Application de numérisation de cartes de visite | Numériser ses contacts grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) – Lemontaps

Vidéo 1 : Application de numérisation de cartes de visite de Lemontaps 

Comment fonctionne l'application Lemontaps de numérisation de cartes de visite ?

Le processus de saisie d'une carte de visite numérique peut en principe être divisé en quatre étapes.

1. Photographier une carte de visite

La carte de visite est numérisée à l'aide d'un smartphone. Le commercial n'a ainsi pas besoin de saisir manuellement les coordonnées dans un formulaire.

C'est particulièrement vrai lors des salons professionnels. Après plusieurs entretiens, personne n'a envie de passer du temps à saisir son nom, le nom de son entreprise et son numéro de téléphone entre deux rendez-vous.

Avec Lemontaps, les cartes de visite papier peuvent être numérisées directement. Le scanner prend en charge plusieurs langues, dont le chinois et le japonais.

2. L'OCR reconnaît les coordonnées

Une fois la carte de visite numérisée, les informations qu'elle contient sont automatiquement extraites et converties en coordonnées numériques.

Il y a toutefois un point important qui fait défaut dans de nombreux articles généraux consacrés aux scanners de cartes de visite : l'OCR n'est pas l'objectif en soi. L'objectif, c'est d'obtenir un contact exploitable.

Un nom qui a certes été reconnu, mais qui doit ensuite être retapé manuellement, ne résout que partiellement le problème. C'est pourquoi une bonne solution de numérisation devrait transférer directement les informations reconnues vers la suite du flux de travail.

4. Exporter directement vers le CRM

Une fois la vérification effectuée, les coordonnées numérisées peuvent être intégrées dans le flux de travail prévu à cet effet. En fonction de la configuration de Lemontaps utilisée et de l'intégration au CRM, les contacts peuvent ainsi être transférés directement vers les systèmes existants.

Cela présente un intérêt particulier pour les équipes commerciales et événementielles : les coordonnées recueillies lors d'un salon ou d'une conférence n'ont pas besoin d'être saisies manuellement plusieurs jours plus tard.

Cela modifie le déroulement réel du travail :

Carte papier → Saisie → Excel → CRM

devient :

Carte de visite → Numérisation → Vérification → CRM

Cette différence peut s'avérer importante, notamment dans le cas d'équipes commerciales de grande taille.

Figure 2 : Transfert du contact vers le CRM

Avantages d'une application de numérisation de cartes de visite

Une application de numérisation de cartes de visite peut simplifier l'ensemble du processus, de la saisie au traitement numérique.

Pas de saisie manuelle des données

• La saisie manuelle des noms, numéros de téléphone et adresses e-mail prend du temps et peut entraîner des erreurs de saisie. La saisie manuelle de champs individuels n'est alors généralement nécessaire que pour apporter des corrections, plutôt que pour saisir intégralement chaque contact.
• Grâce à la reconnaissance automatique de texte, les informations essentielles sont numérisées dès leur saisie. Un lecteur de cartes de visite accélère encore davantage cette étape et réduit la charge de travail par rapport à une saisie manuelle.

Saisie rapide des prospects lors d'événements

• Lors des salons et des événements, on noue souvent de nombreux nouveaux contacts en l'espace de quelques heures seulement. La saisie numérique permet d'enregistrer ces contacts de manière structurée, directement pendant ou après l'entretien.
• Cela permet d'accélérer la transition entre l'entretien en face à face et le suivi ultérieur.

Stockage structuré des données

• Au lieu de collectionner de nombreuses cartes papier, les informations sont enregistrées sous forme numérique.
• Cela permet d'organiser et de traiter plus facilement les contacts, et de les intégrer aux processus existants.

Intégration CRM

• Pour les équipes commerciales, l'intégration avec le CRM revêt une importance particulière. Lorsque les nouveaux contacts sont transférés directement dans les systèmes existants, cela évite une étape manuelle supplémentaire.
• Les cartes de visite collectées peuvent ainsi être transformées plus rapidement en prospects exploitables.

Protection des données et RGPD

• Lors du traitement des coordonnées, les entreprises doivent toujours tenir compte des données à caractère personnel traitées, de l'endroit où elles sont stockées et des systèmes qui y ont accès.
• Pour les entreprises en Allemagne et dans l'UE, il est donc particulièrement important que leurs processus soient conçus dans le respect de la protection des données. Les exigences concrètes applicables dépendent notamment du traitement concerné, des services utilisés et de la configuration individuelle.

À qui s'adresse une application de numérisation de cartes de visite ?

Une application de numérisation de cartes de visite peut s'avérer utile partout où l'on collecte régulièrement des cartes de visite papier.

équipes commerciales

Les commerciaux nouent régulièrement de nouveaux contacts lors de salons professionnels, de rendez-vous clients et d'événements de réseautage. Grâce à la saisie numérique, les coordonnées peuvent être intégrées plus rapidement dans le processus commercial.

Équipes chargées de l'organisation d'événements

Lors d'événements, on établit souvent de nombreux contacts en peu de temps. Les équipes peuvent regrouper les contacts enregistrés dans une base de données commune afin de faciliter le suivi et la coordination. Cela permet également de définir des tâches pour le suivi et de les coordonner au sein de l'équipe. L'enregistrement numérique peut aider à organiser de manière centralisée les informations recueillies et à les traiter ultérieurement.

Marketing

Les contacts établis lors de salons, de conférences et d'événements sont également importants pour les équipes marketing. Une saisie numérique structurée facilite la segmentation et le suivi ultérieurs.

Entreprises de taille moyenne

Pour les entreprises qui utilisent encore des cartes de visite papier, une application de numérisation peut constituer un moyen simple de se lancer dans la numérisation de la gestion des contacts.

iPhone et Android – l'application de numérisation fonctionne-t-elle sur tous les appareils ?

Une solution moderne de numérisation de cartes de visite doit offrir un maximum de flexibilité afin que les équipes puissent travailler quel que soit l'appareil utilisé.

Lemontaps propose à la fois une application mobile et un accès via le Web. L'application Web peut être utilisée sans installation ; l'application mobile offre des fonctionnalités supplémentaires telles que l'utilisation hors ligne et un accès plus rapide. Cela permet d'intégrer le processus de prise de contact de manière flexible dans le quotidien professionnel.

iPhone

• Les cartes de visite peuvent être saisies à l'aide d'un iPhone via l'application correspondante ou le flux de travail numérique prévu à cet effet sur la plateforme iOS. Cela vaut également dans le contexte des appareils Apple et des services associés.

Android

• Les smartphones Android peuvent également être utilisés pour la numérisation des cartes de visite, à condition que le flux de travail Lemontaps concerné ou la fonctionnalité correspondante soit prise en charge.

Directement via le site web

• Selon le cas, l'utilisation peut également se faire via un site web. Les profils de contact numériques peuvent alors être partagés via un lien. Cela permet d'organiser les processus de prise de contact numérique indépendamment d'une carte de visite papier classique.
• Selon la solution utilisée, les cartes de visite numériques peuvent également être enregistrées dans le Wallet afin de pouvoir les présenter plus rapidement.

Une alternative à la numérisation des cartes de visite : les cartes de visite numériques

Le scanner de cartes de visite résout un problème qui s'est déjà posé :

Quelqu'un vous remet une carte papier.

L'autre possibilité consiste à échanger les coordonnées par voie numérique dès le début.

Au lieu de :

Papier → Photo → OCR → Vérification → CRM

La procédure peut se dérouler comme suit :

Carte de visite numérique → code QR ou NFC → contact numérique

Une carte de visite NFC Lemontaps contient, par exemple, une puce NFC. Lorsqu'on la présente devant un smartphone compatible, le profil numérique s'ouvre. Il est également possible d'utiliser un code QR.

Cela présente un intérêt particulier pour les collaborateurs qui communiquent eux-mêmes fréquemment leurs coordonnées.

Illustration 3 : Carte de visite numérique de Lemontaps 

Ce que les entreprises parviennent à réaliser concrètement grâce à Lemontaps

C'est à travers des cas d'utilisation concrets que l'on comprend le mieux les avantages d'une application de numérisation.

TAKRAF : moins de travail manuel après les salons

Le groupe TAKRAF, qui compte environ 1 000 collaborateurs, décrit dans son témoignage de réussite Lemontaps un point de départ concret : avant la numérisation, les coordonnées et les prospects recueillis lors d'événements devaient être saisis manuellement, puis transférés dans le CRM.

Avec Lemontaps, le processus de création de cartes de visite a été numérisé. Contacts peuvent être saisies lors de salons et d'événements grâce au scanner de cartes de visite intégré, puis transférées automatiquement dans le CRM. C'est justement après des événements ayant généré de nombreux nouveaux contacts que la qualité et la précision de la saisie constituent des exigences pratiques au quotidien.

Nadine Weichert, responsable de la communication d'entreprise, décrit la numérisation de la gestion des cartes de visite comme une étape importante dans la transformation numérique de l'entreprise.

Ce qui est particulièrement intéressant ici, c'est l'aspect pratique : la numérisation ne concerne pas seulement la carte elle-même. Elle transforme le processus qui se cache derrière, depuis la prise de contact lors du salon jusqu'au travail ultérieur dans le CRM.

SONNTAG & Partner : Collecte numérique de prospects lors de grands événements

Le cabinet d'avocats d'affaires SONNTAG & Partner utilise lui aussi Lemontaps pour la gestion de ses contacts.

L'entreprise mise sur une combinaison de cartes de visite numériques et physiques. Parallèlement, la collecte des prospects lors des grands événements a été numérisée. Les coordonnées peuvent être saisies rapidement par voie numérique, puis traitées ultérieurement.

Cela met en évidence un aspect important tiré de la pratique : les entreprises ne doivent pas nécessairement supprimer toutes leurs cartes papier du jour au lendemain. Une approche hybride peut s'avérer plus judicieuse.

Si vous distribuez vous-même des cartes de visite numériques, vous pouvez les utiliser pour vos propres contacts. Parallèlement, vous pouvez continuer à numériser à l'aide du scanner les cartes de visite papier que vous recevez d'autres interlocuteurs.

VR Star : combiner carte de visite numérique et scanner

VR Star montre également que les deux aspects du processus de mise en réseau peuvent se compléter.

Katrin Weiland, directrice générale, explique qu'elle peut partager sa carte de visite numérique Lemontaps via NFC ou code QR. Elle utilise également Lemontaps pour numériser et gérer les cartes de visite papier d'autres contacts, par exemple lors d'événements de réseautage à l'OMR.

Les problèmes les plus courants lors de la numérisation de cartes de visite

Un bon scanner ne suffit pas à lui seul à garantir un bon processus de génération de prospects. Dans la pratique, les problèmes surviennent souvent à d'autres niveaux.

Problème n° 1 : les contacts sont bien analysés, mais ne font l'objet d'aucun traitement ultérieur

• Un contact enregistré sous forme numérique ne constitue pas encore un prospect qualifié.
• C'est pourquoi Lemontaps permet d'utiliser des formulaires de prospection personnalisés. Cela permet, par exemple, de saisir directement et de manière structurée les informations issues de l'entretien, telles que l'intérêt manifesté, les notes prises pendant l'entretien ou les prochaines étapes.

Problème n° 2 : manque d'informations après le salon

• Une carte de visite ne contient généralement que les informations de base. Or, les services commerciaux et marketing ont souvent besoin d'informations supplémentaires : profil LinkedIn, taille de l'entreprise, numéro de téléphone ou autres détails.
• Lemontaps propose donc un système d'enrichissement des coordonnées basé sur l'IA, qui permet de compléter a posteriori les informations manquantes.

Problème n° 3 : l'équipe utilise des processus différents

• Si chaque collaborateur enregistre ses contacts différemment, le suivi devient difficile.
• Avec Lemontaps, les événements peuvent être organisés sous forme de groupes distincts et il est possible, par exemple, d'y enregistrer des formulaires de prospection personnalisés, des modèles de cartes de visite et des e-mails de suivi. Cela permet d'adapter davantage le processus à chaque événement.

Problème n° 4 : les contacts restent bloqués entre différents systèmes

• La dernière étape est souvent la plus décisive : le transfert vers le CRM.
• Lemontaps propose à cet effet des intégrations CRM et Outlook, ainsi que des exportations vers Excel. Les contacts enregistrés dans le cadre du processus événementiel peuvent ainsi être transférés vers les systèmes existants.

Conclusion : de la carte de visite au contact numérique

Une application de numérisation de cartes de visite permet d'automatiser la première étape de la conversion des coordonnées papier en coordonnées numériques. Mais pour les entreprises, la véritable valeur ajoutée ne se manifeste qu’ensuite.

La question cruciale n'est pas :

« L'application peut-elle lire une carte de visite ? »

Mais :

« Que devient ce contact par la suite ? »

Chez Lemontaps, le processus va de la numérisation d'une carte de visite papier à la vérification et à l'enrichissement par IA, jusqu'au transfert vers des systèmes CRM. Il est également possible de saisir des badges de salon et des codes QR LinkedIn, ainsi que d'organiser des événements à l'aide de formulaires de prospection personnalisés et de suivis.

L'expérience d'entreprises telles que TAKRAF et SONNTAG & Partner montre que le cas d'utilisation va au-delà de la simple numérisation : il s'agit de simplifier l'ensemble du processus, de l'entretien en face à face au suivi numérique.

Et si vous ne souhaitez pas du tout créer de carte papier, vous pouvez directement opter pour une carte de visite numérique ou NFC.

Essayez Lemontaps : enregistrez vos prospects de manière numérique et gagnez du temps lors du suivi.

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Foire aux questions sur l'application de numérisation de cartes de visite

Comment fonctionne une application de numérisation de cartes de visite ?

Une application de numérisation de cartes de visite permet de photographier une carte de visite imprimée ou de la numériser, puis d'analyser son texte à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Les noms, les noms d'entreprise, les numéros de téléphone et autres coordonnées sont reconnus et présentés de manière structurée ; pour ce faire, l'application analyse les photos de la carte et traite le contenu pour en faire des coordonnées numériques. Les données peuvent ensuite être vérifiées, enregistrées et, selon la solution utilisée, transférées vers d'autres systèmes.

L'application Scanner fonctionne-t-elle sur iPhone et Android ?

La disponibilité dépend de l'application concernée et des plateformes qu'elle prend en charge. Les solutions modernes peuvent prendre en charge aussi bien les appareils mobiles que les flux de travail basés sur le Web. Dans le cas de Lemontaps, il convient de vérifier les fonctionnalités et les appareils actuellement pris en charge avant toute utilisation.

Puis-je exporter des contacts directement vers le CRM ?

Une connexion à un système CRM peut considérablement simplifier le processus, car les coordonnées saisies numériquement peuvent être directement intégrées aux processus commerciaux existants. Les systèmes CRM et les intégrations pris en charge dépendent de la configuration de Lemontaps.

Cette utilisation est-elle conforme au RGPD ?

La conformité au RGPD ne dépend pas uniquement de l'application de numérisation elle-même, mais de l'ensemble du processus de traitement des données à caractère personnel. Les entreprises doivent notamment vérifier quelles données sont traitées, où elles sont stockées et quels prestataires ou systèmes interviennent.

Qu'est-ce que l'OCR et quel est le niveau de fiabilité de la reconnaissance ?

OCR est l'acronyme de « Optical Character Recognition » (reconnaissance optique de caractères) et désigne la reconnaissance automatique de texte à partir d'images. Sur une carte de visite, par exemple, l'OCR permet de reconnaître des noms, des adresses e-mail ou des numéros de téléphone. Grâce à l'apprentissage automatique, la reconnaissance de texte peut souvent être davantage automatisée et améliorée.

Quelle est l'alternative à la numérisation des cartes de visite ?

Une alternative consiste à utiliser la carte de visite numérique. Les coordonnées sont ainsi partagées directement sous forme numérique, par exemple via un code QR ou la technologie NFC. Cela permet d'éviter l'étape intermédiaire consistant à utiliser une carte de visite imprimée, puis à la numériser.