Utiliser la signature e-mail comme carte de visite numérique

L'e-mail reste un outil de communication important dans l'environnement professionnel, même s'il existe désormais de nombreuses autres possibilités. La signature électronique est un élément obligatoire de tout e-mail externe. Bien configurée, elle peut même être plus qu'une obligation. Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place une signature e-mail professionnelle dans l'entreprise et comment l'utiliser comme une forme de carte de visite numérique.

Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ?

La signature d'e-mail est un bloc de texte qui se trouve à la fin de l'e-mail. À l'ère du numérique, elle remplace l'en-tête et mentionne toutes les informations de contact professionnelles pertinentes. Elle doit contenir au moins les éléments obligatoires suivants :

• La raison sociale et la forme commerciale correspondant à l'inscription au registre du commerce
• Lieu et adresse du siège social
• Le tribunal d'enregistrement compétent avec le numéro d'enregistrement au registre du commerce
• des informations sur les responsables de la société, à savoir
  • Dans le cas d'une SARL, tous les gérants
  • Pour une SA, tous les membres du directoire et le président du conseil de surveillance

En dehors de ces éléments obligatoires, vous pouvez adapter votre signature d'e-mail à vos besoins. En règle générale, on y trouve encore les indications suivantes :

• Nom de l'expéditeur du courrier
• Le titre professionnel et/ou le département
• L'adresse électronique
• Numéros de téléphone
• Adresse

Dans de nombreux cas, une signature d'e-mail est ainsi bien plus qu'un simple traitement de données obligatoires. Les entreprises y intègrent souvent leur logo et mettent à disposition des liens pour la prise de rendez-vous ou autres. Une signature d'e-mail est ainsi utilisée comme une forme de carte de visite numérique.

Comment configurer une signature de courriel ?

Il existe différentes possibilités dans l'environnement professionnel pour créer la signature dans l'e-mail.

1. vous laissez chaque collaborateur créer lui-même sa signature d'e-mail

2. vous indiquez à vos collaborateurs quels contenus doivent figurer dans la signature de l'e-mail. Vous laissez ensuite à vos collègues le soin de créer eux-mêmes leur signature.

3. vous gérez le tout de manière centralisée et avez ainsi le contrôle de toutes les signatures d'e-mails de l'entreprise. Il existe des solutions logicielles adaptées à cette gestion des signatures.

Si vous optez pour la variante une ou deux, les signatures doivent être configurées individuellement dans chaque terminal utilisé pour les e-mails. Cela signifie qu'il ne suffit pas de créer la signature dans Outlook, mais qu'il faut également la définir manuellement dans le téléphone portable professionnel ou dans une tablette.

Nous vous expliquons ici brièvement comment procéder.

Comment créer une signature de courrier dans Outlook :

Ouvrez votre Outlook. Allez en haut à gauche sur "Fichier" et sélectionnez en bas à gauche l'option de menu "Options". Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors. Dans le menu de gauche, cliquez sur "Courrier électronique" et vous trouverez sur le côté droit un point "Créer ou modifier des signatures...". Si vous cliquez derrière sur le bouton "Signatures", une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez configurer et déposer vos signatures.

Comment ajouter une signature d'e-mail sur l'iPhone :

Si vous utilisez un iPhone, allez d'abord dans vos réglages. Là, sélectionnez le point de menu "Mail". Faites défiler vers le bas jusqu'au point "Signature". Dans la fenêtre, vous pouvez alors enregistrer une signature appropriée pour le compte de messagerie souhaité. Elle sera ensuite ajoutée automatiquement lors de l'envoi.

Avantages d'une gestion professionnelle des signatures

Une signature d'e-mail fait partie de l'image extérieure de l'entreprise. En règle générale, un modèle uniforme est établi par le service marketing. Si cette signature d'entreprise peut désormais être gérée de manière centralisée, cela présente de nombreux avantages :

• Gain de temps, car pas de création manuelle
• Sécurité juridique, car la signature correcte est toujours déposée
• Une présentation uniforme sans prolifération
• Les campagnes de marketing sont faciles à intégrer
• de représenter rapidement les changements de manière centralisée
• Bonne qualité de signature sur les smartphones

La gestion des signatures est un service informatique utile, car il veille à ce que tous les e-mails sortants soient toujours munis de la signature actuelle et correcte de l'entreprise. Peu importe l'appareil à partir duquel le mail est envoyé. Cela apporte une sécurité juridique et soutient l'image professionnelle de votre entreprise.

Signature électronique et carte de visite numérique

La signature contient déjà tous les contenus d'une carte de visite, mais vous pouvez aussi y ajouter une carte de visite numérique professionnelle. Pour ce faire, il existe différents fournisseurs auprès desquels vous pouvez gérer une telle carte de visite. Vous pouvez ensuite l'intégrer dans la signature.

Cela fonctionne très facilement avec Lemontaps. En effet, il vous suffit d'ajouter votre lien personnel vers votre carte de visite numérique dans votre signature.

Cette carte de visite numérique offre au destinataire du mail la possibilité d'enregistrer le contact. Elle peut également être importée dans le CRM. De plus, vous pouvez gérer la carte de visite avec d'autres informations et liens et influencer ainsi ce que vous mettez encore à disposition comme informations. L'ensemble est présenté de manière beaucoup plus claire que la simple signature.

Conclusion

Ne considérez pas la signature de vos e-mails comme un simple passage obligé. Utilisez le grand nombre d'e-mails qui quittent votre entreprise chaque jour à des fins de marketing et de vente. Une signature professionnelle et uniforme vous permet de vous présenter de manière compétente à l'extérieur et d'attirer l'attention de vos contacts sur d'autres informations. Une carte de visite numérique est à cet égard un complément parfait.

Anne Roemer est responsable du marketing au sein de la société de systèmes informatiques HTH GmbH. Parmi les clients de ce prestataire de services informatiques figurent des petites et moyennes entreprises ainsi que des études de notaires et d'avocats.