Utiliser la signature e-mail comme carte de visite numérique

Malgré les nombreux nouveaux canaux de communication, l'e-mail reste un outil indispensable dans le quotidien des entreprises. Un élément important : la signature d'e-mail. Utilisée correctement, elle peut faire bien plus qu'on ne le pense au départ - elle devient un instrument de marketing efficace. Dans cet article, vous apprendrez comment configurer la signature e-mail de manière professionnelle, la gérer de manière centralisée et l'utiliser efficacement avec un logiciel de signature.

Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ?

La signature d'e-mail est un bloc de texte qui se trouve à la fin de l'e-mail. À l'ère du numérique, elle remplace l'en-tête et mentionne toutes les informations de contact professionnelles pertinentes. Les informations suivantes sont légalement obligatoires :

• Nom de l'entreprise et forme juridique selon l'inscription au registre du commerce

• Siège de la société (lieu et adresse)

• Tribunal d'enregistrement et numéro de registre du commerce

• les noms des personnes habilitées à représenter l'association :

  • Pour une SARL : tous les gérants

  • Dans le cas d'une SA : tous les membres du directoire ainsi que le président du conseil de surveillance
    

En outre, il est recommandé de fournir les informations facultatives suivantes :

• Nom de l'expéditeur

• Titre professionnel et/ou département

• Adresse électronique

• Numéro(s) de téléphone

• Logo de l'entreprise

• Liens vers le site web ou pour prendre rendez-vous
  

La signature devient ainsi l'emblème visuel de l'entreprise.

Comment configurer une signature de courriel ?

Il existe différentes manières de créer la signature dans le courriel.

• Chaque collaborateur crée sa propre signature.

• Les collaborateurs reçoivent des directives, mais les mettent en œuvre de manière autonome.

• Gestion centralisée des signatures par logiciel.

Si vous optez pour les variantes supérieures, les signatures doivent être configurées individuellement dans chaque terminal utilisé pour les e-mails. Les deux premières variantes sont sujettes à des erreurs, prennent beaucoup de temps et sont difficiles à contrôler - surtout sur les appareils mobiles comme les smartphones ou les tablettes. Chaque modification doit être enregistrée manuellement sur chaque appareil.

C'est ainsi que cela fonctionne manuellement :

Dans Outlook :
Fichier → Options → Courrier électronique → Signatures
Ici, il est possible de créer de nouvelles signatures ou d'adapter les signatures existantes.

Sur l'iPhone :
Réglages → Mail → Signature
Il est possible d'y créer une signature individuelle pour chaque compte.

Une solution centralisée permet toutefois d'être plus efficace et plus professionnel.

Avantages d'une gestion professionnelle des signatures

Une signature d'e-mail fait partie de l'image de marque de l'entreprise. En règle générale, un modèle uniforme est établi par le service marketing. Avec un logiciel de signature électronique, vous disposez d'une solution centralisée pour tous les collaborateurs, indépendamment du terminal ou de la plateforme utilisée.

• Gestion centralisée de toutes les signatures, Corporate Design uniforme
• Sécurité juridique grâce à des indications obligatoires conformes à la loi
• Présentation uniforme de tous les collaborateurs
• Intégration intelligente dans les outils existants (par ex. Active Directory)
• Les modifications sont implémentées en temps réel
• Les utilisateurs de smartphones n'ont pas à se battre avec les difficultés d'utilisation.

Conseil : voici comment transformer votre signature d'e-mail en un outil de marketing efficace : Grâce aux paramètres UTM, vous pouvez mesurer le nombre de fois que votre site web ou une page de renvoi, par exemple, a été consulté via un lien dans la signature - pour des résultats mesurables dans les campagnes ou les actions de recrutement.

La gestion des signatures est un service informatique utile, car elle veille à ce que tous les e-mails sortants soient toujours munis de la signature actuelle et correcte de l'entreprise. L'appareil à partir duquel le courrier est envoyé n'a aucune importance. Cela facilite le contrôle et soutient l'image professionnelle de votre entreprise.

Utiliser l'e-mail comme carte de visite numérique

Votre signature est plus qu'un bloc d'informations - elle ouvre la porte à l'échange de contacts. En intégrant une carte de visite numérique, vous créez un niveau supplémentaire et interactif pour vos contacts.

Avec Lemontaps, cela fonctionne très facilement. En effet, le logiciel de signature vous permet d'ajouter facilement votre carte de visite personnelle à la signature.

• Les contacts peuvent être directement enregistrés

• L'importation CRM est possible

• Plus d'informations dans une interface épurée

• Fonctions supplémentaires telles que l'intégration du calendrier, les liens vers les médias sociaux ou les informations sur les produits

Vous faites ainsi de votre signature d'e-mail un point de contact important dans votre parcours client.

Conclusion

La signature d'e-mail ne doit pas être considérée comme un simple produit obligatoire de vos e-mails. Elle est un élément stratégique de la communication de votre entreprise. Avec une gestion professionnelle des signatures et l'intégration d'une carte de visite numérique, vous tirez le maximum de chaque e-mail envoyé. Et avec le suivi UTM, vous mesurez directement la performance de votre signature.

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