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Créer, modifier et configurer une signature Outlook – Voici comment procéder
Créer ou modifier une signature Outlook ne prend que quelques minutes. La tâche se complique toutefois lorsqu'il s'agit de transformer une simple signature en une image de marque cohérente pour l'ensemble d'une entreprise.
En effet, dès que plusieurs collaborateurs utilisent dans leurs e-mails des logos, des numéros de téléphone ou des bannières obsolètes, la gestion manuelle des signatures devient une tâche récurrente. C'est précisément sur ce point que se distinguent les possibilités offertes par Outlook et celles d'une solution centralisée telle que Lemontaps.
Dans cet article, nous vous expliquons comment configurer une signature dans Outlook Classic, le nouvel Outlook et Outlook sur le Web, quelles informations doivent figurer dans une signature d'e-mail professionnelle et quels sont les problèmes courants rencontrés par les entreprises lors de la gestion manuelle des signatures. Nous vous montrons également comment Lemontaps gère les signatures de manière centralisée et pourquoi cette solution est particulièrement adaptée aux équipes, aux sites multiples et aux différents services.
Modifier la signature dans Outlook – Outlook classique (version de bureau)
Dans la version classique d'Outlook pour Windows, tu peux modifier ta signature électronique existante directement via les options d'Outlook. Ce chemin d'accès s'applique notamment à Outlook 2016, 2019, 2021 et Microsoft 365 Desktop.
Comment modifier votre signature Outlook
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Ouvre Outlook sur ton ordinateur.
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Clique sur « Fichier » en haut à gauche.
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Sélectionnez l'option « Options ».
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Clique sur « E-mail » à gauche.
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Sélectionnez « Signatures » ; cela vous permettra d'ouvrir la section « Signatures » dans Outlook.
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Sous « Sélectionner une signature à modifier », choisissez la signature souhaitée et modifiez-la dans la zone d'édition.
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Modifie tes coordonnées, tes liens, tes images ou le design.
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Clique sur « Enregistrer », puis sur « OK ».
Figure 1 : Signature Outlook dans la version classique d'Outlook
Tu peux également créer plusieurs signatures ici, par exemple une signature détaillée pour les nouveaux e-mails et une version plus courte pour les réponses.
Créer une signature Outlook – Nouveau Outlook et Outlook sur le Web
Dans la nouvelle version d'Outlook pour Windows et dans Outlook sur le Web, la structure est légèrement différente. La gestion de votre signature s'effectue directement via les paramètres.
Créer une nouvelle signature
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Ouvrez Outlook. Remarque : la procédure de configuration peut varier légèrement selon l'application ou l'interface Web utilisée.
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Clique sur la roue dentée en haut à droite pour accéder aux paramètres.
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Ouvrir des comptes.
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Sélectionnez « Signatures ».
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Clique sur « Nouvelle signature » ou « Ajouter une signature ».
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Donne un nom à ta signature.
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Créez votre signature dans l'éditeur.
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Définissez si elle doit être utilisée automatiquement pour les nouveaux e-mails, ainsi que pour les réponses et les transferts.
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Enregistre tes paramètres.
Figure 2 : Signature Outlook dans Outlook Web
Outlook classique ou nouveau Outlook ?
Le fonctionnement de base est identique dans les deux versions. La principale différence réside dans le chemin d'accès au menu.
| Version d'Outlook | Où trouver la signature ? | Insérer automatiquement |
|---|---|---|
| Outlook classique | Fichier → Options → Courrier électronique → Signatures | Oui |
| Nouvel Outlook | Paramètres → Comptes → Signatures | Oui |
| Outlook sur le Web | Paramètres → Comptes → Signatures | Oui |
Si vous ne savez pas quelle version d'Outlook vous utilisez, vérifiez d'abord si votre interface comporte la barre de menus classique avec Fichier → Options ou la nouvelle interface avec l'icône en forme de roue dentée pour les paramètres. En tant que client de messagerie, Outlook propose, selon la version, différents chemins d'accès au menu pour une même fonction, par exemple dans Microsoft 365 ou Office 365 sur ordinateur de bureau ou dans la version Web.
Insérer automatiquement une signature dans Outlook
Tu ne souhaites pas ajouter manuellement ta signature à chaque e-mail ? Outlook peut ajouter automatiquement une signature aux nouveaux messages, ainsi qu'aux réponses et aux transferts.
Définir une signature par défaut dans Outlook Classic
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Ouvrez Fichier → Options → E-mail → Signatures.
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Sélectionnez le compte de messagerie souhaité.
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Dans « Nouveaux messages », sélectionne ta signature par défaut.
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Dans la rubrique « Réponses/Transferts », sélectionnez la signature souhaitée.
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Clique sur OK.
Définir la signature par défaut dans la nouvelle version d'Outlook
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Ouvre Paramètres → Comptes → Signatures.
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Sélectionne ton compte de messagerie.
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Sélectionnez la signature souhaitée pour les nouveaux messages.
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Définissez ensuite la signature à utiliser pour les réponses et les transferts.
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Enregistre les modifications.
La signature sélectionnée sera ainsi automatiquement utilisée dans tes e-mails.
Que doit contenir une signature d'e-mail professionnelle dans Outlook ?
Une signature d'e-mail professionnelle doit permettre de repérer rapidement les informations essentielles. Elle doit compléter ton e-mail sans détourner l'attention du contenu proprement dit.
Ces informations doivent figurer dans une signature professionnelle
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Prénom et nom
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Poste ou fonction
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Entreprise
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Numéro de téléphone
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Adresse électronique
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Site web
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Logo de l'entreprise
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Liens vers les réseaux sociaux
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facultatif : code QR vers la carte de visite numérique
L'essentiel n'est pas d'y inclure le plus d'informations possible. Ce qui compte, c'est de savoir de quelles informations le destinataire a réellement besoin.
Une équipe commerciale peut, par exemple, tirer parti d'un lien vers un rendez-vous ou d'une carte de visite numérique. Pour le recrutement, les pages « Carrières » ou les offres d'emploi actuelles peuvent s'avérer utiles. Les équipes marketing peuvent communiquer sur des campagnes ou des événements à durée limitée via une bannière intégrée à la signature.
La signature passe ainsi d'un simple bloc de contact à un petit canal de communication.
Figure 3 : Exemple de signature d'e-mail
Que ne faut-il pas inclure dans la signature ?
- Une signature ne doit pas être trop grande ni trop chargée, sinon elle devient vite un problème. Évite donc autant que possible les textes trop longs, les liens trop nombreux, les images trop volumineuses et les informations superflues.
- Selon les bonnes pratiques, une signature professionnelle devrait idéalement ne pas dépasser 4 à 6 lignes.
- En matière de design aussi, la devise est la suivante : « Moins, c'est mieux ». Une structure claire, une police uniforme et un texte bien lisible garantissent que tes coordonnées restent faciles à lire aussi bien sur un ordinateur que sur un smartphone.
- Évite également les images trop grandes ; pour les logos, une taille maximale de 300 x 100 pixels suffit généralement.
- Cela renforce la crédibilité et peut même aider les signatures professionnelles à réduire le risque d'être classées comme spam.
Une bonne signature d'entreprise doit donc être clairement structurée, techniquement irréprochable et adaptée aussi bien aux ordinateurs de bureau qu'aux smartphones.
Si tu souhaites créer une signature professionnelle, tu trouveras d'autres conseils dans notre article « Créer une signature d'e-mail ».
Les limites de la signature Outlook classique
- Une signature Outlook manuelle fonctionne très bien tant qu'il s'agit d'une seule personne. Dans une entreprise, la situation est différente.
- Imagine qu'une entreprise compte 150 collaborateurs. L'identité visuelle est modifiée et le logo figurant dans la signature des e-mails doit également être mis à jour. Parallèlement, une nouvelle bannière de campagne doit être diffusée pendant quatre semaines.
- Dans le cadre d'une solution manuelle, les collaborateurs doivent modifier eux-mêmes leur signature. Certains le font immédiatement, d'autres plus tard. Certains l'oublient. Et chez certains, il se peut qu'une ancienne version de la signature soit encore enregistrée.
Résultat : une même entreprise communique à l'extérieur en utilisant plusieurs versions différentes de sa signature. Ce genre de situation explique en partie pourquoi les entreprises gèrent leurs signatures de manière centralisée.
C'est précisément là qu'intervient Lemontaps: contrairement à la gestion purement manuelle, il propose des outils assistés par logiciel pour une gestion harmonisée et plus efficace. Selon leurs besoins, les entreprises adoptent des solutions centralisées afin de réduire la gestion manuelle et d'éviter les erreurs dans les signatures d'e-mails.
Gérer les signatures Outlook de manière centralisée avec Lemontaps
- Lemontaps permet de gérer de manière centralisée les signatures d'e-mails pour les équipes et les entreprises. Au lieu que chaque personne crée sa propre signature, c'est l'entreprise qui définit de manière centralisée les modèles et les règles.
- Cela s'avère particulièrement intéressant lorsqu'il faut prendre en compte plusieurs services, sites ou langues.
- Une entreprise peut, par exemple, créer un modèle centralisé et y insérer des informations personnelles telles que le nom, le poste, le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail à partir des données de chaque salarié.
- Ainsi, chacun n'a pas besoin de mettre en forme sa propre signature.
Exemple tiré de la pratique
Une entreprise comportant plusieurs services souhaite utiliser différentes signatures :
- Le service commercial doit afficher un lien vers le rendez-vous et une carte de visite numérique.
- Le recrutement a pour but de faire connaître les opportunités de carrière.
- Le service marketing souhaite diffuser une bannière promotionnelle pour un événement actuel.
- La direction doit utiliser une signature simplifiée.
Grâce à une gestion centralisée, ces exigences peuvent être définies dans des modèles et des règles, au lieu de devoir gérer manuellement des signatures individuelles pour chaque personne.
La différence essentielle ne réside pas seulement dans le design. Il s'agit avant tout de contrôle et d'actualité.
Si, par exemple, le numéro de téléphone d’un collaborateur change, cette information peut être mise à jour de manière centralisée. Si l’identité visuelle de l’entreprise change, chacun n’a pas besoin de penser à mettre à jour sa signature.
Créer une signature avec Lemontaps
Grâce à l'éditeur Lemontaps, tu peux créer une signature d'e-mail professionnelle et combiner différents éléments. Il s'agit notamment de tes coordonnées, d'images, de logos, de liens et d'une carte de visite numérique.
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Ouvre la section « Signature d'e-mail » → « Signatures ».
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Crée une nouvelle signature.
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Donne un nom au modèle.
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Créez la signature dans l'éditeur et, si nécessaire, élaborez un bloc de texte clairement structuré afin de garantir une identité visuelle cohérente.
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Ajoute les contenus et les liens souhaités.
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Enregistre le modèle.
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Attribuez la signature aux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs de votre choix.
Il est ainsi possible, par exemple, de créer une signature unique pour l'ensemble de l'équipe commerciale.
Figure 4 : Création d'une signature d'e-mail sur Lemontaps
Avantages de la signature chez Lemontaps
- Lemontaps permet également de définir des règles d'utilisation des différentes signatures.
- Tu peux par exemple définir quelle signature doit être utilisée pour tous les destinataires, uniquement pour les destinataires internes ou uniquement pour les destinataires externes. Il est également possible de prendre en compte certaines adresses e-mail ou certains domaines.
- De plus, il est possible de programmer l'affichage des signatures. Cela peut s'avérer intéressant, par exemple, pour les campagnes saisonnières, les événements ou les salons professionnels.
- Autre avantage de la gestion centralisée : si les coordonnées enregistrées ou le modèle de signature changent, les collaborateurs ne sont pas obligés d'effectuer eux-mêmes la modification. Si nécessaire, les modifications peuvent être déployées de manière centralisée.
- Grâce aux modèles et aux variables de remplacement, il est par exemple possible de récupérer automatiquement le nom, le poste, le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail à partir des données de profil enregistrées.
- Ainsi, l'image de marque de l'entreprise reste cohérente et les informations actualisées peuvent être gérées de manière centralisée, le logiciel utilisé réduisant par ailleurs la charge de travail liée à la mise à jour au sein des équipes.
Carte de visite numérique et code QR dans la signature Outlook
Une signature électronique peut être bien plus qu'une simple version numérique de ta carte de visite.
Avec Lemontaps, tu peux par exemple intégrer une carte de visite numérique et un code QR dans ta signature. Les destinataires peuvent ainsi accéder directement à d'autres informations de contact et enregistrer tes coordonnées au format numérique. Les icônes des réseaux sociaux doivent être placées à la fin de la signature et comporter des liens directs.
Ainsi, chaque e-mail envoyé devient un point de contact numérique supplémentaire.
Cela peut s'avérer particulièrement intéressant pour les ventes, le marketing, le recrutement et le réseautage. Au lieu de se contenter d'afficher un numéro de téléphone et une adresse e-mail, la signature peut renvoyer vers une page de contact numérique plus complète. Une bannière placée à la fin de l'e-mail peut ainsi attirer davantage l'attention.
Illustration 5 : Carte de visite numérique dans la signature Outlook
Découvrez ici-même tout ce qu'il faut savoir sur la carte de visite numérique et créez-en une gratuitement.
Connecter Lemontaps à Outlook
Pour permettre une gestion centralisée, Lemontaps est connecté à Microsoft Outlook. Cette connexion s'effectue via le complément Outlook correspondant et est configurée pour l'entreprise par un administrateur Microsoft.
Les collaborateurs sélectionnés pourront ensuite utiliser directement dans Outlook les signatures mises à leur disposition par Lemontaps.
Voici comment cela fonctionne dans Outlook
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L'administrateur configure l'intégration de Lemontaps pour Microsoft 365.
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Les utilisateurs concernés auront accès à leurs signatures Lemontaps.
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Les signatures et les modèles sont gérés de manière centralisée dans Lemontaps.
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Les collaborateurs peuvent sélectionner les modèles ou les langues qui leur ont été attribués.
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La signature est utilisée lors de la rédaction d'un message dans Outlook.
Dans la liste des modèles qui leur ont été attribués, les utilisateurs peuvent sélectionner la signature qui leur convient.
Important : il ne faut pas se contenter de copier-coller une signature depuis un autre e-mail. Selon la version d'Outlook et la mise en forme, cela peut entraîner des problèmes d'affichage.
Figure 6 : Signature électronique dans Outlook
Pour configurer précisément la signature Lemontaps dans Outlook, tu peux suivre le guide sur la signature électronique dans Outlook .
Signature Outlook vs Lemontaps
La nécessité d'une solution centralisée dépend avant tout de la taille et de l'organisation de l'entreprise.
Pour une personne seule disposant d'une signature simple, Outlook offre déjà tout ce dont elle a besoin. Même les petites équipes peuvent, dans certains cas, gérer leurs signatures manuellement sans difficulté.
Cependant, à mesure que les effectifs augmentent, la tâche évolue : il ne s'agit plus seulement de créer une signature, mais de veiller à ce que des centaines de signatures restent à jour et uniformes.
| Fonction | Outlook standard | Lemontaps |
|---|---|---|
| Nom et coordonnées | ✓ | ✓ |
| Logo et liens | ✓ | ✓ |
| Images | ✓ | ✓ |
| Code QR | possible | ✓ |
| Carte de visite numérique | – | ✓ |
| Gestion centralisée des équipes | limité | ✓ |
| Modèles standardisés | limité | ✓ |
| Groupes d'utilisateurs | – | ✓ |
| Règles applicables aux destinataires | – | ✓ |
| Contrôle temporel | – | ✓ |
| Mise à jour centralisée | limité | ✓ |
| Modèles multilingues | limité | ✓ |
Dans de nombreux cas, Outlook suffit amplement pour une simple signature individuelle. Lorsque plusieurs collaborateurs doivent adopter une image uniforme et que les signatures doivent être gérées de manière centralisée, une solution spécialisée offre nettement plus de possibilités.
Un exemple concret :
Frisius & Partner mise sur la signature électronique et la carte de visite numérique
Lemontaps montre, à travers l'exemple deFrisius & Partner, que la signature électronique et la carte de visite numérique peuvent se compléter de manière judicieuse. L'entreprise y est présentée comme bénéficiant d'une « solution 2-en-1 combinant signature électronique et carte de visite numérique ».
- C'est précisément là qu'il réside une différence intéressante par rapport à une signature Outlook classique.
- L'e-mail permet d'établir un contact direct dans la boîte de réception. La carte de visite numérique peut ensuite fournir des informations complémentaires et faciliter l'enregistrement des coordonnées.
- Il n'est donc pas nécessaire d'inclure toutes les informations dans la signature elle-même.
- La signature reste claire et concise, tandis que le destinataire peut, s'il le souhaite, accéder au profil numérique complet via un lien ou un code QR.
Combiner une signature Outlook et une carte de visite numérique
La SüdLeasing utilise les cartes de visite numériques de Lemontaps. Les collaborateurs peuvent notamment y intégrer leur carte de visite numérique sous forme de code QR dans leur signature d'e-mail. Selon SüdLeasing : cette solution numérique permet également de réduire la charge administrative liée aux cartes de visite physiques.
Cela met en évidence un aspect pratique important : une carte de visite numérique ne doit pas nécessairement remplacer la signature électronique. Ces deux éléments peuvent se compléter.
Encore un exemple concret : 400 conseillers à la Volksbank Kraichgau
Un autre exemple tiré des réussites de Lemontaps montre pourquoi les coordonnées numériques centralisées sont particulièrement intéressantes pour les équipes de grande taille.
La Volksbank Kraichgau utilise Lemontaps pour plus de 400 conseillers et conseillères. Auparavant, les cartes de visite papier traditionnelles entraînaient notamment des commandes supplémentaires lorsque les coordonnées changeaient. Les stocks inutilisés et la charge administrative liée aux commandes et aux livraisons étaient également considérés comme des défis.
Avec Lemontaps, les coordonnées peuvent être mises à jour numériquement, sans avoir à imprimer de nouvelles cartes. Cela permet également d'intégrer plus facilement les nouveaux collaborateurs dans le processus.
Le même principe s'applique à une signature Outlook :
Les coordonnées ne devraient pas devoir être mises à jour manuellement à plusieurs endroits différents.
Lorsque les données des collaborateurs sont gérées de manière centralisée, la signature et le profil numérique peuvent s'appuyer sur les mêmes informations.
Conclusion : modifier facilement sa signature Outlook ou la gérer de manière professionnelle
Créer ou modifier une signature Outlook est très simple. Dans Outlook classique, cette fonctionnalité se trouve sous Fichier → Options → Courrier → Signatures. Dans le nouvel Outlook et dans Outlook sur le Web, accédez à Paramètres → Comptes → Signatures.
Pour les utilisateurs individuels, cela est tout à fait suffisant.
Cependant, dès qu’un grand nombre de collaborateurs est concerné, la tâche prend une autre dimension. Il ne s’agit alors plus simplement de créer une belle signature. L’objectif est que tous les collaborateurs utilisent les mêmes informations d’entreprise à jour, sans que chacun doive mettre à jour sa signature lui-même.
Les exemples de clients de Lemontaps montrent que cette approche centralisée s'avère particulièrement pertinente pour les grandes organisations. La Volksbank Kraichgau, par exemple, utilise Lemontaps pour plus de 400 conseillers et a ainsi pu centraliser la gestion des coordonnées numériques. Chez Frisius & Partner, la carte de visite numérique est associée à la signature d'e-mail, tandis que SüdLeasing diffuse notamment la carte de visite numérique via la signature d'e-mail. La signature Outlook s'inscrit ainsi dans une stratégie de communication numérique plus large.
Lemontaps permet de relier de manière centralisée les modèles de signature, les données des collaborateurs, les groupes d'utilisateurs, les langues, les codes QR, les cartes de visite numériques et les campagnes. La signature est intégrée directement dans Outlook et peut être mise à jour de manière centralisée.
Tu souhaites tirer le meilleur parti de ta signature Outlook ? Crée en quelques minutes une signature professionnelle pour toi ou ton équipe grâce à Lemontaps.
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Foire aux questions sur la signature Outlook
Comment modifier ma signature dans Outlook ?
- Dans la version classique d'Outlook, rendez-vous dans Fichier → Options → Courrier → Signatures. Lorsque vous rédigez un message, vous pouvez également accéder à la signature via l'onglet « Insérer » dans la version classique d'Outlook. Dans la nouvelle version d'Outlook et dans Outlook sur le Web, vous trouverez ce paramètre sous Paramètres → Comptes → Signatures. Sélectionnez ensuite la signature souhaitée, modifiez-la et enregistrez les modifications.
Comment créer une nouvelle signature ?
- Ouvre la gestion des signatures de ta version d'Outlook et sélectionne « Nouvelle signature » ou « Ajouter une signature ». Donne-lui un nom, crée ta signature et enregistre-la ; cela est également possible dans l'application Outlook sur les appareils mobiles, mais les fonctionnalités peuvent y varier.
Où puis-je trouver les signatures dans la nouvelle version d'Outlook ?
- Dans la nouvelle version d'Outlook, tu trouveras la gestion des signatures sous Paramètres → Comptes → Signatures. Tu peux y créer de nouvelles signatures, modifier celles qui existent déjà et définir des signatures par défaut.
Comment définir une signature par défaut ?
- Dans les paramètres de signature, tu peux définir quelle signature sera automatiquement utilisée pour les nouveaux messages, ainsi que pour les réponses et les transferts.
Que doit contenir une signature professionnelle ?
- Une signature professionnelle doit au minimum comporter votre nom, votre fonction, le nom de l’entreprise et vos coordonnées essentielles. Cela permet notamment d’être plus facilement joignable, d’inspirer davantage confiance et d’assurer une image cohérente. Selon le contexte, il peut également être judicieux d’y ajouter l’adresse de votre site web, votre logo, des liens vers vos réseaux sociaux ou un code QR renvoyant vers votre carte de visite numérique – notamment pour soigner votre image professionnelle et permettre de vous joindre rapidement. Un design épuré avec une police de caractères adaptée renforce en outre votre crédibilité.
Puis-je insérer une image ou un logo dans ma signature Outlook ?
- Oui. Outlook prend en charge les images et les logos dans les signatures d'e-mails. Veille à ce que leur taille soit adaptée afin que la signature s'affiche correctement sur les appareils mobiles.