Outlook Signatur erstellen, ändern und einrichten – So geht's

Eine Outlook Signatur zu erstellen oder zu ändern dauert nur wenige Minuten. Schwieriger wird es, wenn aus einer einzelnen Signatur ein einheitlicher Auftritt für ein ganzes Unternehmen werden soll.

Denn spätestens wenn mehrere Mitarbeitende unterschiedliche Logos, Telefonnummern oder veraltete Banner in ihren E-Mails verwenden, wird die manuelle Signaturpflege zur laufenden Aufgabe. Genau an diesem Punkt unterscheiden sich die Möglichkeiten von Outlook und einer zentralen Lösung wie Lemontaps.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du eine Signatur in Classic Outlook, New Outlook und Outlook im Web einrichtest, welche Informationen in eine professionelle E-Mail-Signatur gehören und welche typischen Probleme Unternehmen bei der manuellen Pflege erleben. Außerdem zeigen wir, wie Lemontaps Signaturen zentral verwaltet und warum sich das besonders für Teams, mehrere Standorte und unterschiedliche Abteilungen eignet.

Outlook Signatur ändern – Classic Outlook (Desktop)

Im klassischen Outlook für Windows kannst du deine bestehende E-Mail-Signatur direkt über die Outlook-Optionen bearbeiten. Der Menüpfad gilt unter anderem für Outlook 2016, 2019, 2021 und Microsoft 365 Desktop.

So änderst du deine Outlook Signatur

Öffne Outlook auf deinem Computer.
Klicke oben links auf Datei.
Wähle die Option "Optionen".
Klicke links auf E-Mail.
Wähle Signaturen; damit öffnest du den Signatur-Abschnitt in Outlook.
Wähle unter „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ die gewünschte Signatur aus und passe sie im Bearbeitungsfeld an.
Bearbeite deine Kontaktdaten, Links, Bilder oder das Design.
Klicke auf Speichern und anschließend auf OK.

Abbildung 1: Outlook Signatur im Classic Outlook

Du kannst hier auch mehrere Signaturen anlegen, beispielsweise eine ausführliche Signatur für neue E-Mails und eine kürzere Version für Antworten.

Outlook Signatur erstellen – Neues Outlook & Outlook im Web

Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web ist der Aufbau etwas anders. Die Verwaltung deiner Signatur erfolgt direkt über die Einstellungen.

Neue Signatur erstellen

Öffne Outlook. Hinweis: Je nach App oder Web-Oberfläche kann die Einrichtung leicht abweichen.
Klicke oben rechts auf das Zahnrad für Einstellungen.
Öffne Konten.
Wähle Signaturen.
Klicke auf Neue Signatur bzw. Signatur hinzufügen.
Vergib einen Namen für deine Signatur.
Erstelle deine Signatur im Editor.
Lege fest, ob sie automatisch für neue E-Mail-Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen verwendet werden soll.
Speichere deine Einstellungen.

Abbildung 2: Outlook Signatur im Outlook Web

Abbildung 2: Outlook Signatur im Outlook Web

Classic Outlook oder New Outlook?

Die grundlegende Funktion ist in beiden Versionen gleich. Der wichtigste Unterschied liegt im Menüpfad.

Outlook-Version	Wo findest du die Signatur?	Automatisch einfügen
Classic Outlook	Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen	Ja
New Outlook	Einstellungen → Konten → Signaturen	Ja
Outlook im Web	Einstellungen → Konten → Signaturen	Ja

Wenn du nicht weißt, welche Outlook-Version du verwendest, prüfe zunächst, ob deine Oberfläche die klassische Menüleiste mit Datei → Optionen oder die neue Oberfläche mit dem Zahnrad für Einstellungen verwendet. Outlook bietet als E-Mail-Programm je nach Version unterschiedliche Menüpfade für dieselbe Funktion, etwa in Microsoft 365 bzw. Office 365 auf dem Desktop oder in der Web-Version.

Outlook Signatur automatisch einfügen

Du möchtest nicht bei jeder E-Mail deine Signatur manuell einfügen? Outlook kann eine Signatur automatisch an neue Nachrichten sowie an Antworten und Weiterleitungen anhängen.

Standardsignatur im Classic Outlook festlegen

Öffne Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen.
Wähle das gewünschte E-Mail-Konto aus.
Wähle unter Neue Nachrichten deine Standardsignatur.
Wähle unter Antworten/Weiterleitungen die gewünschte Signatur.
Klicke auf OK.

Standardsignatur im neuen Outlook festlegen

Öffne Einstellungen → Konten → Signaturen.
Wähle dein E-Mail-Konto aus.
Wähle die gewünschte Signatur für neue Nachrichten.
Lege anschließend die Signatur für Antworten und Weiterleitungen fest.
Speichere die Änderungen.

Damit wird die ausgewählte Signatur automatisch in deinen E-Mails verwendet.

Was gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur in Outlook?

Eine professionelle E-Mail-Signatur sollte die wichtigsten Informationen schnell erfassbar machen. Sie sollte deine E-Mail ergänzen und nicht vom eigentlichen Inhalt ablenken.

Diese Angaben gehören in eine professionelle Signatur

Vor- und Nachname
Position oder Funktion
Unternehmen
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Website
Unternehmenslogo
Social-Media-Links
optional: QR-Code zur digitalen Visitenkarte

Entscheidend ist dabei nicht, möglichst viele Informationen unterzubringen. Entscheidend ist, welche Informationen der Empfänger tatsächlich benötigt.

Ein Vertriebsteam kann beispielsweise von einem Terminlink oder einer digitalen Visitenkarte profitieren. Für Recruiting können Karriereseiten oder aktuelle Stellenangebote relevant sein. Marketing-Teams können zeitlich begrenzte Kampagnen oder Events über ein Banner in der Signatur kommunizieren.

Dadurch wird die Signatur vom reinen Kontaktblock zu einem kleinen Kommunikationskanal.

Abbildung 3: Beispiel einer E-Mail Signatur

Abbildung 3: Beispiel einer E-Mail Signatur

Was sollte nicht in die Signatur?

Eine Signatur sollte nicht zu groß oder überladen sein, sonst wird sie schnell zum Problem. Vermeide daher möglichst lange Texte, zu viele Links, große Bilder und unnötige Informationen.
Als Best Practices gilt: Eine professionelle Signatur sollte idealerweise auf 4–6 Zeilen begrenzt bleiben.
Auch beim Design gilt: Weniger ist mehr. Eine klare Struktur, eine einheitliche Schriftart und gut lesbarer Text sorgen dafür, dass deine Kontaktdaten auf Desktop und Smartphone gut lesbar bleiben.
Große Bilder solltest du ebenfalls vermeiden; für Logos reicht in der Regel eine Größe von maximal 300 x 100 Pixel.
Das stärkt die Seriosität und kann professionellen Signaturen sogar helfen, die Spam-Einstufung zu reduzieren.

Eine gute Unternehmenssignatur sollte deshalb klar strukturiert, technisch sauber und für Desktop wie Smartphone geeignet sein.

Wenn du eine professionelle Signatur erstellen möchtest, findest du weitere Tipps in unserem Artikel „E-Mail Signatur erstellen“.

Grenzen der klassischen Outlook-Signatur

Eine manuelle Outlook-Signatur funktioniert hervorragend, solange es um eine einzelne Person geht. In einem Unternehmen sieht die Situation anders aus.
Stell dir vor, ein Unternehmen hat 150 Mitarbeitende. Das Corporate Design wird geändert und das Logo in der E-Mail-Signatur soll ebenfalls aktualisiert werden. Gleichzeitig soll ein neuer Kampagnenbanner für vier Wochen ausgespielt werden.
Bei einer manuellen Lösung müssen die Mitarbeitenden ihre Signatur selbst anpassen. Einige machen das sofort, andere später. Manche vergessen es. Und bei manchen ist möglicherweise noch eine alte Version der Signatur hinterlegt.

Das Ergebnis: Nach außen kommuniziert dasselbe Unternehmen mit mehreren unterschiedlichen Signaturversionen. Solche Situationen sind einer der Gründe, warum Unternehmen ihre Signaturen zentral verwalten.

Genau hier setzt Lemontaps an und bietet im Unterschied zur rein manuellen Pflege softwaregestützte Tools für eine einheitliche und effizientere Verwaltung. Unternehmen wechseln je nach Bedarf auf zentrale Lösungen, um die manuelle Pflege zu reduzieren und Fehler bei E-Mail-Signaturen zu vermeiden.

Outlook-Signaturen zentral mit Lemontaps verwalten

Mit Lemontaps lassen sich E-Mail-Signaturen zentral für Teams und Unternehmen verwalten. Statt dass jede Person ihre Signatur individuell erstellt, legt das Unternehmen Templates und Regeln zentral fest.
Das ist besonders interessant, wenn mehrere Abteilungen, Standorte oder Sprachen berücksichtigt werden müssen.
Ein Unternehmen kann beispielsweise ein zentrales Template erstellen und personenbezogene Informationen wie Name, Position, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse über die jeweiligen Mitarbeiterdaten einfügen.
So muss nicht jede Person ihre eigene Signatur formatieren.

Beispiel aus der Praxis

Ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen möchte unterschiedliche Signaturen verwenden:

Vertrieb soll einen Terminlink und eine digitale Visitenkarte anzeigen.
Recruiting soll auf Karrieremöglichkeiten aufmerksam machen.
Marketing möchte einen aktuellen Event-Banner ausspielen.
Die Geschäftsführung soll eine reduzierte Signatur verwenden.

Mit einer zentralen Verwaltung lassen sich solche Anforderungen in Templates und Regeln abbilden, anstatt für jede Person einzelne Signaturen manuell zu pflegen.

Der entscheidende Unterschied ist dabei nicht nur das Design. Es geht vor allem um Kontrolle und Aktualität.

Wenn sich beispielsweise die Telefonnummer eines Mitarbeiters ändert, kann diese Information zentral gepflegt werden. Ändert sich das Corporate Design, muss nicht jede Person selbst daran denken, ihre Signatur zu aktualisieren.

Signatur mit Lemontaps erstellen

Mit dem Lemontaps-Editor kannst du eine professionelle E-Mail-Signatur gestalten und verschiedene Inhalte miteinander kombinieren. Dazu gehören unter anderem Kontaktdaten, Bilder, Logos, Links und eine digitale Visitenkarte.

Öffne den Bereich E-Mail-Signatur → Signaturen.
Lege eine neue Signatur an.
Vergib einen Namen für das Template bzw. die Vorlage.
Gestalte die Signatur im Editor und baue bei Bedarf einen klar strukturierten Textblock für eine einheitliche Corporate Identity auf.
Ergänze die gewünschten Inhalte und Links.
Speichere das Template.
Weise die Signatur den gewünschten Nutzern oder Nutzergruppen zu.

So kann beispielsweise eine einheitliche Signatur für das gesamte Vertriebsteam erstellt werden.

Abbildung 4: Erstellen einer E-Mail Signatur bei Lemontaps

Abbildung 4: Erstellen einer E-Mail Signatur bei Lemontaps

Vorteile der Signatur bei Lemontaps

Lemontaps ermöglicht es außerdem, Regeln für die Verwendung verschiedener Signaturen festzulegen.
Du kannst beispielsweise definieren, welche Signatur bei allen Empfängern, nur bei internen Empfängern oder nur bei externen Empfängern verwendet werden soll. Auch bestimmte E-Mail-Adressen oder Domains können berücksichtigt werden.
Zusätzlich lassen sich Signaturen zeitlich steuern. Das ist beispielsweise für saisonale Kampagnen, Events oder Messen interessant.
Ein weiterer Vorteil der zentralen Verwaltung: Ändern sich die hinterlegten Kontaktdaten oder das Signaturdesign, müssen Mitarbeitende die Änderung nicht zwingend selbst durchführen. Bei Bedarf lassen sich Anpassungen zentral ausrollen.
Über Templates und Platzhalter können beispielsweise Name, Position, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse automatisch aus den hinterlegten Profildaten übernommen werden.
So bleibt der Außenauftritt des Unternehmens einheitlich und aktuelle Informationen können zentral gepflegt werden, wobei entsprechende Software auch den laufenden Pflegeaufwand in Teams reduziert.

Digitale Visitenkarte und QR-Code in der Outlook-Signatur

Eine E-Mail-Signatur kann mehr sein als eine digitale Version deiner Visitenkarte.

Mit Lemontaps kannst du beispielsweise eine digitale Visitenkarte und einen QR-Code in deine Signatur integrieren. Empfänger können dadurch direkt auf weitere Kontaktinformationen zugreifen und deine Kontaktdaten digital speichern. Social-Media-Icons sollten am Ende der Signatur platziert und direkt verlinkt werden.

Damit wird jede versendete E-Mail zu einem zusätzlichen digitalen Kontaktpunkt.

Das kann besonders für Vertrieb, Marketing, Recruiting und Networking interessant sein. Statt nur Telefonnummer und E-Mail-Adresse anzuzeigen, kann die Signatur zu einer weiterführenden digitalen Kontaktseite führen. Ein Banner kann dabei als Abschluss der Mail zusätzliche Aufmerksamkeit erzeugen.

Abbildung 5: Digitale Visitenkarte in der Outlook Signatur

Abbildung 5: Digitale Visitenkarte in der Outlook Signatur

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Lemontaps mit Outlook verbinden

Für die zentrale Verwaltung wird Lemontaps mit Microsoft Outlook verbunden. Das erfolgt über das entsprechende Outlook Add-in und wird für das Unternehmen durch einen Microsoft-Administrator eingerichtet.

Anschließend können ausgewählte Mitarbeitende ihre von Lemontaps bereitgestellten Signaturen direkt in Outlook verwenden.

So funktioniert die Nutzung in Outlook

Der Administrator richtet die Lemontaps-Integration für Microsoft 365 ein.
Die gewünschten Nutzer erhalten Zugriff auf ihre Lemontaps-Signaturen.
Die Signaturen und Templates werden zentral in Lemontaps verwaltet.
Mitarbeitende können ihnen zugewiesene Templates beziehungsweise Sprachen auswählen.
Die Signatur wird beim Schreiben einer Nachricht in Outlook verwendet.

In der Liste ihrer zugewiesenen Templates können Nutzer die passende Signatur auswählen.

Wichtig: Eine Signatur sollte nicht einfach aus einer anderen E-Mail kopiert und eingefügt werden. Je nach Outlook-Version und Formatierung kann das zu Darstellungsproblemen führen.

Abbildung 6: E- Signatur in Outlook

Abbildung 6: E- Signatur in Outlook

Für die genaue Einrichtung der Lemontaps-Signatur in Outlook kannst du die Anleitung zur E-Mail-Signatur in Outlook verwenden.

Outlook-Signatur vs. Lemontaps

Ob eine zentrale Lösung notwendig ist, hängt vor allem von der Größe und Organisation des Unternehmens ab.

Für eine einzelne Person mit einer einfachen Signatur bietet Outlook bereits alles, was benötigt wird. Auch kleine Teams können ihre Signaturen unter Umständen problemlos manuell verwalten.

Mit steigender Mitarbeiterzahl verändert sich jedoch die Aufgabe: Es geht dann nicht mehr nur darum, eine Signatur zu erstellen, sondern darum, hunderte Signaturen aktuell und einheitlich zu halten.

Funktion	Standard-Outlook	Lemontaps
Name und Kontaktdaten	✓	✓
Logo und Links	✓	✓
Bilder	✓	✓
QR-Code	möglich	✓
Digitale Visitenkarte	–	✓
Zentrale Teamverwaltung	eingeschränkt	✓
Einheitliche Templates	eingeschränkt	✓
Nutzergruppen	–	✓
Regeln für Empfänger	–	✓
Zeitliche Steuerung	–	✓
Zentrale Aktualisierung	eingeschränkt	✓
Mehrsprachige Templates	eingeschränkt	✓

Für eine einzelne einfache Signatur reicht Outlook in vielen Fällen vollkommen aus. Wenn mehrere Mitarbeitende einheitlich auftreten und Signaturen zentral verwaltet werden sollen, bietet eine spezialisierte Lösung deutlich mehr Möglichkeiten.

Ein konkretes Beispiel:

Frisius & Partner setzt auf Signatur und digitale Visitenkarte

Dass E-Mail-Signatur und digitale Visitenkarte sinnvoll zusammenspielen können, zeigt die Lemontaps am Beispiel von Frisius & Partner. Das Unternehmen wird dort mit einer „2-in-1-Lösung aus E-Mail-Signatur und digitaler Visitenkarte“ geführt.

Genau darin liegt ein interessanter Unterschied zu einer klassischen Outlook-Signatur.
Die E-Mail sorgt für den direkten Kontakt im Postfach. Die digitale Visitenkarte kann anschließend weitere Informationen bereitstellen und das Speichern der Kontaktdaten erleichtern.
Damit müssen nicht sämtliche Informationen in die Signatur selbst gepackt werden.
Die Signatur bleibt übersichtlich, während der Empfänger über einen Link oder QR-Code bei Bedarf auf das vollständige digitale Profil wechseln kann.

Outlook-Signatur und digitale Visitenkarte kombinieren

Auch die SüdLeasing nutzt digitale Visitenkarten von Lemontaps. Dort können Mitarbeitende ihre digitale Visitenkarte unter anderem als QR-Code in der E-Mail-Signatur einsetzen. Laut SüdLeasing reduziert die digitale Lösung dabei auch den organisatorischen Aufwand rund um physische Visitenkarten.

Das zeigt einen wichtigen Praxispunkt: Eine digitale Visitenkarte muss nicht die E-Mail-Signatur ersetzen. Beide Elemente können sich ergänzen.

Noch ein Praxisbeispiel: 400 Berater bei der Volksbank Kraichgau

Ein weiteres Beispiel aus den Lemontaps-Erfolgsgeschichten zeigt, warum zentrale digitale Kontaktdaten gerade bei größeren Teams interessant sind.

Die Volksbank Kraichgau setzt Lemontaps bei mehr als 400 Beraterinnen und Beratern ein. Zuvor führten klassische Papier-Visitenkarten unter anderem zu Nachbestellungen, wenn sich Kontaktdaten änderten. Auch ungenutzte Restbestände und der organisatorische Aufwand bei Bestellung und Lieferung wurden als Herausforderungen beschrieben.

Mit Lemontaps lassen sich die Kontaktdaten digital aktualisieren, ohne neue Karten drucken zu müssen. Dadurch können neue Mitarbeitende außerdem einfacher in den Prozess integriert werden.

Für eine Outlook-Signatur ist genau derselbe Gedanke interessant:

Kontaktdaten sollten nicht an vielen einzelnen Stellen manuell gepflegt werden müssen.

Wenn Mitarbeiterdaten zentral verwaltet werden, können Signatur und digitales Profil auf dieselben Informationen zurückgreifen.

Fazit: Outlook Signatur einfach ändern oder professionell verwalten

Eine Outlook Signatur zu erstellen oder zu ändern ist unkompliziert. Im Classic Outlook findest du die Funktion unter Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen. Im neuen Outlook und in Outlook im Web gehst du über Einstellungen → Konten → Signaturen.

Für einzelne Nutzer ist das vollkommen ausreichend.

Sobald jedoch viele Mitarbeitende beteiligt sind, verändert sich die Aufgabe. Dann geht es nicht mehr darum, eine schöne Signatur zu erstellen. Es geht darum, dass alle Mitarbeitenden dieselben aktuellen Unternehmensinformationen verwenden – ohne dass jeder seine Signatur selbst pflegen muss.

Die Kundenbeispiele von Lemontaps zeigen, dass dieser zentrale Ansatz gerade bei größeren Organisationen relevant wird. Die Volksbank Kraichgau nutzt Lemontaps beispielsweise für mehr als 400 Berater und konnte den Umgang mit digitalen Kontaktdaten zentralisieren. Bei Frisius & Partner wird die digitale Visitenkarte mit der E-Mail-Signatur kombiniert, während SüdLeasing die digitale Visitenkarte unter anderem über die E-Mail-Signatur verteilt. Damit wird die Outlook-Signatur zu einem Teil einer größeren digitalen Kommunikationsstrategie.

Mit Lemontaps lassen sich Signatur-Templates, Mitarbeiterdaten, Nutzergruppen, Sprachen, QR-Codes, digitale Visitenkarten und Kampagnen zentral miteinander verbinden. Die Signatur wird direkt in Outlook eingesetzt und kann zentral aktuell gehalten werden.

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Häufige Fragen zur Outlook-Signatur

Wie ändere ich meine Signatur in Outlook?

Im klassischen Outlook gehst du zu Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen. Beim Verfassen einer Nachricht kommst du im klassischen Outlook außerdem über die Registerkarte Einfügen zur Signatur. Im neuen Outlook und in Outlook im Web findest du die Einstellung unter Einstellungen → Konten → Signaturen. Wähle anschließend die gewünschte Signatur aus, bearbeite sie und speichere die Änderung.

Wie erstelle ich eine neue Signatur?

Öffne die Signaturverwaltung deiner Outlook-Version und wähle Neue Signatur beziehungsweise Signatur hinzufügen. Vergib einen Namen, erstelle deine Signatur und speichere sie; in der Outlook-App auf mobilen Geräten ist das ebenfalls möglich, der Funktionsumfang kann dort aber abweichen.

Wo finde ich Signaturen im neuen Outlook?

Im neuen Outlook findest du die Signaturverwaltung unter Einstellungen → Konten → Signaturen. Dort kannst du neue Signaturen erstellen, bestehende bearbeiten und Standards festlegen.

Wie stelle ich eine Signatur als Standard ein?

In den Signatur-Einstellungen kannst du festlegen, welche Signatur automatisch bei neuen Nachrichten sowie bei Antworten und Weiterleitungen verwendet wird.

Was sollte in einer professionellen Signatur stehen?

Eine professionelle Signatur sollte mindestens deinen Namen, deine Position, das Unternehmen und wichtige Kontaktdaten enthalten. Gute Gründe dafür sind eine bessere Erreichbarkeit, mehr Vertrauen und ein einheitlicher Auftritt. Je nach Einsatz können außerdem Website, Logo, Social-Media-Links oder ein QR-Code zur digitalen Visitenkarte sinnvoll sein – etwa für einen professionellen Auftritt und eine schnelle Erreichbarkeit. Eine reduzierte Gestaltung mit passender Schriftart unterstützt zusätzlich die Seriosität.

Kann ich ein Bild oder Logo in meine Outlook-Signatur einfügen?

Ja. Outlook unterstützt Bilder und Logos in E-Mail-Signaturen. Achte dabei auf eine angemessene Größe, damit die Signatur auch auf mobilen Geräten gut dargestellt wird.

Outlook Signatur erstellen & ändern – Schritt-für-Schritt Anleitung