de captación personalizados, diseños de tarjetas de visita y correos electrónicos de seguimiento. De este modo, el proceso se puede adaptar mejor a cada evento concreto.

Problema 4: Los contactos se quedan atascados entre distintos sistemas

• El último paso suele ser el más decisivo: la transferencia al CRM.
• Para ello, Lemontaps ofrece integraciones con CRM y Outlook, así como exportaciones a Excel. De este modo, los contactos registrados durante el proceso del evento pueden transferirse a los sistemas existentes.

Conclusión: de la tarjeta de visita al contacto digital

Una aplicación para escanear tarjetas de visita puede automatizar el primer paso para pasar de los datos de contacto en papel a los digitales. Sin embargo, para las empresas, el verdadero valor añadido no se produce hasta después.

La pregunta clave no es:

«¿Puede la aplicación leer una tarjeta de visita?»

Sino que:

«¿Qué pasa con el contacto después?»

En Lemontaps, el proceso abarca desde el escaneo de una tarjeta de visita en papel, pasando por la verificación y el enriquecimiento basado en IA, hasta la transferencia a los sistemas CRM. Además, se pueden registrar las acreditaciones de ferias y los códigos QR de LinkedIn, así como organizar eventos con formularios de clientes potenciales personalizados y acciones de seguimiento.

La experiencia de empresas como TAKRAF y SONNTAG & Partner demuestra que su aplicación va más allá del mero escaneo: se trata de simplificar todo el proceso, desde la entrevista personal hasta el seguimiento digital.

Y quien no quiera crear una tarjeta en papel, puede empezar directamente en formato digital con una tarjeta de visita digital o con tecnología NFC.

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Preguntas frecuentes sobre la aplicación para escanear tarjetas de visita

¿Cómo funciona una aplicación para escanear tarjetas de visita?

Una aplicación para escanear tarjetas de visita fotografía una tarjeta de visita impresa o permite escanear tarjetas de visita y analiza su texto mediante OCR. Se reconocen nombres, empresas, números de teléfono y otros datos de contacto, y se presentan de forma estructurada; para ello, la aplicación analiza las fotos de la tarjeta y procesa el contenido como información de contacto digital. A continuación, los datos pueden revisarse, guardarse y, según la solución, transferirse a otros sistemas.

¿Funciona la aplicación del escáner en iPhone y Android?

La disponibilidad depende de la aplicación en cuestión y de las plataformas compatibles con ella. Las soluciones modernas pueden ser compatibles tanto con dispositivos móviles como con flujos de trabajo basados en la web. En el caso de Lemontaps, es recomendable comprobar las funciones y los dispositivos compatibles actualmente antes de utilizarlo.

¿Puedo exportar los contactos directamente al CRM?

Una integración con un sistema CRM puede simplificar considerablemente el proceso, ya que los datos de contacto registrados digitalmente pueden incorporarse directamente a los procesos de ventas existentes. Los sistemas CRM y las integraciones compatibles dependen de la configuración concreta de Lemontaps.

¿El uso cumple con el RGPD?

El cumplimiento del RGPD no solo depende de la propia aplicación del escáner, sino de todo el proceso de tratamiento de datos personales. Las empresas deben comprobar, en particular, qué datos se tratan, dónde se almacenan y qué proveedores o sistemas intervienen.

¿Qué es el OCR y qué grado de fiabilidad tiene el reconocimiento?

OCR son las siglas de «Optical Character Recognition» (reconocimiento óptico de caracteres) y se refiere al reconocimiento automático de texto a partir de imágenes. En el caso de una tarjeta de visita, por ejemplo, el OCR puede reconocer nombres, direcciones de correo electrónico o números de teléfono. Con el apoyo del aprendizaje automático, el reconocimiento de texto suele poder automatizarse y mejorarse aún más.

¿Cuál es la alternativa al escaneo de tarjetas de visita?

Una alternativa es la tarjeta de visita digital. En este caso, los datos de contacto se comparten directamente en formato digital, por ejemplo, mediante un código QR o NFC. De este modo, se elimina el paso intermedio de utilizar una tarjeta de visita impresa y su posterior digitalización.