Contacto ventas
Ayuda
Inicio de sesión
Unatarjeta de visita digital es un perfil de contacto al que se puede acceder en línea y que permite compartir de forma digital datos de contacto, enlaces, archivos y otra información. El acceso se realiza, por ejemplo, a través de un enlace, un código QR o NFC.
Sin embargo, la diferencia fundamental con respecto a la tarjeta en papel solo se aprecia en el día a día: si cambia un número de teléfono, el cargo en la empresa o la página web, no es necesario pedir una nueva tarjeta. El perfil digital se actualiza y sigue siendo accesible a través del mismo enlace.
Es precisamente aquí donde la tarjeta de visita digital cobra interés para las empresas. Y es que, en el caso de equipos más grandes, no se trata solo de intercambiar datos de contacto de forma digital. También surgen cuestiones como: ¿Quién gestiona cientos de perfiles? ¿Cómo se mantienen los datos actualizados? ¿Qué ocurre cuando hay un cambio de personal? ¿Y cómo se pueden combinar de forma eficaz las tarjetas de visita digitales y las tradicionales?
Estas cuestiones también desempeñan un papel fundamental en los proyectos de los clientes de Lemontaps. El Volksbank Kraichgau, por ejemplo, utiliza tarjetas de visita digitales NFC para más de 400 asesores y asesoras. En la Sparkasse Mittelfranken-Süd se crearon unos 400 perfiles digitales de forma centralizada mediante una importación desde Excel. SüdLeasing, por su parte, utiliza una sincronización con Active Directory para que los cambios en los datos de los empleados se apliquen automáticamente.
¿Qué es una tarjeta de visita digital?
Una tarjeta de visita digital es una página de perfil digital destinada al intercambio de datos de contacto, ya sea a título personal o profesional. En lugar de incluir el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico únicamente en una tarjeta impresa, la información se almacena en línea y se comparte a través de un enlace digital.
Una página de perfil de este tipo puede incluir, por ejemplo:
-
Nombre y cargo
-
Empresa y datos de contacto
-
Foto de perfil y logotipo de la empresa
-
Página web
-
Perfiles en redes sociales
-
Enlace al calendario o a una cita
-
Archivos y PDF
-
Vídeos
-
Ubicación y otras formas de contacto
Figura 1: Ejemplo de una tarjeta de visita digital
La diferencia práctica con respecto a la tarjeta de visita clásica radica en la posibilidad de actualizarla. En el caso de una tarjeta impresa, la información queda fijada en el momento de la impresión. En el caso de un perfil digital, se puede modificar continuamente.
A primera vista, esto parece una ventaja menor. Sin embargo, en empresas con muchos empleados, esto se convierte rápidamente en un factor organizativo.
Un buen ejemplo lo ofrece el Volksbank Kraichgau: allí, los frecuentes cambios en los datos de contacto provocaron que ya no se pudieran utilizar los juegos de tarjetas que ya se habían impreso. El banco explica que algunas tarjetas de visita acababan sin usar en la papelera y que era necesario hacer nuevos pedidos. Hoy en día, más de 400 asesores y asesoras utilizan tarjetas de visita digitales.
Tarjeta de visita digital, electrónica y virtual: ¿en qué se diferencian?
Los términos «tarjeta de visita digital», «tarjeta de visita electrónica», «tarjeta de visita virtual» y «tarjeta de visita en línea» se utilizan a menudo como sinónimos. Por lo general, se refieren al mismo principio básico: los datos de contacto y otra información se facilitan en formato digital, en lugar de exclusivamente en papel.
En este contexto también pueden aparecer términos como «tarjeta de visita electrónica», «tarjeta de contacto digital » o «vCard digital ».
¿Qué es una tarjeta de visita electrónica?
- Una tarjeta de visita electrónica es, básicamente, una versión digital de la tarjeta de visita clásica. Contiene datos de contacto y, dependiendo de la solución, puede proporcionar información adicional, como páginas web, perfiles en redes sociales, archivos o enlaces a citas.
- Este término se utiliza a menudo como sinónimo de «tarjeta de visita digital».
¿Qué es una tarjeta de visita virtual?
- Una tarjeta de visita virtual es también una versión en línea de una tarjeta de visita. No se entrega como una tarjeta física, sino que se comparte, por ejemplo, a través de un enlace, un código QR o NFC.
¿Qué es una vCard?
- Por su parte, una vCard es, ante todo, un formato digital estandarizado para guardar datos de contacto. A menudo se guarda como archivo .vcf y contiene, por ejemplo, el nombre, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico u otros datos de contacto.
Una tarjeta de visita digital puede incluir una función vCard, pero no se limita a un único archivo de contacto. Además, puede ofrecer una página de perfil accesible en línea con enlaces, archivos, imágenes u otros contenidos.
En resumen:
- vCard = formato de contacto digital
- Tarjeta de visita digital = perfil de contacto digital a través del cual se puede presentar y compartir información
Por lo tanto, una tarjeta de visita digital no es simplemente un archivo electrónico, sino que puede servir como punto de contacto digital central para el intercambio de datos de contacto.
¿Cómo funciona una tarjeta de visita digital?
El principio es sencillo: la información se almacena una vez en un perfil digital y, a continuación, se comparte a través de distintos canales.
1. Crear un perfil
En primer lugar, se introducen los datos de contacto y la información deseados en un perfil digital. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, el nombre, la empresa, el cargo, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y la página web.
2. Completar los contenidos
Dependiendo de la solución, se pueden añadir otros contenidos, como un perfil de LinkedIn, enlaces a redes sociales, archivos PDF, vídeos o un enlace a un calendario.
3. compartir tarjeta de visita
A continuación, se puede acceder al perfil de varias formas:
-
Enlace: por ejemplo, por correo electrónico, mensajería instantánea o firma de correo electrónico
-
Código QR: El código se escanea con la cámara del móvil.
-
NFC: Se acerca una tarjeta NFC a un smartphone compatible.
-
Monedero: Dependiendo del proveedor, el perfil también se puede guardar en un monedero digital.
La tarjeta de visita NFC es ideal para obtener una explicación más detallada sobre la tecnología NFC.
Una tarjeta de visita digital con código QR también puede resultar útil cuando se desea intercambiar datos de contacto rápidamente con solo escanearla.
4. Guardar contacto
La persona que recibe la información abre el perfil y puede guardar los datos de contacto en su smartphone. Dependiendo del proveedor y de la implementación, esto puede hacerse, por ejemplo, mediante una función vCard.
5. Actualizar la información
Si cambian los datos de contacto, el perfil digital se actualiza, de modo que los datos estén siempre al día. De este modo, no es necesario volver a imprimir y distribuir todas las tarjetas, como ocurre con las tarjetas de visita impresas.
Figura 2: Así funciona una tarjeta de visita digital
¿Qué información puede incluir una tarjeta de visita digital?
Una tarjeta de visita digital puede contener mucha más información que una tarjeta clásica en papel. Los contenidos que estén realmente disponibles dependen de cada proveedor.
Entre los contenidos típicos se encuentran:
-
Datos de contacto: nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección
-
Información profesional: cargo, empresa y área de especialización
-
Foto de perfil: foto personal o perfil de empleado
-
Identidad corporativa: logotipo, colores y diseño corporativo
-
Páginas web y redes sociales: por ejemplo, LinkedIn o la página web de la empresa
-
Enlace al calendario: opción directa para concertar una cita
-
Archivos: archivos PDF, presentaciones, información sobre productos o artículos enlazados
-
Vídeos: por ejemplo, vídeos de productos o de la empresa
-
Ubicación: dirección o información sobre la ubicación
-
Formas de contacto: por ejemplo, un formulario u otros enlaces
De este modo, el perfil digital no solo permite transmitir datos de contacto, sino que, al mismo tiempo, sirve como punto de encuentro digital compacto para el intercambio profesional.
En la caja de ahorros Sparkasse Mittelfranken-Süd, por ejemplo, se han integrado directamente en los perfiles enlaces estándar como la solicitud de cita o la página de empleo. De este modo, la tarjeta de visita digital no solo sirve para facilitar los datos de contacto, sino también como punto de partida para otros procesos.
Figura 3: Tarjeta de visita digital de Lemontaps
Ventajas de una tarjeta de visita digital
Las ventajas de una tarjeta de visita digital suelen describirse con términos como «sostenibilidad», «flexibilidad» y «profesionalidad». Es cierto, pero para las empresas esto se queda corto.
La cosa se pone más interesante cuando nos fijamos en los procesos concretos que hay detrás.
Ya no es necesario que las modificaciones pasen por la imprenta
Un problema habitual de las tarjetas de visita clásicas: un empleado cambia de puesto o de número de teléfono y, de repente, las tarjetas que hay en circulación quedan obsoletas.
En el Volksbank Kraichgau, precisamente eso fue un problema. Los datos de contacto cambiaron, las tarjetas ya solicitadas dejaron de ser válidas y hubo que volver a solicitarlas. Con Lemontaps, en cambio, los perfiles se pueden actualizar directamente.
Muchos empleados se gestionan de forma centralizada
En una empresa con cinco empleados, una tarjeta de visita digital se puede gestionar fácilmente de forma individual.
La situación es diferente cuando se trata de 400 o 1.000 empleados.
En ese caso, la gestión centralizada cobra una importancia decisiva: debe ser posible crear nuevos perfiles, actualizar los datos existentes y desactivar a los empleados que hayan dejado la empresa.
Por ello, en la caja de ahorros Sparkasse Mittelfranken-Süd se crearon de forma centralizada unos 400 perfiles mediante una importación desde Excel. Además, a los perfiles se les aplicó una imagen corporativa uniforme.
La sincronización automática reduce el trabajo manual
SüdLeasing va un paso más allá. La empresa utiliza una integración con Active Directory, lo que permite sincronizar automáticamente los datos de los empleados.
Este es un buen ejemplo de por qué una solución empresarial debería ser algo más que un conjunto de perfiles digitales individuales: lo ideal es que se integre en los procesos existentes, en lugar de generar una carga de trabajo manual adicional.
La tecnología NFC puede facilitar la comunicación en las conversaciones cara a cara
Con una tarjeta de visita NFC, basta con un breve toque con el smartphone.
En el Volksbank Kraichgau, precisamente este momento forma parte de la experiencia de uso. Según Max Böhler, responsable de apoyo a las ventas, los empleados experimentan con frecuencia un «efecto sorpresa», ya que los clientes no se esperan esta tecnología.
Esto pone de manifiesto un aspecto importante: una tarjeta de visita digital no es solo un programa de gestión. También forma parte del contacto personal con el cliente.
Las tarjetas de visita digitales pueden transmitir algo más que datos de contacto
El grupo asegurador RheinLand utiliza Lemontaps, por ejemplo, para los asesores de corredores, los gestores de cuentas clave y los directivos. Las tarjetas se utilizan en eventos, ferias y reuniones con socios externos.
No se trata únicamente de intercambiar los datos de contacto propios. RheinLand también aprovecha la posibilidad de incluir enlaces a documentos, a LinkedIn y a otros contenidos, así como de registrar nuevos contactos de forma digital.
Tarjeta de visita digital frente a tarjeta de visita en papel
La tarjeta de visita digital no tiene por qué sustituir por completo a la tarjeta clásica en todas las situaciones.
Sin embargo, precisamente en el caso de las empresas se observa que ambas opciones también pueden combinarse.
| Criterio | Tarjeta de visita digital | Tarjeta de visita en papel |
|---|---|---|
| Compartir datos de contacto | Enlace, código QR, NFC, etc. | Entrega de la tarjeta |
| Modificaciones | Se puede hacer de forma digital en cualquier momento | Es necesario volver a imprimirlo |
| Contenidos adicionales | Enlaces, archivos, vídeos, etc. | Muy limitado |
| Escalabilidad para equipos | Fácil de centralizar | Más trabajo de organización |
| Guardar contacto | Posible en formato digital | Transferencia manual |
| Impresión física | Dependiendo de la solución, es posible mediante tarjeta NFC | En el momento de la entrega |
| Consumo de papel | No es necesario realizar reimpresiones periódicas | Reimpresión en caso de modificaciones |
Un caso práctico interesante es el de SONNTAG: este bufete de abogados especializado en derecho mercantil, con más de 500 empleados, no se decantó por una opción radical del tipo «o digital o en papel», sino por una solución combinada de tarjetas de visita digitales y físicas.
Esto puede resultar especialmente útil cuando no todas las situaciones de conversación se desarrollan de la misma manera. Por ejemplo, un empleado puede establecer contactos de forma digital y, si es necesario, entregar una tarjeta de visita tradicional.
Por lo tanto, la digitalización no tiene por qué significar que los procesos actuales se eliminen por completo de la noche a la mañana.
¿Para quién es adecuada una tarjeta de visita digital?
Las tarjetas de visita digitales son, en principio, adecuadas para todas aquellas personas que mantienen contactos profesionales de forma habitual. Resultan especialmente interesantes para los ámbitos de ventas, ferias, selección de personal, servicio externo, dirección, así como para autónomos y empresas.
Ventas
- Los comerciales establecen regularmente nuevos contactos en ferias, reuniones con clientes o eventos. Un perfil digital puede ofrecer, además de los datos de contacto, información sobre los productos y enlaces de interés.
Ferias y eventos
- Las ferias son un caso de aplicación especialmente típico.
- Aquí se establecen muchos contactos nuevos en cuestión de horas. Una tarjeta NFC o un código QR agilizan el intercambio. Pero lo más importante es qué ocurre después con esos contactos.
- TAKRAF describe precisamente este problema: antes, tras los eventos, a veces había que transcribir manualmente los datos de los contactos e introducirlos en el CRM. Con Lemontaps, los contactos se pueden registrar mediante el escáner de tarjetas de visita integrado e incorporar al proceso existente.
Selección de personal y recursos humanos
- Una tarjeta de visita digital también puede resultar útil en el ámbito de la selección de personal, por ejemplo, en ferias de empleo.
- Además de los datos de contacto, se pueden incluir enlaces directos a la página web de empleo, a las ofertas de trabajo o a más información sobre la empresa.
- En la caja de ahorros Sparkasse Mittelfranken-Süd, por ejemplo, la página de empleo aparece directamente como enlace predeterminado en los perfiles.
Servicio de campo
- Quienes visitan regularmente a los clientes en sus instalaciones pueden compartir su propia tarjeta de visita digital mediante un enlace, un código QR o NFC, y mantener actualizada de forma centralizada la información almacenada.
Gestión
- Para los directivos y las personas con muchos contactos externos, un perfil digital ofrece una forma flexible de compartir datos de contacto e información adicional sobre la empresa.
Autónomos y profesionales independientes
- Las personas particulares también pueden utilizar una tarjeta de visita digital para reunir en un solo lugar sus datos de contacto, su portafolio, su página web y sus perfiles en redes sociales.
Equipos y empresas
- La tarjeta de visita digital resulta especialmente interesante para las empresas cuando muchos empleados deben presentar una imagen uniforme, deben gestionarse de forma centralizada y se requiere una integración fluida en los sistemas existentes.
- En lugar de gestionar cada perfil por separado, las empresas pueden optar por una gestión centralizada, una imagen de marca unificada y unas responsabilidades bien definidas, por ejemplo, en entornos de Microsoft relacionados con Outlook.
Para equipos más grandes, Lemontaps ofrece una solución adecuada de tarjetas de visita digitales para equipos, así como asistencia técnica para su implantación y gestión.
Cómo crear una tarjeta de visita digital: los pasos más importantes
En principio, una tarjeta de visita digital se puede crear en unos pocos pasos:
-
Seleccionar un proveedor o una solución; lo ideal es que cuente con tecnologías adecuadas, como códigos QR, NFC o monederos digitales
-
Crear un perfil digital
-
Completar los datos de contacto y los contenidos
-
Personalizar el diseño y la imagen de marca
-
Compartir el perfil mediante un enlace, un código QR o NFC
-
Actualizar la información cuando sea necesario
Figura 4: Creación de una tarjeta de visita digital
Para los particulares, una solución sencilla puede ser suficiente. Las empresas, por su parte, deberían prestar atención además a si es posible gestionar de forma centralizada varios perfiles, darles un diseño uniforme y conectarlos con los sistemas existentes.
Quien desee crear una tarjeta de visita digital para uso profesional encontrará en Lemontaps una solución adecuada para tarjetas de visita digitales y, con ello, la forma ideal de lograr una imagen profesional coherente.
Tarjeta de visita digital gratuita frente a profesional
Crear una tarjeta de visita digital de forma gratuita puede ser más que suficiente para los particulares. Quien solo quiera compartir su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico y un enlace, no necesita necesariamente funciones avanzadas.
En cambio, en el caso de las empresas pueden surgir requisitos adicionales, como por ejemplo:
-
Gestión centralizada de varios perfiles de empleados
-
una imagen corporativa uniforme
-
Roles y derechos de acceso
-
Protección y control de datos
-
Integraciones
-
Análisis
-
Asistencia técnica y administración
Por lo tanto, lo decisivo no es tanto si una tarjeta de visita digital puede ser gratuita, sino qué funciones se necesitan para cada caso concreto.
Encontrará más información al respecto en el artículo sobre la tarjeta de visita digital gratuita.
Protección de datos y el RGPD en las tarjetas de visita digitales
Una tarjeta de visita digital trata datos personales. Por ello, las empresas deberían tener en cuenta la protección de datos ya desde el momento de elegir la solución.
Los puntos importantes son los siguientes:
-
Control de los datos: Las empresas deben saber qué datos personales se tratan y dónde se almacenan.
-
Gestión segura: La solución debería ofrecer medidas de seguridad adecuadas para proteger los perfiles y los datos de contacto.
-
Derechos de acceso: En el caso de los equipos, se debe establecer quién puede crear, editar o gestionar perfiles.
-
Uso conforme al RGPD: El tratamiento de los datos personales debe cumplir con los requisitos vigentes en materia de protección de datos.
Para las empresas, Lemontaps ofrece una plataforma de gestión centralizada que permite gestionar las tarjetas de visita digitales de los empleados y establecer derechos de edición individuales. Lemontaps está alojado en Alemania y cumple con el RGPD; además, la empresa cuenta con la certificación ISO 27001.
Por ello, Lemontaps resulta especialmente adecuado para empresas que desean gestionar las tarjetas de visita digitales no solo de personas concretas, sino de forma segura y centralizada para equipos enteros.
Lo que las empresas pueden aprender de la experiencia práctica
Los casos de éxito de Lemontaps demuestran que la implantación de una tarjeta de visita digital rara vez se limita a sustituir el papel por la tecnología NFC.
Los requisitos varían en función de la empresa.
En el Volksbank Kraichgau, el objetivo principal era ampliar la plantilla a más de 400 asesores y asesoras y sustituir los engorrosos procesos en papel. Además, la tecnología NFC aporta un toque de modernidad al contacto con el cliente.
En la caja de ahorros Sparkasse Mittelfranken-Süd, la gestión centralizada, la identidad corporativa y un proceso de incorporación lo más sencillo posible fueron factores decisivos. Se crearon de forma centralizada unos 400 perfiles y se acompañó a los empleados mediante una formación en directo.
En el caso de SüdLeasing, la atención se centró más en la integración en los procesos empresariales existentes. Gracias a Active Directory Sync, los datos de los empleados se pueden importar automáticamente.
En TAKRAF, por el contrario, todo el proceso relacionado con las ferias y los clientes potenciales desempeñaba un papel importante. El intercambio de tarjetas de visita no debía limitarse a una introducción manual de los datos en el CRM.
Además, el grupo asegurador RheinLand utiliza tarjetas de visita digitales de forma específica en sus contactos con corredores, responsables de cuentas clave y en eventos. No se trata solo de dar a conocer su propio perfil, sino también de ofrecer contenidos adicionales y registrar contactos de forma digital.
Estos ejemplos demuestran que la tarjeta de visita digital adecuada no es necesariamente la que tiene más funciones. Es aquella que se adapta al proceso real de gestión y creación de redes de la empresa.
Conclusión: una tarjeta de visita digital es más que un simple fichero de contactos digital
Una tarjeta de visita digital es un perfil de contacto disponible en línea que puede facilitar y flexibilizar el intercambio de datos de contacto. En lugar de imprimir la información exclusivamente en papel, los datos de contacto se pueden compartir digitalmente mediante un enlace, un código QR o NFC, y posteriormente guardarlos.
Especialmente para las empresas y los equipos, el valor añadido radica en la actualización centralizada, la presentación uniforme y la facilidad de ampliación. Las funciones que resultan realmente útiles dependen del ámbito de aplicación concreto y del proveedor.
Quien no solo quiera informarse sobre el concepto, sino también crear una tarjeta de visita digital para uso profesional, puede echar un vistazo a la solución de tarjetas de visita digitales de Lemontaps.