Was ist eine digitale Visitenkarte?

Eine digitale Visitenkarte ist ein online abrufbares Kontaktprofil, über das sich Kontaktdaten, Links, Dateien und weitere Informationen digital teilen lassen. Der Zugriff erfolgt beispielsweise über einen Link, einen QR-Code oder NFC.

Der entscheidende Unterschied zur Papierkarte zeigt sich allerdings erst im Alltag: Ändert sich eine Telefonnummer, die Position im Unternehmen oder die Website, muss keine neue Karte bestellt werden. Das digitale Profil wird aktualisiert und bleibt über denselben Zugang erreichbar.

Genau hier wird die digitale Visitenkarte für Unternehmen interessant. Bei größeren Teams geht es nämlich nicht nur darum, Kontaktdaten digital auszutauschen. Es geht auch um Fragen wie: Wer verwaltet hunderte Profile? Wie bleiben die Daten aktuell? Was passiert bei einem Mitarbeiterwechsel? Und wie lassen sich digitale und klassische Visitenkarten sinnvoll miteinander verbinden?

Diese Fragen spielen auch in den Kundenprojekten von Lemontaps eine zentrale Rolle. Die Volksbank Kraichgau beispielsweise nutzt digitale NFC-Visitenkarten für mehr als 400 Berater:innen. Bei der Sparkasse Mittelfranken-Süd wurden rund 400 digitale Profile zentral über einen Excel-Import angelegt. SüdLeasing wiederum nutzt eine Synchronisation mit Active Directory, damit Änderungen an Mitarbeiterdaten automatisch übernommen werden.

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Was ist eine digitale Visitenkarte?

Eine digitale Visitenkarte ist eine digitale Profilseite für den persönlichen oder geschäftlichen Kontaktaustausch. Statt Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse ausschließlich auf einer gedruckten Karte zu platzieren, werden die Informationen online hinterlegt und über einen digitalen Zugang geteilt.

Eine solche Profilseite kann beispielsweise enthalten:

• Name und Position

• Unternehmen und Kontaktdaten

• Profilbild und Firmenlogo

• Website

• Social-Media-Profile

• Kalender- oder Terminlink

• Dateien und PDFs

• Videos

• Standort und weitere Kontaktmöglichkeiten

Abbildung 1: Beispiel einer digitalen Visitenkarte

Der praktische Unterschied zur klassischen Visitenkarte liegt in der Aktualisierbarkeit. Bei einer gedruckten Karte ist die Information zum Zeitpunkt des Drucks festgelegt. Bei einem digitalen Profil kann sie laufend angepasst werden.

Das klingt zunächst nach einem kleinen Vorteil. In Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden wird daraus jedoch schnell ein organisatorischer Faktor.

Ein gutes Beispiel liefert die Volksbank Kraichgau: Dort führten häufige Änderungen bei Kontaktdaten dazu, dass bereits gedruckte Kartensätze nicht mehr verwendet werden konnten. Die Bank beschreibt, dass Visitenkarten teilweise unbenutzt im Papierkorb landeten und neue Bestellungen notwendig wurden. Heute nutzen mehr als 400 Berater:innen digitale Visitenkarten.

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Digitale, elektronische und virtuelle Visitenkarte – was ist der Unterschied?

Die Begriffe digitale Visitenkarte, elektronische Visitenkarte, virtuelle Visitenkarte und Online-Visitenkarte werden häufig synonym verwendet. Gemeint ist meist dasselbe Grundprinzip: Kontaktdaten und weitere Informationen werden digital statt ausschließlich auf Papier bereitgestellt.

Auch Begriffe wie E-Visitenkarte, digitale Kontaktkarte oder digitale vCard können in diesem Zusammenhang auftauchen.

Was ist eine elektronische Visitenkarte?

• Eine elektronische Visitenkarte ist im Grunde eine digitale Form der klassischen Visitenkarte. Sie enthält Kontaktdaten und kann je nach Lösung zusätzliche Informationen wie Websites, Social-Media-Profile, Dateien oder Terminlinks bereitstellen.
• Der Begriff wird häufig synonym mit „digitale Visitenkarte“ verwendet.

Was ist eine virtuelle Visitenkarte?

• Eine virtuelle Visitenkarte ist ebenfalls eine online verfügbare Version einer Visitenkarte. Sie wird nicht als physische Karte übergeben, sondern beispielsweise über einen Link, QR-Code oder NFC geteilt.

Was ist eine vCard?

• Eine vCard ist dagegen zunächst ein standardisiertes digitales Kontaktformat. Häufig wird sie als .vcf-Datei gespeichert und enthält beispielsweise Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder weitere Kontaktdaten.

Eine digitale Visitenkarte kann eine vCard-Funktion enthalten, ist aber nicht auf eine einzelne Kontaktdatei beschränkt. Sie kann zusätzlich eine online erreichbare Profilseite mit Links, Dateien, Bildern oder weiteren Inhalten bieten.

Kurz gesagt:

• vCard = digitales Kontaktformat
• Digitale Visitenkarte = digitales Kontaktprofil, über das Informationen präsentiert und geteilt werden können

Damit ist eine digitale Visitenkarte nicht einfach nur eine elektronische Datei, sondern kann als zentrale digitale Anlaufstelle für den Kontaktaustausch dienen.

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Wie funktioniert eine digitale Visitenkarte?

Das Prinzip ist einfach: Die Informationen werden einmal in einem digitalen Profil hinterlegt und anschließend über verschiedene Wege geteilt.

1. Profil anlegen

Zunächst werden die gewünschten Kontaktinformationen und Inhalte in einem digitalen Profil hinterlegt. Dazu gehören beispielsweise Name, Unternehmen, Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website.

2. Inhalte ergänzen

Je nach Lösung können weitere Inhalte wie LinkedIn-Profil, Social-Media-Links, PDFs, Videos oder ein Kalenderlink ergänzt werden.

3. Visitenkarte teilen

Das Profil kann anschließend über unterschiedliche Wege aufgerufen werden:

• Link: beispielsweise per E-Mail, Messenger oder E-Mail-Signatur

• QR-Code: Der Code wird mit der Smartphone-Kamera gescannt.

• NFC: Eine NFC-Karte wird an ein kompatibles Smartphone gehalten.

• Wallet: Je nach Anbieter kann das Profil zusätzlich in einer digitalen Wallet gespeichert werden.

Für eine vertiefende Erklärung zur NFC-Technologie eignet sich die NFC-Visitenkarte.

Auch eine digitale Visitenkarte mit QR-Code kann sinnvoll sein, wenn Kontakte schnell über einen Scan ausgetauscht werden sollen.

4. Kontakt speichern

Die empfangende Person öffnet das Profil und kann die Kontaktdaten auf dem Smartphone speichern. Je nach Anbieter und Umsetzung kann dies beispielsweise über eine vCard-Funktion erfolgen.

5. Informationen aktualisieren

Ändern sich die Kontaktdaten, wird das digitale Profil aktualisiert, sodass die Daten immer auf dem neuesten Stand bleiben. Dadurch müssen nicht wie bei einer gedruckten Visitenkarte sämtliche Karten neu produziert und verteilt werden.

Abbildung 2: So funktioniert eine Digitale Visitenkarte

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Welche Inhalte kann eine digitale Visitenkarte enthalten?

Eine digitale Visitenkarte kann deutlich mehr Informationen aufnehmen als eine klassische Papierkarte. Welche Inhalte tatsächlich verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Anbieter ab.

Typische Inhalte sind:

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse

• Berufliche Informationen: Position, Unternehmen und Fachbereich

• Profilbild: persönliches Foto oder Mitarbeiterprofil

• Branding: Logo, Farben und Unternehmensdesign

• Websites und Social Media: beispielsweise LinkedIn oder Unternehmenswebsite

• Kalenderlink: direkte Möglichkeit zur Terminvereinbarung

• Dateien: PDFs, Präsentationen, Produktinformationen oder verlinkte Artikel

• Videos: beispielsweise Produkt- oder Unternehmensvideos

• Standort: Adresse oder Standortinformationen

• Kontaktmöglichkeiten: beispielsweise Formular oder weitere Links

Dadurch kann das digitale Profil nicht nur Kontaktdaten übertragen, sondern gleichzeitig als kompakte digitale Anlaufstelle für den beruflichen Austausch dienen.

Bei der Sparkasse Mittelfranken-Süd wurden beispielsweise Standardlinks wie die Terminvereinbarung oder die Karriereseite direkt in die Profile integriert. Damit dient die digitale Visitenkarte nicht nur zur Übertragung von Kontaktdaten, sondern auch als Einstieg in weitere Prozesse.

Abbildung 3: Digitale Visitenkarte bei Lemontaps 

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Vorteile einer digitalen Visitenkarte

Die Vorteile einer digitalen Visitenkarte werden häufig mit Begriffen wie Nachhaltigkeit, Flexibilität und Professionalität beschrieben. Das stimmt, greift für Unternehmen aber zu kurz.

Interessanter wird es bei den konkreten Prozessen dahinter. 

Änderungen müssen nicht mehr über die Druckerei laufen

Ein typisches Problem klassischer Visitenkarten: Ein Mitarbeiter wechselt seine Position oder Telefonnummer und plötzlich sind die vorhandenen Karten veraltet.

Bei der Volksbank Kraichgau war genau das ein Thema. Kontaktdaten änderten sich, bereits bestellte Karten konnten nicht mehr verwendet werden und mussten neu bestellt werden. Mit Lemontaps können die Profile stattdessen direkt aktualisiert werden.

Viele Mitarbeitende lassen sich zentral verwalten

Bei einem Unternehmen mit fünf Mitarbeitenden kann eine digitale Visitenkarte noch problemlos einzeln gepflegt werden.

Bei 400 oder 1.000 Mitarbeitenden sieht das anders aus.

Dann wird die zentrale Verwaltung entscheidend: Neue Profile müssen angelegt, bestehende Daten aktualisiert und ausgeschiedene Mitarbeitende deaktiviert werden können.

Bei der Sparkasse Mittelfranken-Süd wurden deshalb rund 400 Profile zentral über einen Excel-Import angelegt. Die Profile erhielten außerdem ein einheitliches Corporate Design.

Automatische Synchronisation reduziert manuelle Pflege

Noch einen Schritt weiter geht SüdLeasing. Das Unternehmen nutzt eine Integration mit Active Directory, sodass Mitarbeiterdaten automatisch synchronisiert werden können.

Das ist ein gutes Beispiel dafür, warum eine Unternehmenslösung mehr sein sollte als eine Sammlung einzelner digitaler Profile: Idealerweise fügt sie sich in bestehende Prozesse ein, statt einen zusätzlichen manuellen Pflegeaufwand zu erzeugen.

NFC kann den Austausch im persönlichen Gespräch vereinfachen

Bei einer NFC-Visitenkarte reicht ein kurzer Tap mit dem Smartphone.

Bei der Volksbank Kraichgau ist genau dieser Moment Teil des Nutzungserlebnisses. Laut Max Böhler, Leiter Vertriebsunterstützung, erleben Mitarbeitende regelmäßig einen „WOW-Effekt“, weil Kund:innen nicht mit der Technologie rechnen.

Das zeigt einen wichtigen Punkt: Eine digitale Visitenkarte ist nicht nur eine Verwaltungssoftware. Sie ist auch ein Bestandteil des persönlichen Kundenkontakts.

Digitale Visitenkarten können mehr als Kontaktdaten übertragen

RheinLand Versicherungsgruppe setzt Lemontaps beispielsweise bei Maklerbetreuern, Key Account Managern und Führungskräften ein. Die Karten werden auf Veranstaltungen, Messen und Terminen mit externen Partnern verwendet.

Dabei geht es nicht ausschließlich um den Austausch der eigenen Kontaktdaten. RheinLand nutzt auch die Möglichkeit, Dokumente, LinkedIn und weitere Inhalte zu verlinken und neue Kontakte digital zu erfassen.

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Digitale Visitenkarte vs. Papier-Visitenkarte

Die digitale Visitenkarte muss die klassische Karte nicht in jeder Situation vollständig ersetzen.

Gerade bei Unternehmen zeigt sich aber, dass beide Varianten auch kombiniert werden können.

Kriterium	Digitale Visitenkarte	Papiervisitenkarte
Kontaktdaten teilen	Link, QR-Code, NFC etc.	Übergabe der Karte
Änderungen	Jederzeit digital möglich	Neudruck erforderlich
Zusätzliche Inhalte	Links, Dateien, Videos etc.	Stark begrenzt
Skalierung für Teams	Gut zentralisierbar	Mehr organisatorischer Aufwand
Kontakt speichern	Digital möglich	Manuelle Übertragung
Physischer Eindruck	Je nach Lösung über NFC-Karte möglich	Direkt bei der Übergabe
Papierverbrauch	Kein regelmäßiger Nachdruck notwendig	Nachdruck bei Änderungen

Ein interessanter Praxisfall ist SONNTAG: Die Wirtschaftskanzlei mit mehr als 500 Mitarbeitenden entschied sich nicht für ein radikales „entweder digital oder Papier“, sondern für eine Kombilösung aus digitalen und physischen Visitenkarten.

Das kann besonders dann sinnvoll sein, wenn nicht alle Gesprächssituationen gleich ablaufen. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise digital netzwerken und bei Bedarf trotzdem eine klassische Karte bereitstellen.

Die Digitalisierung muss also nicht bedeuten, dass bestehende Prozesse von heute auf morgen vollständig abgeschafft werden.

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Für wen eignet sich eine digitale Visitenkarte?

Digitale Visitenkarten eignen sich grundsätzlich für alle Personen, die regelmäßig berufliche Kontakte austauschen. Besonders interessant sind sie für Vertrieb, Messen, Recruiting, Außendienst, Management sowie Selbstständige und Unternehmen.

Vertrieb

• Vertriebsmitarbeitende treffen auf Messen, Kundenterminen oder Veranstaltungen regelmäßig neue Kontakte. Ein digitales Profil kann dabei neben den Kontaktdaten auch Produktinformationen und weiterführende Links bereitstellen.

Messen und Events

• Messen sind ein besonders typischer Anwendungsfall.
• Hier entstehen innerhalb weniger Stunden viele neue Kontakte. Eine NFC-Karte oder ein QR-Code beschleunigt den Austausch. Noch wichtiger ist aber die Frage, was danach mit den Kontakten passiert.
• TAKRAF beschreibt genau dieses Problem: Nach Veranstaltungen mussten Kontakte früher teilweise manuell abgetippt und ins CRM übertragen werden. Mit Lemontaps können Kontakte über den integrierten Visitenkartenscanner erfasst und in den bestehenden Prozess überführt werden.

Recruiting und HR

• Auch im Recruiting kann eine digitale Visitenkarte sinnvoll sein – beispielsweise auf Karrieremessen.
• Neben den Kontaktdaten können direkt Karrierewebsite, Stellenangebote oder weitere Informationen zum Arbeitgeber verlinkt werden.
• Bei der Sparkasse Mittelfranken-Süd ist die Karriereseite beispielsweise direkt als Standardlink in den Profilen vorgesehen. 

Außendienst

• Wer regelmäßig bei Kunden vor Ort ist, kann die eigene digitale Visitenkarte über einen Link, QR-Code oder NFC teilen und die hinterlegten Informationen zentral aktuell halten.

Management

• Für Führungskräfte und Personen mit vielen externen Kontakten bietet ein digitales Profil eine flexible Möglichkeit, Kontaktdaten und weiterführende Unternehmensinformationen zu teilen.

Selbstständige und Freelancer

• Auch Einzelpersonen können eine digitale Visitenkarte nutzen, um Kontaktdaten, Portfolio, Website und Social-Media-Profile an einem Ort zusammenzuführen.

Teams und Unternehmen

• Für Unternehmen wird die digitale Visitenkarte besonders interessant, wenn viele Mitarbeitende einheitlich auftreten, zentral verwaltet werden sollen und eine reibungslose Integration in bestehende Systeme gefragt ist.
• Statt jedes Profil einzeln zu pflegen, können Unternehmen auf eine zentrale Verwaltung, einheitliches Branding und klare Zuständigkeiten setzen, etwa in Microsoft-Umgebungen mit Bezug zu Outlook.

Für größere Teams bietet Lemontaps eine entsprechende Lösung für digitale Visitenkarten für Teams sowie technische Unterstützung bei Einführung und Verwaltung.

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Digitale Visitenkarte erstellen: die wichtigsten Schritte

Eine digitale Visitenkarte lässt sich grundsätzlich in wenigen Schritten erstellen:

1. Anbieter oder Lösung auswählen – idealerweise mit passenden Technologien wie QR-Code, NFC oder Wallet

2. Digitales Profil anlegen

3. Kontaktdaten und Inhalte ergänzen

4. Design und Branding anpassen

5. Profil über Link, QR-Code oder NFC teilen

6. Informationen bei Bedarf aktualisieren

Abbildung 4: Erstellung einer digitalen Visitenkarte 

Für Einzelpersonen kann eine einfache Lösung ausreichen. Unternehmen sollten zusätzlich darauf achten, ob sich mehrere Profile zentral verwalten, einheitlich gestalten und mit bestehenden Systemen verbinden lassen.

Wer eine digitale Visitenkarte für den professionellen Einsatz erstellen möchte, findet bei Lemontaps eine entsprechende Lösung für digitale Visitenkarten und damit einen passenden Weg zu einem einheitlichen professionellen Auftritt.

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Kostenlose vs. professionelle digitale Visitenkarte

Eine digitale Visitenkarte kostenlos zu erstellen kann für Einzelpersonen durchaus ausreichend sein. Wer lediglich Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und einen Link teilen möchte, benötigt nicht zwingend umfangreiche Funktionen.

Für Unternehmen können dagegen zusätzliche Anforderungen relevant werden, zum Beispiel:

• zentrale Verwaltung mehrerer Mitarbeitendenprofile

• einheitliches Corporate Design

• Rollen und Zugriffsrechte

• Datenschutz und Datenkontrolle

• Integrationen

• Auswertungen

• Support und Administration

Entscheidend ist daher weniger die Frage, ob eine digitale Visitenkarte kostenlos sein kann, sondern welche Funktionen für den jeweiligen Anwendungsfall benötigt werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie im Beitrag zur kostenlosen digitalen Visitenkarte.

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Datenschutz und DSGVO bei digitalen Visitenkarten

Eine digitale Visitenkarte verarbeitet personenbezogene Daten. Für Unternehmen sollte Datenschutz deshalb bereits bei der Auswahl der Lösung berücksichtigt werden.

Wichtige Punkte sind dabei:

• Datenkontrolle: Unternehmen sollten wissen, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und wo diese gespeichert sind.

• Sichere Verwaltung: Die Lösung sollte geeignete Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Profile und Kontaktdaten bieten.

• Zugriffsrechte: Bei Teams sollte geregelt werden, wer Profile erstellen, bearbeiten oder verwalten darf.

• DSGVO-konforme Nutzung: Die Verarbeitung personenbezogener Daten sollte den geltenden Datenschutzanforderungen entsprechen.

Für Unternehmen bietet Lemontaps hierfür eine zentrale Verwaltungsplattform, über die sich digitale Visitenkarten von Mitarbeitenden verwalten und individuelle Bearbeitungsrechte festlegen lassen. Lemontaps wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform; außerdem ist das Unternehmen nach ISO 27001 zertifiziert.

Damit eignet sich Lemontaps insbesondere für Unternehmen, die digitale Visitenkarten nicht nur für einzelne Personen, sondern sicher und zentral für ganze Teams verwalten möchten.

 

Was Unternehmen aus der Praxis lernen können

Die Erfolgsgeschichten von Lemontaps zeigen, dass die Einführung einer digitalen Visitenkarte selten nur aus dem Austausch von Papier gegen NFC besteht.

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Unternehmen.

Bei der Volksbank Kraichgau stand die Skalierung auf mehr als 400 Berater:innen und die Ablösung aufwendiger Papierprozesse im Mittelpunkt. NFC sorgt zusätzlich für einen modernen Moment im Kundenkontakt.

Bei der Sparkasse Mittelfranken-Süd waren zentrale Verwaltung, Corporate Design und ein möglichst unkompliziertes Onboarding entscheidend. Rund 400 Profile wurden zentral angelegt und die Mitarbeitenden durch eine Live-Schulung begleitet.

Bei SüdLeasing ging es stärker um die Integration in bestehende Unternehmensprozesse. Durch Active Directory Sync können Mitarbeiterdaten automatisch übernommen werden.

Bei TAKRAF spielte dagegen der gesamte Prozess rund um Messen und Leads eine wichtige Rolle. Der Visitenkartentausch sollte nicht mit einem manuellen Übertragen der Daten ins CRM enden.

Und RheinLand Versicherungsgruppe nutzt digitale Visitenkarten gezielt im Kontakt mit Makler:innen, Key Account Kontakten und auf Veranstaltungen. Dabei geht es nicht nur um das eigene Profil, sondern auch um die Möglichkeit, weitere Inhalte bereitzustellen und Kontakte digital zu erfassen.

Diese Beispiele zeigen: Die richtige digitale Visitenkarte ist nicht unbedingt die mit den meisten Funktionen. Sie ist diejenige, die zum tatsächlichen Netzwerk- und Verwaltungsprozess des Unternehmens passt.

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Fazit: Eine digitale Visitenkarte ist mehr als eine digitale Kontaktdatei

Eine digitale Visitenkarte ist ein online verfügbares Kontaktprofil, das den Austausch von Kontaktdaten einfacher und flexibler machen kann. Statt Informationen ausschließlich auf Papier zu drucken, lassen sich Kontakte über Link, QR-Code oder NFC digital teilen und anschließend speichern.

Besonders für Unternehmen und Teams liegt der Mehrwert in der zentralen Aktualisierung, einheitlichen Darstellung und einfachen Skalierung. Welche Funktionen tatsächlich sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Einsatzbereich und Anbieter ab.

Wer sich nicht nur über das Konzept informieren, sondern eine digitale Visitenkarte für den professionellen Einsatz erstellen möchte, kann sich die digitale Visitenkarten-Lösung von Lemontaps ansehen.