E-Mail-Signatur erstellen: Schnell & professionell

E-Mail-Signatur erstellen: So gelingt ein professioneller Auftritt

Die E-Mail ist in der Businesswelt nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Umso entscheidender ist der Eindruck, den Sie am Ende jeder Nachricht hinterlassen. Eine E-Mail-Signatur ist weit mehr als nur ein netter Abschluss: Sie ist digitale Visitenkarte, Markenbotschafterin und Vertrauensanker in einem. In diesem Artikel zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie eine professionelle Email-Signatur erstellen – mit vielen Praxis-Tipps und einem Tool, das Ihnen die Arbeit deutlich erleichtert.

Was gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur?

• Eine gute Signatur liefert alle relevanten Informationen auf einen Blick – aber ohne zu überladen. Diese Elemente gehören in jede professionelle Signatur:

  • Name und Position: Damit Ihr:e Empfänger:in weiß, mit wem er oder sie spricht.

  • Unternehmen: Der Firmenname sollte klar erkennbar sein.

  • Kontaktinformationen: E-Mail-Adresse (ja, auch wenn sie in der Mail steht), Telefonnummer und gegebenenfalls Ihre Website.

  • Logo oder Foto: Für Wiedererkennung und Vertrauen.

  • Links zu Social Media Konten: Besonders wichtig für Marketing, Sales oder Personal Branding.

  • Disclaimer (optional): Für rechtliche Hinweise, z. B. bei vertraulichen Inhalten.

  Halten Sie die Infos klar und strukturiert – weniger ist oft mehr.

Beispiel-Signatur mit QR-Code zur digitalen Visitenkarte 

E-Mail Signatur erstellen mit Lemontaps

Lemontaps hat eigenen hauseigenen Editor im Baukasten-Prinzip, mit dem Sie eine Mail-Signatur in Outlook erstellen können. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Schritt-für-Schritt eine ansprechende Signatur erstellen.

1. Voraussetzung: Lemontaps-Account
   Sie brauchen einen Lemontaps-Account, um auf dieses Feature zugreifen zu können

2. Die richtige Signatur bearbeiten
   Mit Lemontaps können Sie für verschiedene Sprachen und unterschiedliche Units eigene Signaturen erstellen. Schauen Sie hier, dass Sie die entsprechende Vorlage ausgewählt haben.
   

   

3. Gestalten Sie Layout und Inhalt
   Durch das Baukasten-Prinzip fällt Ihnen die Erstellung ansprechender Signaturen kinderleicht. Sie haben trotzdem komplette Freiheit über die Gestaltung Ihrer Signatur - und können zwischen vielen Elementen und Layouts wählen

   

4. Nutzen Sie Variablen für Ihre Signatur
   Dieses Feature ist Gold wert: Durch Variablen werden Daten wie Name, Position oder Telefonnummer direkt aus den hinterlegten Daten gezogen - dadurch sind alle Daten jederzeit korrekt - besonders praktisch, wenn Sie ein Team sind und viele Signaturen verwalten müssen.

   

5. Nutzen Sie einen Eyecatcher
   Fügen Sie ein auffälliges Element - beispielsweise ein Bild - ein, um den Blick des Lesers zu lenken. Achten Sie allerdings darauf, dass die Gestaltung trotzdem ansprechend bleibt.
   

   

6. Kontrollieren Sie Ihre Signatur
   Gehen Sie zum Abschluss noch einmal über alle Elemente. Kontrollieren Sie, ob Formatierungen korrekt sind und ob alle Platzhalter korrekt sind. Dazu können Sie die Ansicht auf "Mobilgeräte" wechseln, um zu sehen, ob die Signatur auch auf Handys gut aussieht. Um auf Nummer sicher zu gehen, schicken Sie sich eine Test-Email zu, bevor Sie die Signatur benutzen.
   

   

7. Speichern Sie Ihre Signatur
   Eigentlich selbsterklärend, aber wird trotzdem gerne mal vergessen. Speichern Sie Ihre Signatur ab. Viel Spaß mit Ihrer neuen Signatur von Lemontaps

   Mit dieser Anleitung wird Ihre neue Signatur garantiert ein Hingucker. Wenn Sie sich für die Themen rund um die Signatur-Software von Lemontaps interessieren, gibt es hier weitere Informationen.

Design-Tipps für eine professionelle E-Mail-Signatur

Selbst wenn Sie alle Inhalte gut formuliert sind – ohne durchdachtes Layout verliert sich die Wirkung. Hier sind konkrete Empfehlungen, die Sie beim Gestalten Ihrer Signatur beachten sollten:

1. Reduktion auf das Wesentliche

Weniger ist mehr. Eine Signatur sollte keine halbe Website ersetzen. Stattdessen geht es um klare, schnelle Orientierung. Nutzen Sie Zeilenumbrüche, um Abschnitte zu trennen (z. B. Name & Rolle, Kontakt, Social Media), und beschränken Sie sich auf das, was wirklich relevant ist.

2. Konsistente Schriftarten und Größen

Bleiben Sie bei einer, maximal zwei, Schriftarten – idealerweise dieselbe wie im Unternehmensauftritt (z. B. in Ihrem Newsletter oder auf der Website). Für Lesbarkeit auf allen Endgeräten empfiehlt sich eine Standardschrift wie Arial, Helvetica oder Calibri. Die Optik sollte harmonisch sein und von der Gestaltung durchdacht sein.

3. Farbakzente sinnvoll einsetzen

Farben machen eine Signatur lebendig, aber nur wenn sie gezielt eingesetzt werden. Nutzen Sie beispielsweise Branding-Elemente, wie Ihre Unternehmensfarben, für die Icons (Telefon, Mail, Social Media) oder für Trennlinien. Achten Sie dabei auf ausreichend Kontrast – vor allem bei weißem Hintergrund.

4. Bilder und Logos richtig einbinden

Ein Unternehmenslogo oder ein Porträtfoto schafft Vertrauen und sorgt für Wiedererkennung. Achten Sie aber auf die Größe: Ideal sind Bilder unter 100 KB, damit sie nicht die Ladezeit verlängern. Und wichtig: Das Bild sollte auch dann sinnvoll eingebunden sein, wenn E-Mail-Programme es zunächst blockieren.

5. Responsive Design nicht vergessen

Die Mehrheit Ihrer Mails wird auf dem Smartphone gelesen. Eine Signatur, die dort in Mini-Schrift oder völlig verzerrt dargestellt wird, hinterlässt keinen guten Eindruck.

Das Ziel: Ihre Signatur sollte professionell, übersichtlich und markenkonform sein. Dadurch vermitteln Sie dem Empfänger, dass Sie ambitioniert sind und sich mit Ihrer Marke identifizieren.

5 Fehler, die man vermeiden sollte

Auch wenn es simpel klingt – bei der Gestaltung und Nutzung von E-Mail-Signaturen passieren häufig dieselben Fehler. Hier sind die fünf häufigsten und wie Sie sie vermeiden:

1. Die Signatur ist überladen

Manche Signaturen lesen sich wie ein Lebenslauf: Titel, Abteilungen, vier Telefonnummern, fünf Links und ein Gedicht zum Schluss. Das wirkt unprofessionell und schreckt ab. Faustregel: maximal 4–5 Zeilen Hauptinfos, der Rest sollte verlinkt oder optional sein.

2. Bilder sind falsch eingebunden

Ein Bild, das als Dateianhang angezeigt wird, erzeugt Verwirrung. Auch zu große Logos oder verpixelte Fotos hinterlassen keinen guten Eindruck. Bilder sollten direkt im HTML-Code eingebettet werden, damit sie korrekt dargestellt werden – auch in Outlook oder Apple Mail.

3. Veraltete oder falsche Infos

Eine alte Telefonnummer oder ein toter Link in der Signatur - klassische Fettnäpfchen. Überprüfen Sie Ihre Daten regelmäßig. Noch besser: Nutzen Sie eine zentrale Verwaltung wie bei Lemontaps, wo Änderungen automatisch für das gesamte Team übernommen werden.

4. Unprofessionelle Inhalte

Ein Smiley am Ende, ein Zitat von Einstein oder ein halbironischer Abschiedsgruß – was persönlich sympathisch wirken mag, ist im Business-Kontext meist fehl am Platz. Eine Signatur sollte Klarheit und Kompetenz ausstrahlen, keine Gemütslage oder Privathumor.

5. Keine einheitliche Lösung im Team

Wenn jede:r Mitarbeiter:in im Unternehmen eine andere Signatur nutzt – in Stil, Logo oder Reihenfolge – wirkt das chaotisch. Einheitliche Signaturen stärken das Markenbild und sorgen dafür, dass Ihre Kommunikation auch visuell als Team auftritt.

Wenn Sie diese 5 Fehler vermeiden, wird Ihre E-Mail-Signatur bereits deutlich besser sein, als bei Ihrer Konkurrenz.

Bonus: digitale Visitenkarte als Erweiterung zur Signatur

Die klassische Signatur hat ihre Grenzen – Gerade vom inhaltlichen Umfang. Eine digitale Visitenkarte geht einen Schritt weiter und macht Ihre Signatur interaktiv.

Mit Lemontaps können Sie direkt aus Ihrer E-Mail-Signatur auf eine persönliche Visitenkarte verlinken – eine Mini-Landingpage, die Sie als professioneller Kontakt präsentiert:

Das bringt Ihnen die digitale Visitenkarte:

• Alle Ressourcen auf einen Blick: Neben Kontaktdaten können auch Kalenderlinks (z. B. für Terminbuchungen), PDFs (z. B. Whitepaper), Portfolio-Links oder Video-Intros eingebunden werden.

• Einfach teilbar: Per QR-Code oder Link lässt sich die digitale Visitenkarte teilen. Nicht nur in der Signatur, sondern auch in Meetings, auf Messen oder bei LinkedIn-Kontakten.

• Messbar & dynamisch: Sie können nachvollziehen, wie oft die Karte aufgerufen wird, welche Links geklickt wurden und was gut funktioniert. Durch das Tracking haben Sie einen echten Vorteil im Vergleich zur „statischen“ Signatur.

• Immer aktuell: Ändert sich Ihre Telefonnummer oder Rolle, wird die Info in Echtzeit geändert – ohne dass Sie jeden Kontakt einzeln informieren müssen.

Das Beste: Die digitale Visitenkarte ist kein Ersatz, sondern eine clevere Erweiterung. Wer sie nutzt, zeigt digitalen Fortschritt, Professionalität und macht es seinem Gegenüber leicht, in Kontakt zu bleiben.

Fazit

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist kein „Nice to have“, sondern ein Muss für jeden, der seriös auftreten möchte. Sie vermittelt nicht nur Informationen, sondern auch Vertrauen und Markenkompetenz. Mit Lemontaps können Sie diesen wichtigen Touchpoint modern, effizient und einheitlich gestalten – egal ob als Einzelperson oder für ein ganzes Team.

Also: Schluss mit Copy-Paste-Signaturen. Gestalten Sie Ihren digitalen Auftritt – ganz einfach und wirkungsvoll.

Wenn Sie den E-Mail-Signatur-Generator von Lemontaps testen wollen und sich selbst ein Bild vom Online-Editor machen wollen, können Sie sich ganz einfach einen Termin sichern. Ansonsten gibt es hier weitere Informationen zum Erstellen von E-Mail-Signaturvorlagen mit Lemontaps.