Die E-Mail-Signatur als digitale Visitenkarte nutzen

Die E-Mail bleibt ein wichtiges Kommunikationstool im Business-Umfeld, auch wenn es inzwischen viele andere Möglichkeiten gibt. Ein Pflichtbestandteil einer extern versendeten Mail ist die E-Mail-Signatur. Gut eingerichtet, kann sie sogar mehr als Pflichterfüllung sein. Wie Sie die E-Mail Signatur im Unternehmen professionell einrichten und als eine Form der digitalen Visitenkarte nutzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Die E-Mail-Signatur ist ein Textblock und befindet sich ganz am Ende der Mail. Sie ersetzt im digitalen Zeitalter den Briefkopf und führt alle relevanten beruflichen Kontaktinformationen auf. Darin müssen mindestens folgende Pflichtbestandteile enthalten sein:

• Der Firmenname und die Geschäftsform entsprechend der Eintragung im Handelsregister
• Ort und Anschrift des Firmensitzes
• Das zuständige Registergericht mit der Registrierungsnummer im Handelsregister
• Informationen zu den Verantwortlichen der Gesellschaft, d.h.:
  • Bei einer GmbH sämtliche Geschäftsführer
  • Bei einer AG sämtliche Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrates

Abgesehen von diesen Pflichtteilen können Sie Ihre E-Mail-Signatur ihren Bedürfnissen anpassen. In der Regel finden sich dort noch folgende Angaben:

• Namen des Absenders der Mail
• Die Berufsbezeichnung und/oder die Abteilung
• Die E-Mail-Adresse
• Telefonnummern
• Adresse

Eine E-Mail-Signatur ist dadurch in vielen Fällen viel mehr als nur ein Abhandeln von Pflichtangaben. Unternehmen integrieren dort oftmals ihr Logo und stellen Links zur Terminvereinbarung oder ähnliches zur Verfügung. Eine E-Mail-Signatur wird so als eine Form der digitalen Visitenkarte genutzt.

Wie richte ich eine E-Mail-Signatur ein?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten im beruflichen Umfeld, die Signatur in der E-Mail anzulegen.

1. Sie lassen jeden Mitarbeiter selbst seine E-Mail Signatur erstellen.

2. Sie machen Ihren Mitarbeitern Vorgaben, welche Inhalte in die E-Mail Signatur gehören. Das Anlegen der Signatur überlassen Sie dann den Kollegen selbst.

3. Sie verwalten das Ganze zentral und haben so die Kontrolle über alle E-Mail Signaturen des Unternehmens. Für dieses Signaturmanagement gibt es geeignete Software-Lösungen.

Wenn Sie sich für Variante eins oder zwei entscheiden, müssen die Signaturen in jedem Endgerät, das für E-Mails genutzt wird, einzeln eingerichtet werden. D.h. es reicht nicht die Signatur in Outlook zu erstellen, sondern auch im Diensthandy oder einem Tablet muss dies händisch hinterlegt werden.

Hier erläutern wir kurz, wie Sie dabei vorgehen.

So erstellen Sie eine Mail Signatur in Outlook:

Öffnen Sie Ihr Outlook. Gehen Sie oben links auf „Datei“ und wählen dort unten links den Menüpunkt „Optionen“ aus. Dann öffnet sich ein neues Fenster. Links im Menü klicken Sie auf „E-Mail“ und finden dann auf der rechten Seite einen Punkt „Erstellen oder ändern Sie Signaturen…“. Wenn Sie dahinter auf den Button „Signaturen“ klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Signaturen einrichten und hinterlegen können.

So fügen Sie eine E-Mail Signatur beim iPhone ein:

Wenn Sie ein iPhone nutzen, gehen Sie zunächst in Ihre Einstellungen. Dort wählen Sie den Menüpunkt „Mail“ aus. Scrollen Sie nach unten bis zu dem Punkt „Signatur“. In dem Fenster können Sie dann für den gewünschten E-Mail-Account eine passende Signatur hinterlegen. Sie wird dann beim Versenden automatisch hinzugefügt.

Vorteile durch professionelles Signaturmanagement

Eine E-Mail-Signatur ist Teil des Außenauftritts des Unternehmens. In der Regel wird eine einheitliche Vorgabe von der Marketing-Abteilung erstellt. Wenn diese Unternehmens-Signatur nun zentral eingepflegt werden kann, bringt dies zahlreiche Vorteile mit sich:

• Zeitersparnis, da kein händisches Erstellen
• Rechtliche Sicherheit, da immer die korrekte Signatur hinterlegt ist
• Einheitlicher Auftritt ohne Wildwuchs
• Marketing-Kampagnen sind leicht integrierbar
• Änderungen schnell zentral abzubilden
• Gute Signatur-Qualität an Smartphones

Das Signaturmanagement ist ein sinnvoller IT-Service, denn es sorgt dafür, dass alle ausgehenden E-Mails stets mit der aktuellen und korrekten Signatur des Unternehmens ausgestattet sind. Dabei spielt es keine Rolle, von welchem Gerät die Mail gesendet wird. Das bringt rechtliche Sicherheit und unterstützt den professionellen Außenauftritt Ihres Unternehmens.

E-Mail-Signatur und digitale Visitenkarte

Die Signatur beinhaltet schon sämtliche Inhalte einer Visitenkarte, doch Sie können auch eine professionelle digitale Visitenkarte ergänzen. Dafür gibt es verschiedene Anbieter, bei denen Sie eine solche Visitenkarte verwalten können. Diese können Sie dann in die Signatur integrieren.

Das funktioniert bei Lemontaps ganz einfach. Denn Sie können einfach Ihren persönlichen Link zu Ihrer digitalen Visitenkarte in der Signatur hinzufügen.

Diese digitale Visitenkarte bietet dem Empfänger der Mail die Möglichkeit den Kontakt zu speichern. Er kann auch ins CRM importiert werden. Zudem können Sie die Visitenkarte mit weiteren Infos und Links pflegen und so beeinflussen, was Sie noch an Informationen zur Verfügung stellen. Das Ganze ist sehr viel übersichtlicher aufbereitet als die reine Signatur.

Fazit

Die E-Mail-Signatur sollten Sie nicht nur als ein Pflichtprodukt Ihrer E-Mails ansehen. Nutzen Sie die große Anzahl an Mails, die Ihr Unternehmen täglich verlassen, für Ihre Marketing- und Vertriebs-Zwecke. Mit einer professionellen und einheitlichen Signatur haben Sie einen kompetenten Auftritt nach außen und machen Kontakte auf weitere Informationen aufmerksam. Eine digitale Visitenkarte ist dabei eine perfekte Ergänzung.

Anne Roemer ist für das Marketing im IT-Systemhaus HTH GmbH verantwortlich. Zu den Kunden des IT-Dienstleisters zählen kleine und mittlere Unternehmen sowie Notariate und Rechtsanwälte.