Die E-Mail-Signatur als digitale Visitenkarte nutzen

Die E-Mail bleibt trotz zahlreicher neuer Kommunikationskanäle ein unverzichtbares Werkzeug im Geschäftsalltag. Ein wichtiger Bestandteil: die E-Mail-Signatur. Richtig eingesetzt, kann sie weit mehr als zunächst vermutet – sie wird zum wirkungsvollen Marketing-Instrument. Wie Sie die E-Mail-Signatur professionell einrichten, zentral verwalten und mit einer Signatur-Software effizient nutzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eine E-Mail-Signatur?

Die E-Mail-Signatur ist ein Textblock und befindet sich ganz am Ende der Mail. Sie ersetzt im digitalen Zeitalter den Briefkopf und führt alle relevanten beruflichen Kontaktinformationen auf. Die folgenden Angaben sind rechtlich verpflichtend:

Firmenname und Rechtsform gemäß Handelsregistereintrag
Sitz der Gesellschaft (Ort und Adresse)
Registergericht und Handelsregisternummer
Namen der vertretungsberechtigten Personen:
- Bei einer GmbH: alle Geschäftsführer
- Bei einer AG: alle Vorstandsmitglieder sowie der Aufsichtsratsvorsitzende

Darüber hinaus empfehlen sich folgende freiwillige Angaben:

Name des Absenders
Berufsbezeichnung und/oder Abteilung
E-Mail-Adresse
Telefonnummer(n)
Unternehmenslogo
Links zur Website oder zur Terminvereinbarung

So wird die Signatur zum visuellen Aushängeschild des Unternehmens.

Wie richte ich eine E-Mail-Signatur ein?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Signatur in der E-Mail anzulegen.

Jeder Mitarbeiter erstellt seine eigene Signatur.
Mitarbeiter erhalten Vorgaben, setzen sie aber eigenständig um.
Zentrales Signaturmanagement per Software.

Wenn Sie sich für die oberen Varianten entscheiden, müssen die Signaturen in jedem Endgerät, das für E-Mails genutzt wird, einzeln eingerichtet werden. Die ersten beiden Varianten sind fehleranfällig, zeitintensiv und schwer zu kontrollieren – besonders bei mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets. Jede Änderung muss auf jedem Gerät manuell hinterlegt werden.

So funktioniert es manuell:

In Outlook:
Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen
Hier können neue Signaturen erstellt oder bestehende angepasst werden.

Auf dem iPhone:
Einstellungen → Mail → Signatur
Dort lässt sich für jedes Konto eine individuelle Signatur anlegen.

Effizienter und professioneller geht es jedoch mit einer zentralen Lösung.

Vorteile durch professionelles Signaturmanagement

Eine E-Mail-Signatur ist Teil des Außenauftritts des Unternehmens. In der Regel wird eine einheitliche Vorgabe von der Marketing-Abteilung erstellt. Mit einer E-Mail-Signatur-Software erhalten Sie eine zentrale Lösung für alle Mitarbeitenden, unabhängig vom Endgerät oder der genutzten Plattform.

Zentrale Verwaltung aller Signaturen, einheitliches Corporate Design
Juristische Sicherheit durch rechtskonforme Pflichtangaben
Einheitlicher Auftritt aller Mitarbeiter
Smarte Integration in bestehende Tools (z. B. Active Directory)
Änderungen sind in Echtzeit implementiert
Smartphone-User müssen sich nicht mit der erschwerlichen Bedienung umherschlagen

Tipp: So verwandeln Sie Ihre E-Mail-Signatur in ein effektives Marketing-Tool: Über UTM-Parameter messen Sie, wie oft z. B. Ihre Website oder eine Landingpage über einen Link in der Signatur aufgerufen wurde – für messbare Ergebnisse in Kampagnen oder Recruiting-Aktionen.

Das Signaturmanagement ist ein sinnvoller IT-Service, denn es sorgt dafür, dass alle ausgehenden E-Mails stets mit der aktuellen und korrekten Signatur des Unternehmens ausgestattet sind. Dabei spielt es keine Rolle, von welchem Gerät die Mail gesendet wird. Das erleichtert die Kontrolle und unterstützt den professionellen Außenauftritt Ihres Unternehmens.

Die E-Mail als digitale Visitenkarte verwenden

Ihre Signatur ist mehr als ein Infoblock – sie ist der Türöffner zum Kontaktaustausch. Durch das Einbetten einer digitalen Visitenkarte schaffen Sie eine zusätzliche, interaktive Ebene für Ihre Kontakte.

Das funktioniert bei Lemontaps ganz einfach. Denn Sie können mit der Signatur-Software Ihre persönliche Visitenkarte ganz einfach der Signatur hinzufügen.

Kontakte können direkt abgespeichert werden
CRM-Import ist möglich
Mehr Informationen auf einer aufgeräumten Oberfläche
Zusatzfunktionen wie Kalendereinbindung, Social-Media-Links oder Produktinfos

So erweitern Sie Ihre E-Mail-Signatur zu einem wichtigen Touchpoint in Ihrer Customer Journey.

Fazit

Die E-Mail-Signatur sollten Sie nicht nur als ein Pflichtprodukt Ihrer E-Mails ansehen. Sie ist ein strategisches Element Ihrer Unternehmenskommunikation. Mit professionellem Signaturmanagement und der Integration einer digitalen Visitenkarte holen Sie das Maximum aus jeder versendeten E-Mail heraus. Und mit UTM-Tracking messen Sie direkt, wie die Performance Ihrer Signatur aussieht.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich unsere Signatur-Software einmal genauer anschauen wollen!